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Cet article explique comment ajouter des Enregistrements à un Formulaire ActivityInfo dans la vue de saisie de données de type tableur. Pour de grandes quantités de données, nous vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité d'Importation.
Pour pouvoir ajouter un Enregistrement à un Formulaire, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :
- Avoir l'autorisation « Ajouter des enregistrements ». Pour plus d'informations, consultez Comprendre les autorisations et Opérations.
- Accéder à un Formulaire et à une Base de données non verrouillés. Pour plus d'informations, consultez Comprendre les verrous.
Pour ajouter un Enregistrement à un Formulaire dans la vue de saisie de données de type tableur, suivez ces étapes :
- Aller au Formulaire.
Si vous connaissez le nom de votre Formulaire, saisissez-le dans la barre de recherche et cliquez dessus pour le sélectionner. Sinon, allez à la page de la liste des Bases de données, et sélectionnez la Base de données (et le dossier) qui contient votre Formulaire. - Cliquez sur « Ajouter un enregistrement » dans la vue d'édition de saisie de données de type tableur du Formulaire.
- Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez ajouter au Tableau, et sélectionnez où placer ces lignes en cliquant sur « Ajouter en haut » ou « Ajouter en bas ».
Alternativement, cliquez sur « Saisir des données dans un formulaire » pour quitter le mode d'édition de saisie de données de type tableur et aller au Formulaire de saisie de données.
- Cliquez dans une cellule de la ligne nouvellement ajoutée, et commencez à saisir vos données directement dans le Tableau. Vous pouvez également copier et coller de petits lots de données depuis une feuille de calcul.
Pour de grandes quantités de données, ou une importation en masse, nous vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité d'Importation.
Lorsque vous remplissez le tableau avec des informations (en ajoutant des Enregistrements à un Formulaire), gardez à l'esprit que les cellules du tableau sont des Champs d'une Base de données, chacun avec ses propres exigences de mise en forme et de validation :
- Champ clé : Si vous ajoutez des données qui correspondent à un Enregistrement existant, vous en serez informé afin de mettre à jour le bon Enregistrement. C'est parce que le Formulaire contient un Champ clé, qui impose l'unicité des données.
Les Champs clés sont toujours marqués comme « Clé » dans la page de conception du Formulaire. - Champs obligatoires : Vous devez remplir ce Champ pour pouvoir enregistrer/soumettre l'Enregistrement brouillon au serveur.
- Champ Numéro de série : Vous ne pouvez pas remplir le Champ Numéro de série manuellement, car le numéro de série est automatiquement attribué par ActivityInfo lorsque le brouillon est synchronisé avec le serveur.
Les Formulaires avec un Champ Numéro de série ne peuvent pas avoir de Champs clés supplémentaires.
- Champ Date : sélectionnez une date dans le calendrier contextuel. Alternativement, saisissez la valeur selon le format de date international « AAAA-MM-JJ ».
- Dans les Champs Quantité, le point décimal ou la virgule décimale est utilisé automatiquement en fonction de la langue dans laquelle vous travaillez.
- Les Champs affectés par les Règles de pertinence ne vous permettent de saisir une valeur que si la condition définie est remplie. Les Enregistrements avec des valeurs non valides sont marqués en rouge dans le panneau de droite.
Cliquez sur « Effacer les valeurs de 1 Champ » pour effacer la valeur non valide et continuer la saisie des données.
- Si le Formulaire contient un Sous-formulaire Obligatoire, vous devez également ajouter des Enregistrements valides au Sous-formulaire pour pouvoir enregistrer l'Enregistrement dans le Formulaire.
Vous pouvez cliquer sur le Sous-formulaire pour saisir les données directement dans le Sous-formulaire.
Notez que vous ne pouvez pas modifier le Formulaire parent depuis le Sous-formulaire.
Pour effectuer cette action, vous avez également besoin de l'autorisation « Ajouter un enregistrement » dans le Sous-formulaire.
