Importer des enregistrements d'une feuille de calcul dans un Formulaire existant

Cet article décrit les étapes que vous, en tant que partenaire de rapport, devez suivre afin d'ajouter des données d'une feuille de calcul à une base de données ActivityInfo déjà existante.

En tant que partenaire de rapport, vous pourriez être tenu d'envoyer périodiquement des données à un donateur, un groupe ou une base de données de l'ONU.

Suivez les étapes détaillées dans cet article pour importer des données dans un Formulaire ActivityInfo en tant que partenaire de rapport :

1. Vérifiez si vous remplissez les conditions préalables :

• Avoir un compte ActivityInfo
• Avoir accès au Formulaire ActivityInfo dans lequel vous devez ajouter des données (demandez l'accès à votre administrateur de base de données si vous n'en avez pas)
• Données à importer (dans une feuille de calcul, dans l'un des formats pris en charge)

2. Ouvrez ActivityInfo et connectez-vous.

3. Accédez au Formulaire dans lequel vous devez importer des données.

4. Sélectionnez l'outil « Importer » dans la barre d'outils.

   

5. Dans une autre fenêtre ou onglet de navigateur, accédez à la feuille de calcul qui contient les données à importer.

6. Assurez-vous que les données de la feuille de calcul respectent les consignes de formatage décrites dans Préparation des enregistrements pour l'importation (dans la feuille de calcul).

7. Sélectionnez les cellules contenant des données et copiez-les (Ctrl + C).
   Vous pourriez rencontrer certaines questions lors de la sélection des données, telles que :

• Informations supplémentaires : Avez-vous des colonnes supplémentaires dans votre feuille de calcul locale qui ne sont pas incluses dans le Formulaire ActivityInfo ? Sélectionnez toutes les données et laissez l'importateur s'occuper du reste (car il trie les données qui ne sont pas nécessaires et ne les inclut pas).
  Contactez votre administrateur de base de données si vous pensez que les informations (manquantes) devraient être présentées dans le Formulaire ActivityInfo.

• Doublons : Lorsque la fonction d'importation rencontre des enregistrements en double (car ils existent déjà dans la base de données dans ActivityInfo), les enregistrements existants sont automatiquement mis à jour.

  

8. Revenez au Formulaire ActivityInfo.

   

9. Collez (Ctrl + V) le contenu de la feuille de calcul que vous avez copiée à l'étape 7.

   

   Si les données ne se chargent pas, revenez à l'étape 3 et sélectionnez manuellement les données de la feuille de calcul (au lieu de Ctrl + All et Ctrl + C). Sélectionnez uniquement les cellules contenant des données.

10. Cliquez sur « Continuer ».

11. Il est temps de faire correspondre les colonnes et de valider les Champs. Dans cet exemple, cliquez sur chaque colonne mise en évidence pour résoudre les problèmes (les plus courants) :

• Colonnes manquantes : Les colonnes « Texte » et « Année » sont présentes dans la feuille de calcul, mais ne se trouvent pas dans le Formulaire ActivityInfo. Cela pourrait signifier que l'organisation a besoin de moins d'informations que vous n'en avez dans votre feuille de calcul locale. Contactez votre administrateur de base de données si vous pensez que les informations (manquantes) devraient être présentées dans le Formulaire ActivityInfo. Pour l'instant, cliquez sur « Ignorer cette colonne ».

  

  Si, à un moment ultérieur, vous devez ajouter ces informations au Formulaire ActivityInfo, vous pouvez également effectuer une importation modulaire, ce qui signifie que vous pouvez ajouter uniquement les informations que vous souhaitez, sans avoir à remplir à nouveau la base de données à partir de zéro (encore une fois).

• Différents titres de colonnes : Le propriétaire de l'agriculteur et le nom du propriétaire font référence aux mêmes informations, mais comme il ne s'agit pas d'une correspondance exacte, le système signale l'incohérence. Dans cet exemple, vous pouvez Sélectionner le Champ « Nom du propriétaire » dans la liste des Champs du panneau de droite.
  Un autre exemple est la colonne « Sexe du propriétaire » et le Champ « Sexe du propriétaire », qui font référence aux mêmes données, mais sont intitulés de manière incohérente d'une plateforme à l'autre.

  

12. Après avoir résolu les incohérences, vous pouvez maintenant cliquer sur « Continuer » dans le coin supérieur droit.

    

13. Examinez l'aperçu du « Résumé de l'importation » :

• Si tout est correct, passez à l'étape suivante.
• Si vous devez recommencer, cliquez sur « Annuler ».
• Pour revenir à la partie du processus de correspondance des colonnes et de validation des Champs, cliquez sur « Retour ».

14. Cliquez sur « Terminé » dans le coin supérieur droit et attendez que les mises à jour se chargent.

    

    Succès, les enregistrements sont importés !