Ajouter des Enregistrements dans la vue de saisie de données de type tableur

Cette fonctionnalité est actuellement en version préliminaire et n'est pas encore disponible pour tous les utilisateurs.

Cet article explique comment ajouter des Enregistrements à un Formulaire ActivityInfo dans la vue de saisie de données de type tableur. Pour de grandes quantités de données, nous recommandons d'utiliser la fonctionnalité d'importation.

Pour pouvoir ajouter un Enregistrement à un Formulaire, vous devez remplir les conditions suivantes :

• Avoir la permission "Ajouter des enregistrements". Pour plus d'informations, consultez Comprendre les permissions et Opérations.
• Avoir accès à un Formulaire et à une Base de données déverrouillés. Pour plus d'informations, consultez Comprendre les verrous.

Pour ajouter un Enregistrement à un Formulaire dans la vue de saisie de données de type tableur, suivez ces étapes :

1. Naviguez jusqu'au Formulaire.
   Si vous connaissez le nom de votre Formulaire, saisissez-le dans la barre de recherche et cliquez dessus pour le Sélectionner. Sinon, allez à la page Liste des bases de données et Sélectionner la Base de données (et le Dossier) qui contient votre Formulaire.
2. Cliquez sur "Ajouter un enregistrement" dans la vue d'édition de saisie de données de type tableur du Formulaire.

3. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez ajouter au tableau et Sélectionner l'endroit où placer ces lignes en cliquant sur "Ajouter en haut" ou "Ajouter en bas".
   Vous pouvez également cliquer sur "Saisir les données dans le Formulaire" pour quitter le mode d'édition de saisie de données de type tableur et accéder au Formulaire de saisie de données.

4. Cliquez dans une cellule de la ligne nouvellement ajoutée et commencez à Saisir vos données directement dans le tableau. Vous pouvez également copier et coller de petits lots de données à partir d'une feuille de calcul.

Pour les grandes quantités de données, ou l'importation en masse, nous vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité d'importation.

Lorsque vous remplissez le tableau avec des informations (en ajoutant des Enregistrements à un Formulaire), n'oubliez pas que les cellules du tableau sont des Champs d'une Base de données, chacune ayant ses propres exigences de formatage et de validation :

• Champ clé : Si vous ajoutez des données qui correspondent à un Enregistrement existant, vous serez averti afin de mettre à jour l'Enregistrement correct. En effet, le Formulaire contient un Champ clé, qui impose l'unicité des données.
  Les Champs clés sont toujours marqués comme "Clé" dans la page de conception du Formulaire.
• Champs obligatoires : Vous devez remplir ce Champ pour pouvoir enregistrer/soumettre l'Enregistrement brouillon au serveur.
• Champ Numéro de série : Vous ne pouvez pas remplir manuellement le Champ Numéro de série, car le numéro de série est automatiquement attribué par ActivityInfo lorsque le brouillon est synchronisé avec le serveur.

Les Formulaires avec un Champ Numéro de série ne peuvent pas avoir de Champs clés supplémentaires.

• Champ Date : Sélectionner une date dans le calendrier contextuel. Vous pouvez également Saisir la valeur selon le format de date international "AAAA-MM-JJ".

• Dans les Champs Quantité, le point décimal ou la virgule décimale est utilisé automatiquement en fonction de la langue dans laquelle vous travaillez.

• Les Champs affectés par les Règles de pertinence ne vous permettent de Saisir une valeur que si la condition définie est remplie. Les Enregistrements avec des valeurs non valides sont marqués en rouge sur le panneau de droite.
  Cliquez sur "Effacer les valeurs de 1 Champ" pour effacer la valeur non valide et continuer la saisie des données.

• Si le Formulaire comprend un Sous-formulaire obligatoire, vous devez également ajouter des Enregistrements valides au Sous-formulaire afin d'enregistrer l'Enregistrement dans le Formulaire.

Vous pouvez cliquer sur le Sous-formulaire pour Saisir les données directement dans le Sous-formulaire.
Notez que vous ne pouvez pas Modifier le Formulaire parent à partir du Sous-formulaire.

