Cet article explique comment ajouter un champ de référence lors de la conception d'un formulaire.
Les champs de référence sont des champs très utiles qui permettent de connecter des formulaires à d'autres formulaires ou à la base de données géographique intégrée d'ActivityInfo. Les utilisateurs peuvent lier leurs enregistrements aux enregistrements d'un autre formulaire.
En utilisant un champ de référence et plusieurs clés dans le formulaire référencé, vous pouvez également créer un effet de "cascade" pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une série d'options.
Champs de référence ou champs de sélection
Les champs de référence et les champs de sélection sont similaires, car ils vous permettent de créer des listes d'options. Cependant, ils servent des objectifs différents, il est donc important de choisir le type de champ approprié lors de la conception d'un formulaire.
- Champ de sélection : création d'une liste d'options à l'intérieur du formulaire.
- Champ de référence : référence un autre formulaire où chaque option est un autre enregistrement. Ici, il est possible d'inclure plus d'informations sur cette option (c'est-à-dire des méta-données ou d'autres types d'informations) dans le formulaire référencé. Vous pouvez utiliser autant de champs que nécessaire pour capturer ces informations et, en les transformant en champs clés, vous pouvez également intégrer ces informations dans le formulaire initial (en créant l'"effet de cascade").
Nous vous suggérons fortement de tenir compte des pratiques suivantes :
- Utilisez un champ de sélection unique pour capturer une liste de base d'options qui ne nécessitent pas de méta-données supplémentaires ou d'informations complémentaires. Exemples** :** catégories d'âge, liste d'options pour le sexe biologique, etc.
- Utilisez un champ de référence pour créer un lien vers un formulaire de référence où vous collecterez des informations supplémentaires pour chaque option (enregistrement). Vous vous attendez à ce que des changements se produisent sur ces données (les données sont décrites comme dynamiques plutôt que statiques) et vous devez créer un lien vers ces options dans de nombreux formulaires de votre base de données de manière cohérente. Exemples** :** organisations partenaires, liste d'institutions/entités, etc.
- Lorsqu'ils font référence à un formulaire, les utilisateurs peuvent choisir parmi une liste d'options ajoutées à ce formulaire à l'aide du champ de référence. Pour limiter les options qui leur apparaissent aux options sélectionnées, vous pouvez définir des règles de validation pour le champ de référence.
- Vous pouvez ajouter un préfixe au numéro de série pour le personnaliser et le rendre plus lisible pour vos utilisateurs. Cela vous permet de montrer - sans révéler beaucoup d'informations - de quoi parle l'enregistrement, si vous choisissez d'utiliser le numéro de série comme référence commune.
- La longueur maximale des caractères d'un champ clé pour apparaître dans un résultat de liste déroulante d'un champ de référence est de 128 caractères.
Comment ajouter un champ de référence pour référencer un enregistrement d'un autre formulaire
Pour ajouter un champ de référence, suivez ces étapes :
- Assurez-vous d'avoir défini comme champ clé le champ auquel vous voulez que votre formulaire fasse référence.
Par défaut, les champs clés sont utilisés pour rechercher un enregistrement spécifique dans un formulaire. Vous pouvez également sélectionner les champs que vous souhaitez inclure dans une recherche ou ajouter vos propres formules personnalisées.
Lors de la conception d'un formulaire, vous pouvez configurer les champs d'un formulaire de référence qui peuvent être utiles pour la recherche et l'ordre dans lequel ils sont affichés. Il peut s'agir ou non de champs clés, ou simplement d'un sous-ensemble de champs clés.
- Naviguez jusqu'à votre formulaire, et dans la page de conception du formulaire, cliquez sur "Référence" pour le sélectionner dans la palette des champs.
- Assurez-vous d'avoir défini comme clé le champ auquel vous voulez que votre formulaire fasse référence.
- Recherchez la base de données et le formulaire qui contient le formulaire et les enregistrements auxquels vous voulez créer un lien. Cliquez sur les flèches pour afficher le contenu de chaque base de données.
- Sélectionnez le formulaire et cliquez sur "Continuer".
Remplissez les propriétés du champ de référence en fournissant :
- Étiquette : tapez la question pour laquelle l'utilisateur sélectionnera une option.
- Description : fournissez éventuellement une description.
- Code : fournissez éventuellement un code.
Dans la section "Paramètres", cochez les cases que vous voulez appliquer au champ.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
Le champ de référence a été ajouté au formulaire.
- Continuez à ajouter des champs à votre formulaire.
Lorsque vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire.
Saisie d'enregistrements
Lors de l'ajout d'enregistrements, les utilisateurs peuvent maintenant sélectionner un enregistrement dans la liste des enregistrements du formulaire référencé.
Lors de l'ajout d'enregistrements, les utilisateurs peuvent sélectionner un enregistrement dans la liste des enregistrements du formulaire référencé.
Dans cet exemple, le champ référencé était un champ de sélection unique, défini comme un champ clé. C'est pourquoi les utilisateurs voient les options spécifiques dans la liste déroulante.
Lorsque des champs de recherche sont définis, les options affichées dans la liste déroulante correspondent aux champs de recherche définis par le concepteur du formulaire.