Langue: Français
Cet article décrit comment ajouter un champ de référence lors de la conception d'un formulaire.
Les champs de référence sont des champs très utiles qui permettent de connecter des formulaires à d'autres formulaires ou à la base de données géographique intégrée d'ActivityInfo. Les utilisateurs peuvent lier leurs enregistrements aux enregistrements d'un autre formulaire.
En utilisant un champ de référence et plusieurs clés dans le formulaire référencé, vous pouvez également créer un « effet de cascade » pour permettre aux utilisateurs de sélectionner parmi une série d'options. Voir Comment ajouter un champ de référence pour référencer plusieurs champs d'un autre formulaire.
Champs de référence ou champs de sélection
Les champs de référence et les champs de sélection sont similaires, car ils vous permettent de créer des listes d'options. Cependant, ils servent des objectifs différents, il est donc important de choisir le type de champ approprié lors de la conception d'un formulaire.
- Champ de sélection : créer une liste d'options à l'intérieur du formulaire
- Champ de référence : référence un autre formulaire où chaque option est un autre enregistrement. Ici, il est possible d'inclure plus d'informations sur cette option (c'est-à-dire des métadonnées ou d'autres types d'informations) dans le formulaire référencé. Vous pouvez utiliser autant de champs que nécessaire pour capturer ces informations et en en faisant des champs clés, vous pouvez également importer ces informations dans le formulaire initial (créant l'« effet de cascade »).
Nous vous suggérons fortement de prendre en compte les meilleures pratiques suivantes :
- Utilisez un champ de sélection unique pour capturer une liste basique d'options qui ne nécessitent pas de métadonnées supplémentaires ou d'informations additionnelles. Exemples: catégories d'âge, liste d'options pour le sexe biologique, etc.
- Utilisez un champ de référence pour lier à un formulaire de référence où vous collecterez des informations supplémentaires pour chaque option (enregistrement). Vous vous attendez à ce que des modifications surviennent sur ces données (les données sont décrites comme dynamiques plutôt que statiques) et vous devez lier ces options dans de nombreux formulaires de votre base de données de manière cohérente. Exemples: organisations partenaires, liste d'institutions/entités, etc.
- Lors de la référence à un formulaire, les utilisateurs peuvent sélectionner parmi une liste d'options ajoutées à ce formulaire en utilisant le champ de référence. Pour limiter les options qui leur apparaissent aux options sélectionnées, vous pouvez définir des règles de validation pour le champ de référence.
- Vous pouvez ajouter un préfixe au numéro de série pour le personnaliser et le rendre plus lisible pour vos utilisateurs. Cela vous permet de montrer - sans révéler beaucoup d'informations - de quoi il s'agit dans l'enregistrement, si vous choisissez d'utiliser le numéro de série comme référence commune.
- La longueur maximale des caractères d'un champ clé pouvant apparaître dans le résultat d'une liste déroulante d'un champ de référence est de 128 caractères.
Comment ajouter un champ de référence pour référencer un enregistrement d'un autre formulaire
Pour ajouter un champ de référence, suivez ces étapes :
- Dans le formulaire auquel vous voulez vous référer, assurez-vous d'avoir défini comme champ clé le champ à partir duquel les utilisateurs feront leur sélection. Pour ce faire, ouvrez la page de conception du formulaire de ce formulaire, cliquez sur le champ, cochez « Clé » et enregistrez le formulaire.
Par défaut, les champs clés sont utilisés pour rechercher un enregistrement spécifique dans un formulaire. Alternativement, sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans une recherche ou ajoutez vos propres formules personnalisées.
Lors de la conception d'un formulaire, vous pouvez configurer les champs d'un formulaire de référence qui peuvent être utiles pour la recherche et leur ordre d'affichage. Il peut s'agir ou non de champs clés, ou simplement d'un sous-ensemble de champs clés.
- Allez à votre formulaire, et dans la page de conception du formulaire, cliquez sur « Référence » pour le sélectionner dans la palette des champs.
- Sélectionnez le formulaire qui contient les enregistrements que vous souhaitez lier. Les formulaires de la base de données actuelle sont affichés en premier. Pour trouver un formulaire dans une autre base de données, cliquez sur les flèches pour révéler le contenu de chaque base de données.
- Cliquez sur « Continuer ».
- Remplissez les propriétés du champ de référence en fournissant :
- Étiquette : saisissez la question pour laquelle l'utilisateur sélectionnera une option
- Description : fournissez éventuellement une description
- Code : fournissez éventuellement un code
- Dans les « Paramètres », cochez les cases que vous souhaitez appliquer au champ.
- Cliquez sur « Terminé » pour ajouter le champ.
- Continuez à ajouter des champs à votre formulaire. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le formulaire.
Saisie d'enregistrement
Lors de l'ajout d'enregistrements, les utilisateurs peuvent sélectionner un enregistrement dans la liste des enregistrements du formulaire référencé.
Dans cet exemple, le champ référencé est un champ de sélection unique, défini comme un champ clé. C'est pourquoi les utilisateurs voient les options spécifiques dans la liste déroulante.
Lorsque des champs de référence sont définis, les options affichées dans la liste déroulante correspondent aux champs de référence définis par le concepteur du formulaire.
Comment ajouter un champ de référence pour référencer plusieurs champs d'un autre formulaire (effet de cascade)
Lorsque le formulaire référencé a plus d'un champ clé, les utilisateurs sélectionnent une valeur pour chaque champ clé à tour de rôle. Chaque choix réduit les options du champ clé suivant. C'est ce qu'on appelle l'« effet de cascade ».
- Dans le formulaire que vous souhaitez référencer, définissez comme champs clés tous les champs auxquels vous voulez que votre formulaire se réfère.
- Ajoutez le champ de référence à votre formulaire en suivant les étapes 2 à 8 de la section Comment ajouter un champ de référence pour référencer un enregistrement d'un autre formulaire.
Lors de l'ajout d'enregistrements, les utilisateurs voient une liste déroulante pour chaque champ clé du formulaire référencé. Après que les utilisateurs ont sélectionné une province, la liste des écoles n'affiche que les écoles de cette province.
Dans cet exemple, le formulaire référencé a trois champs clés :
- un champ de référence, « Province », qui référence un formulaire de provinces
- un champ de texte, « Nom de l'école »
- un champ de sélection unique, « Type de salle »