Concevoir de longs questionnaires avec un tableur

Pour les questionnaires très longs, vous préférerez peut-être concevoir votre questionnaire dans un tableur plutôt que dans le concepteur de formulaires d'ActivityInfo.

Étape 1 : Examinez les questions et trouvez le type de champ correspondant

Pour commencer, nous devons jeter un œil à notre questionnaire et commencer à examiner chaque question. Dès que nous savons à quel type de questions nous avons affaire, nous pouvons les traduire en champs dans ActivityInfo.

Ainsi, par exemple, si vous avez une question ouverte, vous pourriez avoir besoin d'un champ Texte, ou si vous posez une question sur un indicateur, vous avez besoin d'un champ Quantité. Si vos répondants doivent choisir parmi une liste de questions prédéfinies, vous aurez besoin d'un champ Sélection ou d'un champ de référence. De même, lorsque vous demandez des informations géographiques, vous pouvez utiliser un champ de point géographique. Lorsque vous demandez des informations relatives à des périodes, vous pourriez avoir besoin d'utiliser un champ date, mois, semaine ou quinzaine. Si vous souhaitez que les utilisateurs fournissent des documents ou des images supplémentaires, vous aurez besoin d'un champ pièce jointe. Jetez un œil à tous les champs disponibles dans notre Manuel de l'utilisateur.

Dans notre tableur, nous devons nommer chaque champ - correspondant à une question - avec un nom spécifique. Consultez la référence du format de tableur pour une liste complète.

Étape 2 : Ajoutez les en-têtes et remplissez les champs nécessaires dans le tableur

Une fois que vous avez une bonne compréhension de toutes les questions incluses dans votre questionnaire, vous pouvez commencer à travailler sur le tableur. Votre tableur doit comporter les en-têtes suivants dans la première ligne :

Toutes les cellules n'ont pas besoin d'être remplies. La plupart d'entre elles sont facultatives. Si vous omettez les en-têtes des champs facultatifs, vous pourrez toujours télécharger les questions.

Les champs obligatoires sont ceux des colonnes :

• FieldType : définit le type de champ que nous utiliserons et peut être tiré de la référence du format de tableur.
• Choice : est répété pour chaque option pouvant être utilisée comme réponse dans les champs de sélection ; il n'est donc nécessaire que lors de l'utilisation de champs sélection
• Section header indentation level : indiquez 1, 2 ou 3 en fonction du niveau de la section ; ceci n'est nécessaire que lors de l'utilisation de champs En-tête de section

Utilisez notre Modèle d'importation de questionnaire pour générer facilement un tableur avec toutes les colonnes requises.

Étape 3 : Enrichissez les questions

En examinant votre questionnaire, vous pourriez décider que certaines questions devraient être obligatoires ou nécessiter plus de contexte. Vous pourriez également vouloir obtenir des réponses uniques basées sur un ou plusieurs champs ou définir des unités pour vos indicateurs. Pour cela, nous travaillerons avec les colonnes : FieldDescription, Required, Key et Quantity.

Dans la colonne FieldDescription, vous pouvez simplement taper la description que vous souhaitez pour chaque question. Si vous voulez rendre un champ obligatoire ou clé, vous pouvez ajouter VRAI, sinon vous pouvez ajouter FAUX. Veuillez garder à l'esprit que si vous utilisez un champ numéro de série, c'est la clé de votre formulaire et vous ne pouvez pas ajouter d'autres clés au formulaire. Dans la colonne des unités, tapez simplement l'unité que vous souhaitez utiliser, mais notez qu'elle ne doit être remplie que pour les types de champ quantité.

Étape 4 : Ajoutez des formules

En ajoutant des formules dans notre tableur, nous rendons le questionnaire plus interactif. Nous pouvons définir quand une question apparaîtra à l'utilisateur, ou quand elle pourra être considérée comme valide, et nous pouvons automatiser certains calculs dans notre formulaire. Une fois de plus, vous devez bien examiner votre questionnaire et décider si et quand des formules sont nécessaires. Vous pouvez en apprendre davantage sur les formules dans l'article "Conseils sur la qualité des données et l'analyse des données avec les formules dans ActivityInfo". Dans notre manuel de l'utilisateur, vous pouvez voir toutes les formules.

Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour décider de ce dont vous avez besoin :

• La question est-elle pertinente pour tous ? Si la question n'est pas pertinente pour tous, une règle de pertinence peut être utilisée pour n'afficher la question que lorsqu'une condition spécifique est remplie.
• Y a-t-il des restrictions pour les réponses acceptées ? S'il y a des restrictions pour les réponses acceptées, vous pouvez ajouter des règles de validation pour définir des conditions spécifiques pour accepter une réponse.
• Y a-t-il un besoin d'analyse rapide ? S'il y a un besoin d'analyse rapide, vous pouvez ajouter des champs Calculés dans votre tableur.

Veuillez noter que pour faciliter l'utilisation de chaque champ dans les formules, vous devez attribuer un code aux champs que vous souhaitez utiliser. Le code peut être aussi simple qu'une lettre ou plusieurs lettres sans espaces entre elles.

Dans ce tableau, nous avons ajouté des codes aux deux champs, puis nous avons simplement écrit la formule dans la cellule qui correspond à la question où nous voulons que la règle de validation s'applique. Cette règle de validation détermine que seules les dates posteriores à la Date d'arrivée seront acceptées dans le champ Date d'admission.

Dans ce tableau, nous avons ajouté une règle de pertinence au champ de sélection multiple. La question à sélection multiple « Veuillez sélectionner tous les symptômes » n'apparaîtra que si la réponse à la question à sélection unique « La personne était-elle malade » est « Oui ». Une fois de plus, nous avons ajouté un code à la question à sélection unique pour en faciliter l'utilisation.

Dans ce tableau, nous avons ajouté une formule pour un champ calculé. Notez que le type de champ est maintenant 'calculated' et que la formule est ajoutée dans la colonne Formule.

Astuce : Si vous souhaitez créer vos propres formules pour les règles de validation et de pertinence basées sur d'autres champs, mais que vous n'êtes pas sûr de la manière d'écrire les formules, vous pouvez concevoir un formulaire brouillon dans ActivityInfo avec quelques champs ayant des règles de pertinence et de validation en utilisant le concepteur de formulaires, où vous n'avez pas besoin d'écrire une formule vous-même. Ensuite, exportez simplement les champs et consultez les formules dans le tableur exporté pour vous inspirer pour vos propres formules.

Étape 5 : référencez d'autres formulaires

Dans ActivityInfo, vous pouvez lier des formulaires les uns aux autres. Cela permet aux utilisateurs de la saisie de données de sélectionner une réponse dans un formulaire à partir d'une liste d'options qui apparaît dans un autre formulaire. Par exemple, vous pourriez avoir dans le Formulaire A une liste de lieux. Ensuite, dans le Formulaire B, vous pouvez vous référer à cette liste de lieux pour que les utilisateurs puissent sélectionner l'un de ces lieux dans une liste déroulante. Lorsque vous souhaitez référencer un formulaire dans votre tableur, vous devez d'abord avoir ajouté ce formulaire dans ActivityInfo. Vous pouvez soit concevoir ce formulaire, soit importer un questionnaire en utilisant la méthode que nous discutons dans cet article. Dans tous les cas, le formulaire doit déjà exister dans ActivityInfo.

Pour référencer ce formulaire, vous devez obtenir l'ID du formulaire. Pour ce faire, allez simplement à la Vue Tableau de ce Formulaire et copiez-le depuis l'URL. Trouvez l'ID du formulaire dans la barre d'adresse.

Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir où trouver exactement l'ID du formulaire. Dans cet exemple, nous voulons référencer cette liste de programmes dans le questionnaire que nous créons dans notre tableur.

Pour cette raison, nous allons copier le code du formulaire qui correspond à cette liste et le coller dans la colonne du formulaire référencé de notre tableur. Bien sûr, notez que nous avons ajouté un FieldType 'reference' pour créer le champ de référence. Veuillez noter que cet ID de formulaire spécifique ne fonctionnera pas dans votre questionnaire, car le formulaire que nous référençons n'existe pas dans votre base de données.

Étape 6 : Importez le tableur dans ActivityInfo

Lorsque le tableur est prêt, copiez tous les champs et ajoutez un nouveau formulaire dans ActivityInfo. Donnez un titre au formulaire, cliquez sur l'icône « + » pour afficher la palette de champs.

Importer le tableur

Cliquez sur « Coller la liste des champs depuis le tableur ». Collez-y tous les champs et cliquez sur « Ajouter des champs ».

Les champs de votre tableur apparaîtront maintenant dans le concepteur de formulaires.

Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le formulaire avec ces nouveaux champs.