- Si le Formulaire contient un Champ Texte multiligne, et que vous souhaitez saisir un long texte, vous pouvez naviguer dans le texte à l'aide des flèches gauche et droite de votre clavier. Le texte multiligne apparaît dans une seule cellule dans la vue de saisie de données de type tableur.
- Champs de référence multiple : double-cliquez pour afficher et sélectionner les options.
- Dans les Champs de référence et les Champs de sélection unique qui apparaissent sous forme de menu déroulant, vous pouvez commencer à taper et à sélectionner une réponse dans la liste d'options.
Pour effectuer cette action, vous avez également besoin de l'autorisation « Ajouter un enregistrement » dans le Formulaire référencé.
- Si un Champ inclut un Masque de saisie, vous devez fournir votre réponse dans un format spécifique. Jetez un œil aux caractères du Masque de saisie pour vous familiariser avec les différents types.
- Les Champs Pièce jointe ne sont pas visibles dans la vue d'édition de saisie de données de type tableur. Si vous devez joindre des documents ou des images à l'Enregistrement, allez au Formulaire de saisie de données en cliquant sur « Ajouter un enregistrement » et en sélectionnant « Saisir des données dans un formulaire » parmi les options.
- Si un Champ inclut une Règle de validation, votre réponse devra correspondre à la règle pour être acceptée.
Les ajouts ou modifications que vous effectuez dans le tableau en ligne sont automatiquement stockés en tant que brouillon sur votre appareil local jusqu'à ce que vous les soumettiez au serveur. 6. Vérifiez si l'Enregistrement remplit toutes les conditions nécessaires. Vous pouvez utiliser les icônes de statut dans la première colonne à gauche pour identifier les problèmes éventuels :
- Enregistrement marqué en rouge : Brouillon invalide, qui ne peut pas être enregistré sur le serveur. Vous devez résoudre les problèmes dans les Champs concernés avant de pouvoir enregistrer l'Enregistrement.
- Enregistrements marqués en vert : Enregistrement valide synchronisé avec le serveur, aucune autre action n'est requise.
- Enregistrements marqués en bleu : Brouillon avec des valeurs de Champ valides, prêt à être synchronisé avec le serveur
- Enregistrements marqués en noir : Ligne vide, cliquez pour ajouter des données. Notez que vous n'avez pas besoin de remplir chaque ligne pour pouvoir soumettre des brouillons d'Enregistrement valides au serveur.
- Sélectionnez la version brouillon de l'Enregistrement en cliquant sur l'icône de statut bleue dans la première colonne à gauche.
- Enregistrez l'Enregistrement brouillon en cliquant sur « Soumettre <nombre de brouillons sélectionnés> au serveur » dans le panneau de droite.
Si vous ne synchronisez pas les mises à jour avec le serveur, l'Enregistrement reste un brouillon.
Alternativement, vous pouvez choisir parmi les actions suivantes :
- « Imprimer l'enregistrement » : crée une version PDF de l'Enregistrement. Peut également être fait avant de produire un brouillon d'Enregistrement valide.
- « Modifier l'enregistrement » : Ouvre le Formulaire de saisie de données, où vous pouvez apporter les modifications nécessaires.
- « Soumettre <nombre de brouillons sélectionnés> au serveur » : synchronise les valeurs brouillon pour enregistrer l'Enregistrement. Vous pouvez cliquer sur ce bouton même si l'Enregistrement brouillon est non valide, mais il ne sera alors toujours pas enregistré sur le serveur. Vous devez corriger toutes les valeurs avant de pouvoir enregistrer les Enregistrements.
- « Rejeter <nombre de valeurs brouillons sélectionnées> » : efface les valeurs de Champ sélectionnées. Ceci est particulièrement utile lorsque vous essayez de supprimer une valeur non valide d'un Champ de sélection unique.
