La conception d'un formulaire avec un sous-formulaire vous permet d'ajouter plus de flexibilité à votre formulaire. Les sous-formulaires sont des formulaires dans un formulaire, par conséquent, la création d'un sous-formulaire est similaire à la création d'un formulaire.
Important : Pour que les utilisateurs puissent importer des enregistrements dans un | sous-formulaire, le formulaire doit avoir un numéro de série ou un champ clé. Les utilisateurs en ont besoin pour définir l'enregistrement parent auquel | ils ajoutent des enregistrements (de sous-formulaire) lors de l'importation dans le sous-formulaire.
Si vous souhaitez collecter des données de manière répétitive, vous pouvez ajouter un champ de sous-formulaire et définir la fréquence à l'aide d'un champ Date, Mois ou Semaine. Vous pouvez faire de ce champ un champ clé pour le sous-formulaire afin d'alerter les utilisateurs en cas de doublons pour cette période spécifique, par exemple.
En marquant un champ lié à la date comme champ clé, vous pouvez également ajouter un verrouillage au sous-formulaire.
Le nombre maximal de sous-formulaires dans un sous-formulaire est de 5. Le nombre maximal de sous-formulaires dans un formulaire est de 30.
Comment concevoir un formulaire avec un sous-formulaire
Suivez ces étapes pour créer un formulaire avec un sous-formulaire :
- Accédez à votre base de données. Si vous n'avez pas encore de base de données, consultez ajouter une base de données.
- Cliquez sur « Ajouter un formulaire » pour ouvrir la page de conception du formulaire.
- Nommez votre formulaire et cliquez sur « Ajouter un champ » pour afficher la palette des types de champs disponibles.
- Cliquez sur « Ajouter un champ » et cliquez sur « Sous-formulaire » pour ajouter un sous-formulaire au formulaire.
- Remplissez les propriétés du champ de sous-formulaire en fournissant les informations suivantes :
- Libellé : le nom du sous-formulaire
- Description : fournissez éventuellement une description
- Code : fournissez éventuellement un code
- Libellé d'enregistrement
- Ceci est important car lorsque vous visualisez un formulaire qui a un sous-formulaire avec des sous-enregistrements, vous pouvez identifier chaque sous-enregistrement en fonction de l'une des valeurs suivantes :
- Libellé d'enregistrement, s'il est défini sur le sous-formulaire ;
- Concaténation des valeurs des champs clés, si des champs clés sont définis sur le sous-formulaire ;
- Premier champ de texte défini sur le sous-formulaire ;
- ID d'enregistrement, si aucun champ de texte n'est défini.
- Dans les paramètres, cochez les cases que vous souhaitez appliquer au champ de sous-formulaire.
Si vous cochez la case « Obligatoire », alors | ce qui suit se produit : | | | * Lors de l'importation d'enregistrements dans un formulaire qui a un sous-formulaire obligatoire, le système n'empêchera pas l'importation de nouveaux enregistrements dans le formulaire s'il n'y a pas d'enregistrements pour le sous-formulaire. Les enregistrements du sous-formulaire doivent être importés dans une deuxième | étape. | * Le système n'empêche pas la suppression des enregistrements d'un sous-formulaire obligatoire. Ainsi, même si un sous-formulaire est obligatoire, ses | enregistrements peuvent être supprimés. | |
- Cliquez sur « Terminé » pour ajouter le sous-formulaire.
Succès, le sous-formulaire est ajouté.
Ajout de champs à un sous-formulaire
Cliquez dessus pour ouvrir l'onglet Propriétés et cliquez sur « Ouvrir le sous-formulaire » pour commencer à ajouter des champs au sous-formulaire.
Si vous rendez un sous-formulaire obligatoire en cochant cette propriété, veuillez noter ce qui suit : | | | * Lors de l'importation d'enregistrements dans un formulaire qui a un sous-formulaire obligatoire, le système n'empêchera pas l'importation de nouveaux enregistrements dans le formulaire s'il n'y a pas d'enregistrements pour le sous-formulaire. Les enregistrements du sous-formulaire doivent être importés dans une deuxième | étape. | * Le système n'empêche pas la suppression des enregistrements d'un sous-formulaire obligatoire. Ainsi, même si un sous-formulaire est obligatoire, ses enregistrements peuvent être supprimés.
Assurez-vous que les champs ajoutés à un sous-formulaire obligatoire peuvent être remplis lors de la saisie des données. Par exemple, un sous-formulaire qui ne contient que des champs avec des règles de pertinence ou la propriété « Masquer de la saisie » cochée peut empêcher un utilisateur d'enregistrer un enregistrement.
- Vous pouvez concevoir le sous-formulaire de la même manière que vous concevriez un formulaire. Cliquez sur « Ajouter un champ » pour commencer à ajouter des champs et définir les propriétés des champs afin de rendre le sous-formulaire encore plus flexible.
- Cliquez sur « Enregistrer » sur la page de conception du formulaire pour enregistrer les modifications.
Si vous souhaitez collecter des données de manière répétitive, vous pouvez ajouter un champ de sous-formulaire et définir la fréquence à l'aide d'un champ Date, Semaine, Quinzaine ou Mois comme clé dans le sous-formulaire. Vous pouvez faire de ce champ un champ clé pour le sous-formulaire afin d'alerter les utilisateurs en cas de doublons pour cette période spécifique ou de pouvoir ajouter un verrouillage au sous-formulaire.
- Les utilisateurs pourront ajouter des enregistrements au sous-formulaire.