Lorsque l'on suit la participation à de nombreux événements connexes, la tenue des registres de présence peut prendre du temps et être source d'erreurs. L'utilisation de codes QR préimprimés avec le lecteur de codes QR d'ActivityInfo peut contribuer à rationaliser le processus.
Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment préparer un processus d'inscription à l'aide d'ActivityInfo et comment configurer vos formulaires pour prendre en charge ce processus.
Étape 1 : Préparer vos codes QR préimprimés
Téléchargez et imprimez ce modèle de code QR. Découpez-le en cartes individuelles qui peuvent être distribuées aux participants au programme.
Étape 2 : Configurer votre formulaire d'inscription
- Ajoutez un nouveau formulaire appelé "Registre des participants".
- Dans ce formulaire, ajoutez un champ Code-barres en sélectionnant le type de champ Code-barres dans la palette des champs.
- Ajoutez un champ texte avec l'étiquette "Nom complet" et faites-en un champ clé.
- Ajoutez un champ date avec l'étiquette "Date de naissance" et rendez-le obligatoire.
- Enregistrez le formulaire.
Étape 3 : Configurer votre formulaire de suivi de la participation
- Ajoutez un nouveau formulaire appelé "Formation".
- Ajoutez un champ date obligatoire avec l'étiquette "Date de la formation".
- Ajoutez un champ texte obligatoire avec l'étiquette "Sujet de la formation".
- Ajoutez un sous-formulaire appelé "Participants".
- Dans le sous-formulaire, ajoutez un seul champ de référence à votre formulaire "Registre des participants" et faites-en le champ clé.
- Enregistrez le sous-formulaire et le formulaire parent.
Étape 4 : Enregistrer vos participants
Avec l'application mobile d'ActivityInfo, ouvrez le formulaire Registre des participants.
Lors de l'enregistrement d'un nouveau participant :
- Prenez une nouvelle carte QR vierge dans la pile et cliquez sur "Scanner le code-barres avec la caméra".
- Écrivez le nom du participant sur la carte QR et enregistrez son nom dans le champ suivant du formulaire d'inscription des participants.
- Remettez la carte au participant.
- Remplissez le reste des champs relatifs au participant (date de naissance, etc.).
- Enregistrez l'enregistrement.
Étape 5 : Enregistrer la participation
Au début de la formation ou d'un autre événement, ajoutez un nouvel enregistrement dans le formulaire "Formation".
Saisissez la date et le sujet de la formation.
Dans le dernier champ, vous arriverez au champ du sous-formulaire Participants :
Cliquez sur "Ajouter un enregistrement dans le sous-formulaire" pour ajouter le premier participant.
Dans l'écran suivant, vous pouvez cliquer sur "Scanner le code-barres avec la caméra" pour scanner le code QR du participant :
Si le code QR correspond à un participant enregistré, son nom apparaît automatiquement dans le champ "Nom complet". Cliquez sur Suivant pour confirmer le nom et revenir à la liste des participants.
Si le participant a oublié (ou perdu) sa carte, vous pouvez toujours rechercher son nom ou le sélectionner dans la liste.
Si le participant est nouveau, vous pouvez également l'enregistrer directement, sans interrompre votre flux, en cliquant sur "Ajouter un enregistrement de référence dans Participant".