- « Effacer les valeurs de <nombre de Champs sélectionnés> » : Supprime toutes les valeurs de Champ sélectionnées des Enregistrements sélectionnés.
- « Supprimer <nombre d'Enregistrements sélectionnés> » : Supprime tous les Enregistrements sélectionnés.
Si cette sélection contient des valeurs d'Enregistrement brouillon, celles-ci seront supprimées définitivement. Les valeurs brouillon et les brouillons ne peuvent pas être récupérés depuis le journal d'audit. Vous ne pouvez récupérer que les données qui ont été synchronisées avec le serveur.
- Vérifiez l'Enregistrement nouvellement ajouté dans le Tableau. Si le statut de l'Enregistrement n'est pas une coche verte, cliquez sur l' icône de statut pour révéler le problème.
Sélection et navigation entre les Champs d'Enregistrement
La sélection des Champs fonctionne en sélectionnant une région. Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs régions simultanément.
Vous pouvez naviguer dans le Tableau avec votre clavier en utilisant les touches suivantes :
- Flèche vers le bas : Déplacer vers le bas
- Flèche vers le haut : Déplacer vers le haut
- Tab : Déplacer vers la droite
- Tab + MAJ : Déplacer vers la gauche
- ENTRÉE : Afficher les options du menu déroulant
- Barre d'espace : Sélectionner ou désélectionner une option d'un champ de sélection multiple (case à cocher)
Enregistrements non valides
Sous-formulaires
Les enregistrements de Sous-formulaire non valides peuvent être soumis en tant que brouillons, une vérification supplémentaire est nécessaire avant qu'ils puissent être synchronisés avec le serveur en tant qu'Enregistrements valides. Cela signifie que vous ne pouvez soumettre des brouillons que lorsque tous les Enregistrements enfants sont également valides.
Règles de pertinence
Les Règles de pertinence (également connues sous le nom de « logique de saut ») déterminent la pertinence d'un Champ donné. Lorsque le Champ n'est pas pertinent, sa valeur doit être vide.
Par exemple, imaginez le scénario suivant : Un agent de terrain ouvre la page de saisie de données pour ajouter un nouvel Enregistrement d'un bénéficiaire. Le Formulaire est configuré de telle manière qu'une certaine question ne peut avoir qu'une réponse qui a du sens en fonction des critères définis. Dans cet exemple, on ne peut pas simplement saisir un Enregistrement avec « Oui » à la question « Êtes-vous enceinte ? » si la valeur dans le Champ de sélection unique de genre est « Masculin ».
Dans la conception du Formulaire, une Règle de pertinence est ajoutée au Champ de sélection unique concernant la possibilité d'une grossesse.
Vous pouvez définir les paramètres de la règle de pertinence dans l'éditeur de Champ.
Ensuite, du côté de la saisie de données, l'utilisateur ne pourra pas ajouter un Enregistrement qui ne respecte pas cette Règle de pertinence.
Règles de validation
Les Règles de validation limitent ce qu'un utilisateur est autorisé à saisir dans un Champ. Si la valeur d'un Enregistrement brouillon enfreint une règle de validation définie dans le concepteur de Formulaire, l'utilisateur n'est pas autorisé à enregistrer l'Enregistrement brouillon sur le serveur car la valeur brouillon est non valide.
Par exemple, imaginez le scénario suivant : Vous souhaitez collecter des informations uniquement auprès d'un certain groupe d'âge de bénéficiaires. Vous pouvez configurer votre Formulaire de collecte de données de manière à ce que les Enregistrements ne puissent être ajoutés que s'ils répondent aux critères définis.
Dans la conception du Formulaire, une Règle de validation est ajoutée au Champ Âge, pour n'accepter que les Enregistrements qui concernent des bénéficiaires dans la tranche d'âge de 3 à 18 ans.
Vous pouvez définir les paramètres de la règle de validation dans l'éditeur de Champ.
Du côté de la saisie de données, l'utilisateur est informé des critères de la règle de validation.