Migrer une feuille de calcul vers un Formulaire

Cet article décrit comment importer des données d'une feuille de calcul vers un Formulaire ActivityInfo pour les Administrateurs de Base de données.

Les Enregistrements sont importés Formulaire par Formulaire. Par conséquent, en tant qu'Administrateur de Base de données, vous devez d'abord concevoir le Formulaire dans ActivityInfo avec les Champs correspondant au type de données que vous souhaitez importer. Pour savoir quels sont ces Champs correspondants, vérifiez les en-têtes et le type de données dans chaque colonne de la feuille de calcul que vous souhaitez importer. Lorsque le Formulaire et les Champs sont prêts, vous pouvez importer les Enregistrements depuis la feuille de calcul.

Formats de feuilles de calcul pris en charge

Vous pouvez importer des données depuis n'importe quelle source qui vous permet de copier vos données dans le presse-papiers sous forme de tableau. Cela contient :

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Concevoir votre Formulaire

Avant de pouvoir importer votre feuille de calcul dans ActivityInfo, vous devez ajouter un Formulaire qui correspond à la structure de vos données. Pour créer un Formulaire adapté aux Enregistrements dans ActivityInfo, suivez ces étapes :

1. Aller aux Bases de données.
2. Sélectionner la Base de données dans laquelle vous souhaitez créer le Formulaire.
   Si vous n'avez pas encore de Base de données, créez une nouvelle Base de données à partir de notre bibliothèque de modèles, par exemple une Base de données Qui fait quoi et où (3W). (Si vous choisissez de travailler à partir du modèle, vous pouvez passer directement à la section Importer votre feuille de calcul dans le Formulaire.)
3. Cliquez sur Ajouter un formulaire.
4. Nommez le Formulaire, et ajoutez les Champs dont vous avez besoin. Dans cet exemple : un Champ de référence pour la colonne « État/Région », des Champs de texte et un Champ de point géographique.

| Assurez-vous d'ajouter tous les Champs nécessaires, car la fonction d'Importation ne crée pas automatiquement | | de Champs pour les colonnes XLSX de la feuille de calcul. |

Importer votre feuille de calcul dans le Formulaire

Après avoir configuré le Formulaire dans ActivityInfo, suivez ces étapes pour importer des données depuis une feuille de calcul :

1. Aller au Formulaire que vous avez créé.
2. Sélectionner l'outil « Importer » dans la barre d'outils.

3. Dans une fenêtre ou un onglet de navigateur distinct, allez à la feuille de calcul qui contient les données à importer.
4. Assurez-vous que les données de la feuille de calcul respectent les directives de mise en forme décrites dans Préparer les Enregistrements pour l'importation (dans la feuille de calcul).
5. Sélectionnez les cellules contenant des données et copiez-les (Ctrl + C).
6. Retournez au Formulaire ActivityInfo.

7. Collez (Ctrl + V) le contenu de la feuille de calcul que vous avez copié à l'étape 5.

8. Cliquez sur Continuer.

| Ne fermez pas la fenêtre du navigateur pendant que le processus d'importation est en cours. |

13. Il est temps de faire correspondre et de valider les Champs.
    Dans cet exemple, l'une des colonnes de la feuille de calcul n'a pas été ajoutée au Formulaire ActivityInfo avant l'importation des données. Le processus d'importation ne peut pas continuer tant que la colonne P-CODE (surlignée en jaune) n'est pas résolue, même si toutes les colonnes d'ActivityInfo correspondent à une colonne de la feuille de calcul.

14. Cliquez sur une colonne non correspondante (surlignée en jaune). Dans cet exemple, vous ne pouvez pas faire correspondre les colonnes du XLSX aux colonnes d'ActivityInfo, car vous n'avez pas encore créé les Champs nécessaires pour cela. Par conséquent, cliquez sur « Ignorer cette colonne » (ce qui entraînera une importation partielle des données) ou cliquez sur « Annuler » pour recommencer.

15. Après avoir résolu les incohérences, vous pouvez maintenant cliquer sur « Continuer » dans le coin supérieur droit.

16. Examinez l'aperçu du « Résumé de l'importation » :

• Si tout est correct, cliquez sur « Terminé ».
• Pour revenir à la partie du processus concernant la correspondance des colonnes et la validation des Champs, cliquez sur « Retour ».
• Cliquez sur « Annuler » pour interrompre le processus d'importation, si nécessaire.

Dans cet exemple, les Enregistrements sont partiellement importés (car la colonne non correspondante a été ignorée à l'étape 14), et les Enregistrements en double sont ignorés. Vous pouvez corriger cela après l'importation, pour l'instant vous pouvez cliquer sur « Terminé » dans le coin supérieur droit.

Note : Si vous vouliez ajouter de nouveaux Enregistrements au Formulaire, mais que le Résumé de l'importation indique que les Enregistrements vont être mis à jour plutôt qu'ajoutés comme nouveaux, cela signifie que les Enregistrements avec la ou les mêmes valeurs de Champ clé existaient déjà dans le Formulaire. Le système utilise les Champs clés définis dans le Formulaire pour reconnaître quels Enregistrements sont mis à jour et quels Enregistrements sont ajoutés comme nouveaux.

Vous pouvez utiliser la fonction d'Importation et les Champs clés pour mettre à jour plusieurs Enregistrements dans la même instance. Pour plus d'informations, consultez Modifier plusieurs Enregistrements.

17. Corrigez tout problème en suspens.
    Dans cet exemple, cela signifierait :

• Importer la colonne de données non correspondante et donc ignorée (P-Codes), en retournant dans les Paramètres du formulaire et en ajoutant le type de Champ correspondant. Puis en recommençant le processus d'importation.
• Exécutez le scanner de doublons pour résoudre toute donnée potentiellement dupliquée.

Si vous rencontrez d'autres problèmes, utilisez l'article Dépannage des problèmes liés à l'importateur comme guide.

Informations connexes

Consultez les articles suivants pour des informations connexes concernant :

• Migrer depuis ODK ou Kobo en important un XLSForm
• Importer des données (pour les partenaires de reporting)