Cet article vous montre comment utiliser la propriété de champ « Révision seulement » pour configurer des flux de travail d'approbation de projet dans ActivityInfo.
Dans certains cas, vous pourriez vouloir qu'un groupe d'utilisateurs approuve les soumissions d'un autre groupe d'utilisateurs. Un superviseur peut avoir besoin d'approuver la clôture d'un cas, ou un responsable S&E peut avoir besoin d'approuver les soumissions des partenaires de rapportage.
Suivez ce tutoriel pour mettre en place un tel flux de travail d'approbation dans ActivityInfo.
Phase 1 : Création d'un nouveau Formulaire « Rapports mensuels »
Commençons par créer un nouveau Formulaire intitulé « Rapports mensuels » avec les types de Champs suivants :
- Mois pour suivre la date
- Quantité pour indiquer combien de bénéficiaires ont été atteints
- Sélection unique pour le statut d'approbation du rapport
Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Aller à votre Base de données.
- Cliquez sur « Ajouter un formulaire ».
- Nommez le Formulaire « Rapports mensuels ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter un champ ».
- Sélectionnez le type de Champ « Mois ».
- Remplissez la fiche du Champ Mois avec les informations suivantes :
- Saisissez « Mois de rapportage » comme Étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre « Clé ». Cela rend automatiquement le Champ également Obligatoire.
- Cliquez sur Terminé.
- Ajoutez le Champ suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter un champ » ou en déplaçant le curseur de votre souris sous le premier Champ et en cliquant sur le bouton « + ».
- Sélectionnez le type de champ « Quantité ».
- Remplissez la fiche du Champ Quantité avec les informations suivantes :
- Saisissez « Nombre de bénéficiaires atteints » comme Étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre « Obligatoire ».
- Cliquez sur Terminé.
- Ajoutez le Champ suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter un champ » ou en déplaçant le curseur de votre souris sous le premier Champ et en cliquant sur le bouton « + ».
- Sélectionnez le type de Champ « Sélection unique ».
- Remplissez la fiche du Champ Sélection unique avec les informations suivantes :
- Saisissez « Statut d'approbation » comme Étiquette.
- Remplissez le Champ Code.
- Cochez le paramètre « Obligatoire ».
- Cochez le paramètre « Révision seulement ».
- Ajoutez trois options : « Approuvé », « Rejeté » et « En attente ».
- Faites de l'option « En attente » l'option par Défaut.
- Vérifiez si votre Formulaire ressemble à ce qui suit :
- Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le nouveau Formulaire.
Phase 2 : Définition des Rôles de Soumissionnaire et d'Approbateur
Pour définir les rôles et les autorisations, suivez ces étapes :
- Aller à la Base de données que vous souhaitez enrichir avec une telle fonctionnalité.
- Cliquez sur « Paramètres de la base de données ».
- Sélectionnez « Rôles » dans le panneau de navigation de gauche.
- Sélectionnez le rôle de Soumissionnaire.
- Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu'à « Accorder des ressources ».
- Sur la page contextuelle « Sélectionner la ressource », sélectionnez le Formulaire auquel vous souhaitez associer ce Rôle.
- Dans le panneau de droite, cochez les cases suivantes sous « Opérations autorisées » :
- « Voir tous les enregistrements »
- « Afficher dans la liste des formulaires »
- « Ajouter un enregistrement »
- « Modifier tous les enregistrements »
- Ne cochez PAS la case « Modifier les champs 'Révision seulement' ».
- Faites défiler jusqu'en bas du panneau de droite, et cliquez sur « Enregistrer ».
- Sélectionnez le rôle Administrateur/Réviseur dans la liste des Rôles.
- Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu'à « Accorder des ressources ».
- Sur la page contextuelle « Sélectionner la ressource », sélectionnez le Formulaire auquel vous souhaitez associer ce Rôle.
- Dans le panneau de droite, cochez les cases suivantes sous « Opérations autorisées » :
- « Voir tous les enregistrements »
- « Afficher dans la liste des formulaires »
- « Modifier tous les enregistrements »
- « Modifier les champs 'Révision seulement' »
- Faites défiler jusqu'en bas du panneau de droite, et cliquez sur « Enregistrer ».
Phase 3 : Soumettre un Rapport mensuel en tant que Partenaire de rapportage
Il est temps de tester le flux de travail. Pour cela, votre Base de données doit avoir un utilisateur avec le rôle de Soumissionnaire. Dans cet exemple, vous pouvez ajouter un utilisateur avec le rôle de Soumissionnaire en utilisant votre compte Gmail personnel pour effectuer le test.
- Connectez-vous en tant qu'utilisateur avec le rôle de Soumissionnaire.
- Aller au Formulaire « Rapports mensuels ».
- Cliquez sur « Ajouter un enregistrement ».
- Remplissez les Champs « Mois » et « Nombre de bénéficiaires ».
- Vérifiez si le Champ « Approbation » est visible dans le Formulaire de saisie de données. Les utilisateurs sans l'autorisation « Modifier les champs 'Révision seulement' » ne voient pas les Champs marqués comme « Révision seulement ».
- Cliquez sur « Enregistrer l'enregistrement ».
- Vérifiez le Rapport dans la vue Tableau. Notez que le Champ « Statut d'approbation » est visible, mais ne peut pas être modifié par l'utilisateur avec le rôle de Soumissionnaire.
Étape 4 : Approbation du Rapport mensuel
Pour tester également la partie approbation du flux de travail, suivez ces étapes :
- Déconnectez-vous du rôle de Soumissionnaire.
- Reconnectez-vous avec le rôle « Administrateur », ou en tant que Propriétaire de la base de données.
- Aller au Formulaire « Rapports mensuels ».
- Sélectionnez le rapport mensuel que vous avez ajouté en tant que Soumissionnaire et cliquez sur « Modifier ».
- Comme le rôle Administrateur a l'autorisation « Modifier les champs 'Révision seulement' », vous pouvez maintenant modifier le statut de l'Enregistrement à « Approuvé ».
Succès, vous avez mis en place un flux de travail d'approbation