Concevoir de longs questionnaires avec une feuille de calcul

Pour les questionnaires très longs, vous préférerez peut-être concevoir votre questionnaire dans une feuille de calcul plutôt que dans le concepteur de formulaires d'ActivityInfo.

Étape 1 : Examiner les questions et trouver leur type de champ respectif

Pour commencer, nous devons examiner notre questionnaire et commencer à examiner chaque question. Dès que nous savons quel type de questions nous avons devant nous, nous pouvons les traduire en champs dans ActivityInfo.

Donc, par exemple, si vous avez une question ouverte, vous pourriez avoir besoin d'un champ de texte ou si vous posez des questions sur un indicateur, vous avez besoin d'un champ de quantité. Si vos répondants doivent sélectionner dans une liste de questions prédéfinies, vous avez besoin d'un champ de sélection ou d'un champ de référence. De même, lorsque vous demandez des informations relatives à la géographie, vous pouvez utiliser un champ de point géographique. Lorsque vous demandez des informations relatives à des périodes, vous devrez peut-être utiliser un champ de date, de mois, de semaine ou de quinzaine. Si vous voulez que les utilisateurs fournissent des documents ou des images supplémentaires, vous aurez besoin d'un champ de pièce jointe. Jetez un coup d'œil à tous les champs disponibles dans notre manuel d'utilisation.

Dans notre feuille de calcul, nous devons appeler chaque champ - correspondant à une question - avec un nom spécifique. Consultez la référence du format de feuille de calcul pour une liste complète.

Étape 2 : Ajouter des en-têtes et remplir les champs nécessaires dans la feuille de calcul

Une fois que vous avez une bonne compréhension de toutes les questions incluses dans votre questionnaire, vous pouvez commencer à travailler sur la feuille de calcul. Votre feuille de calcul doit avoir les en-têtes suivants dans la première ligne :

Toutes les cellules ne doivent pas être remplies. La plupart d'entre elles sont facultatives. Si vous omettez les en-têtes des champs facultatifs, vous pourrez toujours télécharger les questions.

Les champs obligatoires sont ceux des colonnes suivantes :

• FieldType : définit le type de champ que nous allons utiliser et peut être tiré de la référence du format de feuille de calcul.
• Choice : ceci est répété pour chaque option qui peut être utilisée comme réponse dans les champs de sélection ; il n'est donc nécessaire que lors de l'utilisation des champs de sélection.
• Section header indentation level : indiquez 1, 2 ou 3 selon le niveau de la section ; ceci n'est nécessaire que lors de l'utilisation des champs En-tête de section.

Utilisez notre Modèle d'importation de questionnaire pour générer facilement une feuille de calcul avec toutes les colonnes requises.

Étape 3 : Enrichir les questions

En regardant votre questionnaire, vous pourriez décider que certaines questions devraient être obligatoires ou nécessitent plus de contexte. Vous pourriez également vouloir obtenir des réponses uniques basées sur un ou plusieurs champs ou définir des unités pour vos indicateurs. Pour cela, nous allons travailler avec les colonnes : FieldDescription, Required, Key et Units.

Dans la colonne FieldDescription, vous pouvez simplement taper la description que vous voulez pour chaque question. Si vous voulez rendre un champ obligatoire ou clé, vous pouvez ajouter TRUE, sinon vous pouvez ajouter FALSE. Veuillez garder à l'esprit que si vous utilisez un champ de numéro de série, c'est la clé de votre formulaire et vous ne pouvez pas ajouter plus de clés dans le formulaire. Dans la colonne des unités, tapez simplement l'unité que vous voulez utiliser, mais notez qu'elle ne doit être remplie que pour les types de champs de quantité.

Étape 4 : Ajouter des formules

En ajoutant des formules dans notre feuille de calcul, nous rendons le questionnaire plus interactif. Nous pouvons définir quand une question apparaîtra à l'utilisateur, ou quand elle peut être considérée comme valide et nous pouvons automatiser certains calculs dans notre formulaire. Une fois de plus, vous devez bien regarder votre questionnaire et décider si et quand des formules sont nécessaires. Vous pouvez en apprendre davantage sur les formules dans l'article "Conseils sur la qualité des données et l'analyse des données avec des formules dans ActivityInfo". Dans notre manuel d'utilisation, vous pouvez voir toutes les formules.