Pour effectuer cette action, vous devez également avoir la permission "Ajouter un enregistrement" dans le Sous-formulaire.

• Si le Formulaire comprend un Champ multiligne, et que vous souhaitez Saisir un long texte, vous pouvez naviguer dans le texte à l'aide des flèches gauche et droite de votre clavier. Le texte multiligne apparaît dans une seule cellule dans la vue de saisie de données de type tableur.
• Champs de référence multiples : double-cliquez pour afficher et Sélectionner les options.
• Dans les Champs de référence et les Champs de Sélection unique qui apparaissent sous forme de menu déroulant, vous pouvez commencer à Saisir et à Sélectionner une réponse dans la liste des options.

Pour effectuer cette action, vous devez également avoir la permission "Ajouter un enregistrement" dans le Formulaire référencé.

• Si un Champ comprend un Masque de saisie, vous devez fournir votre réponse dans un format spécifique. Consultez les caractères du masque de saisie pour vous familiariser avec les différents types.
• Les Champs Pièce jointe ne sont pas visibles dans la vue d'édition de saisie de données de type tableur. Si vous devez joindre des documents ou des images à l'Enregistrement, naviguez jusqu'au Formulaire de saisie de données en cliquant sur "Ajouter un enregistrement" et en Sélectionnant "Saisir les données dans le Formulaire" parmi les options.

• Si un Champ comprend une Règle de validation, votre réponse devra correspondre à la règle pour être acceptée.

Les ajouts ou les Modifications que vous apportez dans le tableau en ligne sont automatiquement stockés sous forme de brouillon sur votre appareil local jusqu'à ce que vous les soumettiez au serveur. 6. Vérifiez si l'Enregistrement répond à toutes les exigences nécessaires. Vous pouvez utiliser les icônes d'état dans la première colonne de gauche pour identifier les problèmes possibles :

• Enregistrement marqué en rouge : Brouillon non valide, qui ne peut pas être enregistré sur le serveur. Vous devez résoudre les problèmes des Champs avant de pouvoir enregistrer l'Enregistrement.

• Enregistrements marqués en vert : Enregistrement valide synchronisé avec le serveur, aucune autre action n'est requise.

• Enregistrements marqués en bleu : Brouillon avec des valeurs de Champ valides, prêt à être synchronisé avec le serveur.

• Enregistrements marqués en noir : Ligne vide, cliquez pour ajouter des données. Notez que vous n'avez pas besoin de remplir toutes les lignes pour pouvoir soumettre des Enregistrements brouillons valides au serveur.

7. Sélectionner la Version brouillon de l'Enregistrement en cliquant sur l'icône d'état bleue dans la première ligne de gauche.
8. Enregistrez l'Enregistrement brouillon en cliquant sur "Soumettre Enregistrements brouillons Sélectionnés au serveur" dans le panneau de droite.
   Si vous ne synchronisez pas les mises à jour avec le serveur, l'Enregistrement reste un brouillon.

Vous pouvez également choisir parmi les actions suivantes :

• "Imprimer l'Enregistrement" : créer une Version pdf de l'Enregistrement. Peut également être fait avant de produire un Enregistrement brouillon valide.
• "Modifier l'enregistrement" : Ouvre le Formulaire de saisie de données, où vous pouvez apporter les Modifications nécessaires.
• "Soumettre Enregistrements brouillons Sélectionnés au serveur" : synchroniser les valeurs du brouillon pour enregistrer l'Enregistrement. Vous pouvez cliquer sur ce bouton même si l'Enregistrement brouillon n'est pas valide, mais il ne sera toujours pas enregistré sur le serveur. Vous devez corriger toutes les valeurs avant de pouvoir enregistrer les Enregistrements.

