Cet article décrit les étapes que vous, en tant que Partenaire de rapportage, devez suivre pour ajouter des données d'une feuille de calcul à une Base de données ActivityInfo déjà existante.
En tant que Partenaire de rapportage, il se peut que vous deviez envoyer périodiquement des données à un donateur, un cluster ou une base de données des Nations Unies.
Suivez les étapes détaillées dans cet article pour importer des données dans un Formulaire ActivityInfo en tant que Partenaire de rapportage :
- Vérifiez que vous remplissez les conditions préalables :
- Avoir un compte ActivityInfo
- Avoir accès au Formulaire ActivityInfo dans lequel vous devez ajouter des données (demandez l'accès à votre administrateur de Base de données si vous ne l'avez pas)
- Des données à importer (dans une feuille de calcul, dans l'un des formats pris en charge)
- Ouvrez ActivityInfo et connectez-vous.
- Allez au Formulaire dans lequel vous devez importer les données.
- Sélectionnez l'outil « Importer » dans la barre d'outils.
- Dans une fenêtre ou un onglet de navigateur distinct, ouvrez la feuille de calcul qui contient les données à importer.
- Assurez-vous que les données de la feuille de calcul respectent les directives de mise en forme décrites dans Préparer les Enregistrements pour l'importation (dans la feuille de calcul).
- Sélectionnez les cellules contenant des données et copiez-les (
Ctrl + C).
Vous pourriez rencontrer certaines questions lors de la sélection des données, telles que :
- Informations supplémentaires : Avez-vous des colonnes supplémentaires dans votre feuille de calcul locale qui ne sont pas incluses dans le Formulaire ActivityInfo ? Sélectionnez toutes les données et laissez l'outil d'importation s'occuper du reste (car il trie les données qui ne sont pas nécessaires et ne les inclut pas).
Contactez votre administrateur de Base de données si vous pensez que les informations (manquantes) devraient être présentées dans le Formulaire ActivityInfo. - Doublons : Lorsque la fonction d'importation rencontre des Enregistrements en double (car ils existent déjà dans la Base de données d'ActivityInfo), les Enregistrements existants sont mis à jour automatiquement.
- Retournez au Formulaire ActivityInfo.
- Collez (
Ctrl + V) le contenu de la feuille de calcul que vous avez copié à l'étape 7.
Si les données ne se chargent pas, revenez à l'étape 3 et sélectionnez manuellement les données de la feuille de calcul (au lieu de Ctrl + A et Ctrl + C). Ne sélectionnez que les cellules contenant des données.
Cliquez sur « Continuer ».
Il est temps de faire correspondre les colonnes et de valider les Champs. Dans cet exemple, cliquez sur chaque colonne en surbrillance pour résoudre les problèmes (les plus courants) :
- Colonnes manquantes : Les colonnes « Texte » et « Année » sont présentes dans la feuille de calcul, mais ne se trouvent pas dans le Formulaire ActivityInfo. Cela peut signifier que l'organisation exige moins d'informations que ce que vous avez dans votre feuille de calcul locale. Contactez votre administrateur de Base de données si vous pensez que les informations (manquantes) devraient être présentées dans le Formulaire ActivityInfo. Pour l'instant, cliquez sur « Ignorer cette colonne ».
Si, plus tard, vous devez ajouter ces informations au Formulaire ActivityInfo, vous pouvez également effectuer une importation modulaire, ce qui signifie que vous pouvez ajouter uniquement les informations que vous souhaitez, sans avoir à remplir à nouveau la Base de données depuis le début.
- Titres de colonnes différents : « Farmer owner » et « Owner name » font référence à la même information, mais comme il ne s'agit pas d'une correspondance exacte, le système signale l'incohérence. Dans cet exemple, vous pouvez sélectionner le Champ « Owner name » dans la liste des Champs du panneau de droite.
Un autre exemple est la colonne « Owner’s Gender » et le Champ « Gender of owner », qui font référence aux mêmes données, mais dont les titres sont incohérents d'une plateforme à l'autre.
- Après avoir résolu les incohérences, vous pouvez maintenant cliquer sur « Continuer » dans le coin supérieur droit.
- Examinez l'aperçu du « Résumé de l'importation » :
- Si tout est correct, passez à l'étape suivante.
- Si vous devez recommencer, cliquez sur « Annuler ».
- Pour revenir à la partie de correspondance des colonnes et de validation des Champs du processus, cliquez sur « Retour ».
- Cliquez sur « Terminé » dans le coin supérieur droit et attendez que les mises à jour se chargent.
Succès, les Enregistrements sont importés