Vous pouvez poser les questions suivantes pour décider de ce dont vous avez besoin :

• La question est-elle pertinente pour tous ? Si la question n'est pas pertinente pour tous, une règle de pertinence peut être utilisée pour afficher la question uniquement lorsqu'une condition spécifique est remplie.
• Existe-t-il des restrictions pour les réponses acceptées ? S'il existe des restrictions pour les réponses acceptées, vous pouvez ajouter des règles de validation pour définir des conditions spécifiques pour accepter une réponse.
• Y a-t-il un besoin d'analyse rapide ? S'il y a un besoin d'analyse rapide, vous pouvez ajouter des champs calculés dans votre feuille de calcul.

Veuillez noter que pour faciliter l'utilisation de chaque champ dans les formules, vous devez attribuer un code aux champs que vous voulez utiliser. Le code peut être aussi simple qu'une lettre ou plusieurs lettres sans espaces entre elles.

Dans ce tableau, nous avons ajouté des codes aux deux champs, puis nous avons simplement écrit la formule dans la cellule qui correspond à la question où nous voulons que la règle de validation s'applique. Cette règle de validation détermine que seules les dates postérieures à la date d'arrivée seront acceptées dans le champ de la date d'admission.

Dans ce tableau, nous avons ajouté une règle de pertinence au champ de sélection multiple. La question à sélection multiple "Veuillez sélectionner tous les symptômes" n'apparaîtra que si la réponse à la question à sélection unique "L'individu était-il malade" est "Oui". Une fois de plus, nous avons ajouté un code à la question à sélection unique pour la rendre facile à utiliser.

Dans ce tableau, nous avons ajouté une formule pour un champ calculé. Notez que le type de champ est maintenant "calculé" et que la formule est ajoutée dans la colonne Formule.

Conseil : Si vous voulez créer vos propres formules pour les règles de validation et de pertinence basées sur d'autres champs, mais que vous n'êtes pas sûr de la façon d'écrire les formules, vous pouvez concevoir un formulaire préliminaire dans ActivityInfo avec des champs avec des règles de pertinence et de validation en utilisant le concepteur de formulaires, où vous n'avez pas besoin d'écrire une formule par vous-même. Ensuite, il suffit d'exporter les champs et de visualiser les formules dans la feuille de calcul exportée pour vous inspirer de vos propres formules.

Étape 5 : faire référence à d'autres formulaires

Dans ActivityInfo, vous pouvez lier des formulaires entre eux. Cela permet aux utilisateurs de saisie de données de sélectionner une réponse dans un formulaire à partir d'une liste d'options qui apparaît dans un autre formulaire. Ainsi, par exemple, vous pourriez avoir dans le Formulaire A une liste de lieux. Ensuite, dans le Formulaire B, vous pouvez vous référer à cette liste de lieux afin que les utilisateurs puissent sélectionner l'un de ces lieux dans une liste déroulante. Lorsque vous voulez faire référence à un formulaire dans votre feuille de calcul, vous devez d'abord avoir ajouté ce formulaire dans ActivityInfo. Vous pouvez soit concevoir ce formulaire, soit importer un questionnaire en utilisant la méthode dont nous parlons dans cet article. Dans tous les cas, le formulaire doit déjà exister dans ActivityInfo.

Pour faire référence à ce formulaire, vous devez obtenir l'identifiant du formulaire. Pour ce faire, naviguez simplement vers la vue Table de ce Formulaire et copiez-le à partir de l'URL.

Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir exactement où vous pouvez trouver l'identifiant du formulaire. Dans cet exemple, nous voulons faire référence à cette liste de programmes dans le questionnaire que nous créons dans notre feuille de calcul.

Pour cette raison, nous allons copier le code du formulaire qui correspond à cette liste et nous allons le coller dans la colonne du formulaire de référence dans notre feuille de calcul. Bien sûr, notez que nous avons ajouté un FieldType 'reference' pour créer le champ de référence. Veuillez noter que cet identifiant de formulaire spécifique ne fonctionnera pas dans votre questionnaire, car le formulaire auquel nous faisons référence n'existe pas dans votre base de données.

Étape 6 : Importer la feuille de calcul dans ActivityInfo

Lorsque la feuille de calcul est prête, copiez tous les champs et ajoutez un nouveau formulaire dans ActivityInfo. Donnez un titre au formulaire, cliquez sur l'icône "+" pour révéler la palette de champs.

Importer la feuille de calcul

Cliquez sur "Coller la liste des champs à partir de la feuille de calcul". Collez-y tous les champs et cliquez sur "Ajouter des champs".

Les champs de votre feuille de calcul apparaîtront maintenant dans le concepteur de formulaires.

Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire avec ces nouveaux champs.