• "Annuler valeurs brouillons Sélectionnées" : effacer les valeurs de Champ Sélectionnées. Ceci est particulièrement utile lorsque vous essayez de Supprimer une valeur non valide d'un Champ à Sélection unique.
• "Effacer valeurs de Champ Sélectionnées" : Supprimer toutes les valeurs de Champ Sélectionnées des Enregistrements Sélectionnés.
• "Supprimer Enregistrements Sélectionnés" : Supprimer tous les Enregistrements Sélectionnés.
  Si cette Sélection contient des valeurs d'Enregistrement brouillon, celles-ci seront Supprimées définitivement. Les valeurs brouillons et les Enregistrements brouillons ne peuvent pas être récupérés à partir du journal d'audit. Vous ne pouvez récupérer que les données qui ont été synchronisées avec le serveur.

9. Vérifiez le nouvel Enregistrement ajouté dans le tableau. Si l'état de l'Enregistrement n'est pas une coche verte, cliquez sur l'icône d'état pour révéler le problème.

Sélection et navigation entre les Champs d'Enregistrement

La Sélection des Champs se fait en Sélectionnant une région. Vous ne pouvez pas Sélectionner plusieurs régions simultanément.

Vous pouvez naviguer dans le tableau avec votre clavier en utilisant les touches suivantes :

• Flèche pointant vers le bas : Se déplacer vers le bas
• Flèche pointant vers le haut : Se déplacer vers le haut
• Tab : Se déplacer vers la droite
• Tab + MAJ : Se déplacer vers la gauche
• ENTRÉE : Afficher les options du menu déroulant
• Barre d'espace : Sélectionner ou désélectionner une option d'un Champ à Sélection multiple (case à cocher)

Enregistrements non valides

Sous-formulaires

Les Enregistrements de Sous-formulaire non valides peuvent être soumis en tant qu'Enregistrements brouillons, une vérification supplémentaire est nécessaire avant qu'ils puissent être synchronisés avec le serveur en tant qu'Enregistrements valides. Cela signifie que vous ne pouvez soumettre des Enregistrements brouillons que lorsque tous les Enregistrements enfants sont également valides.

Règles de pertinence

Les Règles de pertinence (également appelées "logique de saut") déterminent la pertinence d'un Champ donné. Lorsque le Champ n'est pas pertinent, sa valeur doit être vide.

Par exemple, imaginez le scénario suivant : Un travailleur social ouvre la page de saisie de données pour ajouter un nouvel Enregistrement d'un bénéficiaire. Le Formulaire est configuré de manière à ce qu'une certaine question ne puisse avoir qu'une réponse qui ait un sens en fonction des critères définis. Dans cet exemple, on ne peut pas simplement Saisir un Enregistrement avec "Oui" à la question "Êtes-vous enceinte ?" si la valeur dans le Champ de Sélection unique du sexe est "Homme".

Dans la conception du Formulaire, une Règle de pertinence est ajoutée au Champ de Sélection unique concernant la possibilité d'une grossesse.

Vous pouvez définir les paramètres de la Règle de pertinence dans l'éditeur de Champ.

Ensuite, du côté de la saisie des données, l'utilisateur ne pourra pas ajouter un Enregistrement qui ne respecte pas cette Règle de pertinence.

Règles de validation

Les Règles de validation limitent ce qu'un utilisateur est autorisé à Saisir dans un Champ. Si une valeur d'Enregistrement brouillon viole une Règle de validation définie dans le concepteur de Formulaire, l'utilisateur n'est pas autorisé à enregistrer l'Enregistrement brouillon sur le serveur en raison de la valeur brouillon non valide.

Par exemple, imaginez le scénario suivant : Vous souhaitez collecter des informations uniquement auprès d'une certaine tranche d'âge de bénéficiaires. Vous pouvez configurer votre Formulaire de collecte de données de manière à ce que les Enregistrements ne puissent être ajoutés que s'ils répondent aux critères définis.

Dans la conception du Formulaire, une Règle de validation est ajoutée au Champ Âge, pour n'accepter que les Enregistrements relatifs aux bénéficiaires âgés de 3 à 18 ans.

Vous pouvez définir les paramètres de la Règle de validation dans l'éditeur de Champ.

Du côté de la saisie des données, l'utilisateur est informé des critères de la Règle de validation.