La section suivante décrit comment ajouter un champ de référence inversé lors de la conception d'un formulaire. Les champs de référence inversée vous permettent d'"inverser" un champ de référence existant qui fait référence à votre formulaire. Cela permet aux utilisateurs de visualiser et de se déplacer entre les enregistrements référencés à partir de la vue Table, ainsi que d'effectuer des requêtes sur les enregistrements liés dans vos rapports.
Pour créer un champ de référence inversée, vous devez d'abord avoir un formulaire existant avec un champ de référence défini qui pointe vers votre formulaire actuel. Les champs de référence qui font référence à d'autres formulaires ne peuvent pas être inversés dans votre formulaire actuel.
Avant de commencer
- Assurez-vous d'avoir déjà ajouté une base de données et
- Vous avez ajouté un champ de référence dans un autre formulaire, qui pointe vers votre formulaire actuel.
Comment ajouter un champ de référence inversée
En supposant que vous êtes un administrateur de la base de données de gestion des cas et que vous voulez voir le nombre d'enregistrements de bénéficiaires pour chaque organisation partenaire, vous pouvez y parvenir en utilisant un champ de référence inversée. Vous avez besoin d'au moins deux formulaires pour cela :
Un formulaire de bénéficiaire : Il s'agit du formulaire source où vous recueillez des informations sur les bénéficiaires. Dans ce formulaire, il existe un champ de référence appelé "Nom de l'organisation partenaire".
Un formulaire d'organisation partenaire : Il s'agit du deuxième formulaire, où vous conservez une liste des organisations partenaires qui ont été référencées dans le "Formulaire de bénéficiaire" ci-dessus. Vous souhaitez inclure ici un champ de référence inversée qui renvoie au "Formulaire de bénéficiaire".
- Allez dans votre formulaire actuel, dans ce cas, le formulaire "Organisations partenaires" et, dans la page de conception du formulaire, cliquez sur le bouton "Ajouter un champ" pour ajouter un nouveau champ.
- Cliquez sur "Référence inversée" dans la palette des champs.
- Recherchez la base de données et le formulaire qui font référence à votre formulaire actuel. Cliquez sur les flèches pour afficher le contenu de chaque base de données, dossier ou formulaire.
- Sélectionnez le formulaire et le champ de référence que vous souhaitez inverser et cliquez sur "Continuer".
- Remplissez les propriétés du champ de référence inversée, et dans les paramètres, cochez les cases que vous voulez appliquer pour le champ. Le champ de référence original sélectionné sera affiché sous la section "Référence inversée".
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Le champ de référence inversée a été ajouté au formulaire.
- Lorsque vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire.
Comment afficher les enregistrements liés via les champs de référence inversée
- Sur un formulaire avec un champ de référence inversée, dans cet exemple le formulaire "Organisation partenaire", ouvrez la vue Table pour afficher vos enregistrements.
- La colonne de référence inversée nouvellement ajoutée devrait apparaître dans la vue Table par défaut lorsque vous ouvrez le formulaire. Vous pouvez également ouvrir le panneau de sélection des colonnes et sélectionner le champ de référence inversée dans la liste des colonnes disponibles.
REMARQUE : Si le champ a été défini sur "Masquer du tableau", il n'apparaîtra pas dans la liste des colonnes disponibles ou dans la vue Table. - Dans la vue Table, une colonne bleue apparaît indiquant le nombre d'enregistrements qui font référence à chaque enregistrement dans votre formulaire actuel.
- Cliquez sur la flèche de n'importe quel enregistrement pour afficher les enregistrements liés sur le formulaire de référence.
- Vous pouvez également cliquer sur le bouton de référence inversée dans le volet des détails de l'enregistrement.
- Le formulaire référencé s'ouvre dans la vue Table, et seuls les enregistrements qui font référence aux enregistrements sélectionnés sont affichés. Dans cet exemple, le formulaire "Informations sur les bénéficiaires" avec les enregistrements des bénéficiaires par organisation partenaire sera affiché.
Vous pouvez basculer pour afficher tous les enregistrements, ou afficher uniquement les enregistrements sélectionnés.
- Pour revenir à votre formulaire original, cliquez sur le bouton "Retour".
Comment interroger les enregistrements liés via les champs de référence inversée
- Allez dans "Mes rapports" et ajoutez un nouveau tableau croisé dynamique.
- Sur l'interface des sources de données, sélectionnez deux formulaires qui ont une paire de champ de référence (formulaire source) et de champ de référence inversée (formulaire de référence) et cliquez sur "Terminé". Dans cet exemple, nous sélectionnons les formulaires "Informations sur les bénéficiaires" et "Organisations partenaires" et cliquons sur "Terminé".
- Dans le volet de conception du rapport, le formulaire sélectionné (et ses champs) apparaîtra dans la liste des champs disponibles ainsi que le formulaire de référence via le champ de référence inversée.
- Choisissez un champ du formulaire à inclure comme mesure ou dimension de ligne/colonne. Dans cet exemple, cherchons combien d'enregistrements de bénéficiaires font référence à chacune de nos organisations partenaires. À partir de "Informations sur les bénéficiaires", ajoutez "Nombre de tous les enregistrements" comme mesure, et ajoutez "Nom de l'organisation partenaire" comme dimension de ligne.
Vous avez maintenant ajouté des champs de référence inversée, visualisé les enregistrements liés via les champs de référence inversée et interrogé les enregistrements liés via les champs de référence inversée.
Les permissions sont respectées lors de l'utilisation de cette fonctionnalité. Assurez-vous que vous avez la permission de voir le formulaire source, de voir tous les enregistrements qui s'y réfèrent ou de voir le champ qui montre la référence inversée.