La conception d'un Formulaire avec un Sous-formulaire vous permet d'ajouter plus de flexibilité à votre Formulaire. Les Sous-formulaires sont des Formulaires à l'intérieur d'un Formulaire, par conséquent, la création d'un Sous-formulaire est similaire à la création d'un Formulaire.
Important : Pour que les Utilisateurs puissent importer des Enregistrements dans un Sous-formulaire, le Formulaire doit avoir un champ Numéro de série ou un champ Clé. Les Utilisateurs en ont besoin pour définir l'Enregistrement Parent auquel ils ajoutent des Enregistrements (de Sous-formulaire) lors de l'importation dans le Sous-formulaire.
Si vous souhaitez collecter des données de manière répétitive, vous pouvez ajouter un champ Sous-formulaire et définir la fréquence à l'aide d'un champ Date, Mois ou Semaine. Vous pouvez faire de ce champ un champ Clé pour le Sous-formulaire afin d'alerter les Utilisateurs en cas de saisies en double pour cette période spécifique, par exemple.
En marquant un champ de type date comme champ Clé, vous pouvez également ajouter un Verrou au Sous-formulaire.
Le nombre maximum de Sous-formulaires dans un Sous-formulaire est de 5. Le nombre maximum de Sous-formulaires dans un Formulaire est de 30.
Comment concevoir un Formulaire avec un Sous-formulaire
Suivez ces étapes pour créer un Formulaire avec un Sous-formulaire :
- Aller à votre Base de données. Si vous n'avez pas encore de Base de données, consultez ajouter une Base de données.
- Cliquez sur « Ajouter un formulaire » pour ouvrir la page de Conception du Formulaire.
- Donnez un nom à votre Formulaire et cliquez sur « Ajouter un champ » pour afficher la palette des types de Champs disponibles.
- Cliquez sur « Ajouter un champ » et cliquez sur « Sous-formulaire » pour ajouter un Sous-formulaire au Formulaire.
- Remplissez les propriétés du champ Sous-formulaire en fournissant les informations suivantes :
- Étiquette : le nom du Sous-formulaire
- Description : fournissez éventuellement une description
- Code : fournissez éventuellement un code
- Libellé d'enregistrement
- Ceci est important car lorsque vous consultez un Formulaire qui a un sous-formulaire avec des sous-enregistrements, vous pouvez identifier chaque sous-enregistrement en fonction de l'une des valeurs suivantes :
- Libellé d'enregistrement, s'il est défini sur le sous-formulaire ;
- Concaténation des valeurs des champs clés, si des champs clés sont définis sur le sous-formulaire ;
- Premier champ de texte défini sur le sous-formulaire ;
- ID de l'enregistrement, si aucun champ de texte n'est défini.
- Dans les Paramètres, cochez les cases que vous souhaitez appliquer pour le champ Sous-formulaire.
Si vous cochez la case « Obligatoire », alors il se passe ce qui suit :
- Lors de l'importation d'enregistrements dans un Formulaire qui a un Sous-formulaire Obligatoire, le système n'empêchera pas l'importation de nouveaux enregistrements dans le Formulaire s'il n'y a pas d'Enregistrements pour le Sous-formulaire. Les Enregistrements du Sous-formulaire doivent être importés dans une deuxième étape.
- Le système n'empêche pas la suppression des enregistrements d'un Sous-formulaire obligatoire. Ainsi, même si un Sous-formulaire est Obligatoire, ses enregistrements peuvent être supprimés.
- Cliquez sur « Terminé » pour ajouter le Sous-formulaire.
Succès, le Sous-formulaire est ajouté.
Ajouter des Champs à un Sous-formulaire
Cliquez dessus pour ouvrir l'onglet Propriétés et cliquez sur « Ouvrir le sous-formulaire » pour commencer à ajouter des champs au Sous-formulaire.
Si vous rendez un **Sous-formulaire ** Obligatoire en cochant cette propriété, veuillez noter ce qui suit :
- Lors de l'importation d'enregistrements dans un Formulaire qui a un Sous-formulaire Obligatoire, le système n'empêchera pas l'importation de nouveaux enregistrements dans le Formulaire s'il n'y a pas d'Enregistrements pour le Sous-formulaire. Les Enregistrements du Sous-formulaire doivent être importés dans une deuxième étape.
- Le système n'empêche pas la suppression des enregistrements d'un Sous-formulaire obligatoire. Ainsi, même si un Sous-formulaire est Obligatoire, ses enregistrements peuvent être supprimés.
Assurez-vous que les champs ajoutés à un Sous-formulaire Obligatoire peuvent être remplis lors de la saisie des données. Par exemple, un Sous-formulaire qui ne contient que des Champs avec des Règles de pertinence ou la propriété « Masquer à la saisie » cochée pourrait empêcher un Utilisateur d'enregistrer un enregistrement.
- Vous pouvez concevoir le Sous-formulaire de la même manière que vous concevriez un Formulaire. Cliquez sur « Ajouter un champ » pour commencer à ajouter des champs et définir leurs propriétés afin de rendre le Sous-formulaire encore plus flexible.
- Cliquez sur « Enregistrer » sur la page de Conception du Formulaire pour enregistrer les modifications.
Si vous souhaitez collecter des données de manière répétitive, vous pouvez ajouter un champ Sous-formulaire et définir la fréquence à l'aide d'un champ Date, Semaine, Quinzaine, ou Mois comme Clé dans le Sous-formulaire. Vous pouvez faire de ce champ un champ Clé pour le Sous-formulaire afin d'alerter les Utilisateurs en cas de saisies en double pour cette période spécifique ou pour pouvoir ajouter un Verrou au Sous-formulaire.
- Les Utilisateurs pourront ajouter des Enregistrements au Sous-formulaire.