Pour garantir le succès du processus d'importation des données, vous devez préparer un Formulaire ActivityInfo pour qu'il puisse recevoir les données que vous souhaitez importer, et formater les données à importer. Cet article de référence vous aidera à aligner les types de Champs dans un Formulaire ActivityInfo en fonction du type d'informations contenues dans les feuilles de calcul.
Pour que la fonction d'importation fonctionne correctement, vous devez aligner les données que vous souhaitez importer avec la structure du Formulaire dans lequel vous souhaitez voir les données dans ActivityInfo. Pour ce faire, examinez les types de Champs que vous avez dans le Formulaire ActivityInfo et prenez les mesures nécessaires (recommandées) pour aligner la feuille de calcul à partir de laquelle vous importez les données :
| Types de champs dans le Formulaire ActivityInfo | Considération ou action à entreprendre dans la feuille de calcul |
|---|---|
| Champ obligatoire | Doit avoir une colonne correspondante dans la feuille de calcul. |
| Champ clé | Identifiez les champs qui doivent être utilisés comme identificateurs clés. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'enregistrements en double pour les champs clés. |
| Sous-formulaire | Pour plus d'informations, consultez la section Importer des enregistrements dans un sous-formulaire. |
| Champ Quantité | Le format attendu est : 1100.50 Cela signifie pas de séparateur de milliers et l'utilisation d'un point comme signe décimal. Notez qu'il s'agit du format attendu, même si ActivityInfo est configuré pour une autre langue, comme le français, qui utilise la virgule comme séparateur décimal. |
| Champ de sélection unique | Faites correspondre exactement les réponses aux options qui apparaissent dans le Formulaire ActivityInfo. |
| Champ de sélection multiple | Ajoutez toutes les réponses disponibles pour chaque enregistrement dans une seule cellule, séparées par des virgules. |
| Champ Date | Utilisez le format « AAAA-MM-JJ ». |
| Champ Mois | Utilisez le format standard international « AAAA-MM » pour les dates. |
| Champ Semaine | Utilisez le format « AAAAW00 ». |
| Champ Quinzaine | Utilisez le format « AAAAW00-W00 ». |
| Champ Calculé | Ne l'ajoutez pas à la feuille de calcul. Vous pouvez configurer des champs calculés dans le Formulaire ActivityInfo. Pour plus d'informations sur les Formules disponibles, consultez le manuel des Formules. |
| Champ de référence | Lorsqu'il s'agit d'une référence à un autre Formulaire dans ActivityInfo :
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| Champ Point géographique | Ajoutez des coordonnées valides aux colonnes de latitude et de longitude. Trois formats différents sont pris en charge :
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| Numéro de série | Les numéros de série ne peuvent pas être ajoutés ou mis à jour via l'importateur. Le système attribuera automatiquement un nouveau numéro de série pour les nouveaux enregistrements. |
| Champ avec une valeur par défaut définie | Si vous omettez ou ignorez une colonne pour un champ avec une valeur par défaut, la valeur par défaut sera automatiquement utilisée lors de l'ajout de nouveaux enregistrements. Si vous fournissez une colonne pour un champ avec une valeur par défaut, les valeurs de votre feuille de calcul seront toujours utilisées, même si la valeur est vide. |
| Champ défini en Lecture seule | Aucune colonne n'est incluse pour ce Champ lors de l'importation. Essayez d'annuler la configuration Lecture seule si vous avez besoin de cette colonne. |
Valeurs par défaut
Si un administrateur de base de données définit une valeur par défaut pour un Champ dans ActivityInfo, cela signifie que la valeur par défaut définie est automatiquement renseignée dans ce Champ pour chaque nouvel Enregistrement.
Les valeurs par défaut ne sont générées que lors de l'ajout de nouveaux Enregistrements. Les valeurs par défaut ne sont pas générées lors de la modification d'un Enregistrement existant.
Si vous utilisez l'importateur ou l'API pour ajouter un nouvel Enregistrement et que vous n'avez pas inclus la colonne pour un Champ qui a une valeur par défaut définie, l'importateur renseigne automatiquement la valeur par défaut. Mais si vous incluez la colonne pour un Champ avec une valeur par défaut définie et que vous avez fourni une valeur, la valeur que vous avez fournie remplace la valeur par défaut, même si elle est vide. Pour plus d'informations, consultez Migrer une feuille de calcul vers un formulaire.
Les Formules utilisées dans les valeurs par défaut sont évaluées une seule fois, uniquement lorsqu'un Enregistrement est ajouté au Formulaire. Elles ne sont pas réévaluées lorsqu'un Enregistrement existant est modifié. Si vous avez besoin que la Formule soit réévaluée lorsque des mises à jour sont apportées à un Enregistrement, utilisez un Champ Calculé.