Cet article vous montre comment utiliser la propriété de Champ "Réservé aux relecteurs" pour configurer les flux d'approbation de projet dans ActivityInfo.
Dans certains cas, vous pouvez souhaiter qu'un groupe d'utilisateurs approuve les soumissions d'un autre groupe d'utilisateurs. Un superviseur peut avoir besoin d'approuver la clôture d'un cas, ou un responsable du S&E peut avoir besoin d'approuver les soumissions des partenaires de reporting.
Suivez ce tutoriel pour mettre en place un flux d'approbation de ce type dans ActivityInfo.
Phase 1 : Création d'un nouveau Formulaire "Rapports mensuels"
Commençons par créer un nouveau Formulaire intitulé "Rapports mensuels" avec les types de Champs suivants :
- Mois pour suivre la date
- Quantité pour indiquer le nombre de bénéficiaires atteints
- Sélection unique pour le statut d'approbation du rapport
Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
- Naviguez vers votre Base de données.
- Cliquez sur "Ajouter un formulaire".
- Nommez le Formulaire "Rapports mensuels".
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un champ".
- Sélectionnez le type de Champ "Mois".
- Remplissez la fiche du Champ Mois avec les informations suivantes :
- Tapez "Mois de rapport" comme étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre "Clé". Cela rend automatiquement le Champ Obligatoire également.
- Cliquez sur Terminé.
- Ajoutez le Champ suivant en cliquant sur le bouton "Ajouter un champ" ou en déplaçant le curseur de votre souris sous le premier Champ et cliquez sur le bouton "+".
- Sélectionnez le type de Champ "Quantité".
- Remplissez la fiche du Champ Quantité avec les informations suivantes :
- Tapez "Nombre de bénéficiaires atteints" comme étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre "Obligatoire".
- Cliquez sur Terminé.
- Ajoutez le Champ suivant en cliquant sur le bouton "Ajouter un champ" ou en déplaçant le curseur de votre souris sous le premier Champ et cliquez sur le bouton "+".
- Sélectionnez le type de Champ "Sélection unique".
- Remplissez la fiche du Champ Sélection unique avec les informations suivantes :
- Tapez "Statut d'approbation" comme étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre "Obligatoire".
- Cochez le paramètre "Réservé aux relecteurs".
- Ajoutez trois options : "Approuvé", "Rejeté" et "En attente".
- Définissez l'option "En attente" comme option par défaut.
- Vérifiez si votre Formulaire ressemble à ce qui suit :
- Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le nouveau Formulaire.
Phase 2 : Définition des Rôles de Soumetteur et d'Approbateur
Pour définir les rôles et les permissions, suivez les étapes suivantes :
- Naviguez vers la Base de données que vous souhaitez enrichir avec une telle fonctionnalité.
- Cliquez sur "Paramètres de la base de données".
- Sélectionnez "Rôles" dans le panneau de navigation de gauche.
- Sélectionnez le Rôle de Soumetteur.
- Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu'à "Accorder des ressources".
- Sur la page pop-up "Sélectionner une ressource", sélectionnez le Formulaire auquel vous souhaitez associer ce Rôle.
- Dans le panneau de droite, cochez les cases suivantes sous "Opérations autorisées" :
- "Voir tous les enregistrements"
- "Afficher dans la liste des formulaires"
- "Ajouter n'importe quel enregistrement"
- "Modifier tous les enregistrements"
- Ne cochez PAS la case "Modifier les champs 'Réservé aux relecteurs'".
- Faites défiler jusqu'en bas du panneau de droite et cliquez sur "Enregistrer".
- Sélectionnez le Rôle Administrateur/Relecteur dans la liste des Rôles.
- Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu'à "Accorder des ressources".
- Sur la page pop-up "Sélectionner une ressource", sélectionnez le Formulaire auquel vous souhaitez associer ce Rôle.
- Dans le panneau de droite, cochez les cases suivantes sous "Opérations autorisées" :
- "Voir tous les enregistrements"
- "Afficher dans la liste des formulaires"
- "Modifier tous les enregistrements"
- "Modifier les champs 'Réservé aux relecteurs'"
- Faites défiler jusqu'en bas du panneau de droite et cliquez sur "Enregistrer".
Phase 3 : Soumission d'un Rapport Mensuel en tant que Partenaire de Reporting
Il est temps de tester le flux de travail. Pour cela, votre Base de données doit avoir un utilisateur avec le Rôle de Soumetteur. Dans cet exemple, vous pouvez ajouter un utilisateur avec le Rôle de Soumetteur en utilisant votre compte Gmail personnel pour effectuer le test.
- Connectez-vous en tant qu'utilisateur avec le Rôle de Soumetteur.
- Naviguez vers le Formulaire "Rapports mensuels".
- Cliquez sur "Ajouter un enregistrement".
- Remplissez les Champs "Mois" et "Nombre de bénéficiaires".
- Vérifiez si le Champ "Approbation" est visible dans le Formulaire de saisie de données. Les utilisateurs sans la permission "Modifier les champs 'Réservé aux relecteurs'" ne voient pas les Champs marqués comme "Réservé aux relecteurs".
- Cliquez sur "Enregistrer l'enregistrement".
- Vérifiez le Rapport dans la vue Tableau. Notez que le Champ "Statut d'approbation" est visible, mais ne peut pas être modifié par l'utilisateur avec le Rôle de Soumetteur.
Étape 4 : Approbation du Rapport Mensuel
Pour tester également la partie approbation du flux de travail, suivez ces étapes :
- Déconnectez-vous du Rôle de Soumetteur.
- Reconnectez-vous avec le Rôle "Administrateur", ou en tant que propriétaire de la Base de données.
- Naviguez vers le Formulaire "Rapports mensuels".
- Sélectionnez le Rapport mensuel que vous avez ajouté en tant que Soumetteur et cliquez sur "Modifier".
- Comme le Rôle Administrateur a la permission "Modifier les champs 'Réservé aux relecteurs'", vous pouvez maintenant changer le statut de l'Enregistrement à "Approuvé".
Félicitations, vous avez mis en place un flux d'approbation !