Lors du suivi de la présence des participants à de nombreux événements connexes, la tenue des registres de présence peut être longue et sujette aux erreurs. L'utilisation de codes QR pré-imprimés avec le scanner de codes QR d'ActivityInfo peut aider à rationaliser le processus.
Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment préparer un processus d'inscription en utilisant ActivityInfo et comment configurer vos formulaires pour soutenir ce processus.
Étape 1 : Préparez vos codes QR pré-imprimés
Téléchargez et imprimez ce modèle de code QR. Découpez-les en cartes individuelles qui peuvent être distribuées aux participants du programme.
Étape 2 : Configurez votre formulaire d'inscription
- Ajoutez un nouveau formulaire nommé « Registre des participants »
- Dans ce formulaire, ajoutez un champ Code-barres en sélectionnant le type de champ Code-barres dans la palette des Champs.
- Ajoutez un champ Texte avec l'étiquette « Nom complet » et définissez-le comme Champ Clé.
- Ajoutez un champ de date avec l'étiquette « Date de naissance » et rendez-le Obligatoire.
- Enregistrez le formulaire.
Étape 3 : Configurez votre formulaire de suivi de présence
- Ajoutez un nouveau formulaire nommé « Formation »
- Ajoutez un champ de date obligatoire avec l'étiquette « Date de la formation ».
- Ajoutez un champ Texte obligatoire avec l'étiquette « Sujet de la formation ».
- Ajoutez un sous-formulaire nommé « Participants ».
- Dans le sous-formulaire, ajoutez un unique Champ de référence vers votre formulaire « Registre des participants », et définissez-le comme Champ Clé.
- Enregistrez à la fois le sous-formulaire et le formulaire parent.
Étape 4 : Enregistrez vos participants
Avec l'application mobile d'ActivityInfo, ouvrez le formulaire Registre des participants.
Lors de l'inscription d'un nouveau participant :
- Prenez une nouvelle carte QR vierge dans la pile, et cliquez sur « Scanner le code-barres avec la caméra ».
- Écrivez le nom du participant sur la carte QR et enregistrez son nom dans le champ suivant du formulaire d'inscription des participants.
- Remettez la carte au participant.
- Remplissez les autres champs relatifs au participant (Date de naissance, etc.).
- Enregistrez l'enregistrement.
Étape 5 : Enregistrez la présence
Au début de la formation ou d'un autre événement, ajoutez un nouvel enregistrement dans le formulaire « Formation ».
Saisissez la date et le sujet de la formation.
Dans le dernier champ, vous arriverez au champ du sous-formulaire Participants :
Cliquez sur « Ajouter un enregistrement au sous-formulaire » pour ajouter le premier participant.
Sur l'écran suivant, vous pouvez cliquer sur « Scanner le code-barres avec la caméra » pour scanner le code QR du participant :
Si le code QR correspond à un participant enregistré, son nom apparaîtra automatiquement dans le champ « Nom complet ». Cliquez sur Suivant pour confirmer le nom et revenir à la liste des participants.
Si le participant a oublié (ou perdu) sa carte, vous pouvez toujours rechercher son nom, ou le sélectionner dans la liste,
Si le participant est nouveau, vous pouvez également l'inscrire directement, sans interrompre votre flux de travail, en cliquant sur « Ajouter un enregistrement de référence dans Participant »