La section suivante explique comment fonctionne le numéro de série et décrit comment ajouter un numéro de série lors de la conception d'un formulaire. Elle présente également des façons de personnaliser le numéro de série en utilisant le contenu d'autres champs pour le rendre plus facile à retenir.
Chaque enregistrement stocké dans ActivityInfo se voit automatiquement attribuer un identifiant unique généré aléatoirement lors de sa création. En utilisant un champ Numéro de série dans votre formulaire, vous pouvez identifier plus facilement chaque enregistrement grâce à un format plus facile à retenir qui consiste en des numéros séquentiels tels que "000023", "000024".
Si vous ajoutez un champ Numéro de série dans votre formulaire, ce champ devient automatiquement le champ clé de votre formulaire et vous ne pouvez pas ajouter d'autres clés.
Un seul champ Numéro de série peut être ajouté par formulaire.
Pour faciliter le suivi ou la mémorisation d'un enregistrement, au lieu d'avoir simplement un numéro, vous pouvez lui ajouter un préfixe qui lui donnera plus de traçabilité, sans révéler d'informations sensibles. Pour ce faire, vous pouvez ajouter une formule de préfixe.
Ceci est utile car cela vous permet d'identifier rapidement tout enregistrement spécifique dans la vue Tableau.
De plus, cela permet aux utilisateurs de se référer facilement à un tel enregistrement si vous utilisez plusieurs formulaires qui sont liés entre eux avec des champs de référence.
Afin de garantir que les numéros de série sont uniques, ils ne sont attribués qu'une fois que l'enregistrement est réellement enregistré sur le serveur. Lorsque vous modifiez un enregistrement qui n'est pas encore enregistré, le champ du formulaire s'affiche sous la forme "(En attente)".
Vous pouvez également utiliser des numéros de série dans les sous-formulaires. Dans les sous-formulaires, la formule de préfixe peut également provenir du formulaire parent.
Par défaut, ActivityInfo attribue un numéro de série en utilisant le format '%06d' qui est de 6 chiffres avec un remplissage de zéros.
Une fois qu'un numéro de série est attribué à un enregistrement, il ne peut plus être modifié.
Si des enregistrements ont été ajoutés à un formulaire avant que des modifications ne soient appliquées à une formule de préfixe, le numéro de série précédent restera le même et la modification ne sera applicable qu'aux nouveaux enregistrements.
Si vous enregistrez un enregistrement tout en utilisant une base de données mise à disposition hors ligne, un numéro de série ne lui sera pas attribué tant que vous n'aurez pas entièrement synchronisé le formulaire avec ActivityInfo.
Les numéros de série peuvent être particulièrement utiles dans la mise en place de systèmes de suivi de cas, où les travailleurs sociaux ont besoin d'un identifiant facile à retenir pour chaque cas qui n'inclut pas d'informations d'identification personnelle.
Comment ajouter un numéro de série
Ajout du champ Numéro de série
- Dans la page de conception du formulaire, cliquez sur "Numéro de série" pour le sélectionner dans la palette des champs.
Remplissez les propriétés du numéro de série en fournissant :
- Étiquette : donnez un nom descriptif au numéro de série
- Description : fournissez éventuellement une description pour le numéro de série
- Code : fournissez éventuellement un code pour le numéro de série
- Formule de préfixe : vous pouvez personnaliser le numéro de série en utilisant un autre champ ; lisez les exemples suivants pour plus d'informations
Dans les paramètres, cochez les cases que vous souhaitez appliquer au numéro de série.
Personnalisation du champ Numéro de série avec un champ Sélection unique
- Vous pouvez personnaliser un numéro de série en utilisant un champ Sélection unique. Dans ce cas, les utilisateurs pourront sélectionner le préfixe dans une liste d'options que vous leur fournirez.
- Ajoutez un champ Sélection unique et ajoutez comme options tous les préfixes possibles.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Dans la section Préfixe du champ Numéro de série, cliquez sur la flèche pour afficher une liste d'options qui peuvent servir de préfixes et sélectionnez le champ Sélection unique.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire.
- Lorsqu'un utilisateur ajoute un enregistrement, il ne pourra pas remplir le champ Numéro de série car il est automatiquement rempli par ActivityInfo. Au lieu de cela, il verra le mot "En attente" dans ce champ.
- Si vous avez utilisé un champ Sélection unique pour définir le préfixe, l'utilisateur pourra le sélectionner lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement et il sera automatiquement ajouté comme préfixe au numéro de série qui sera attribué à l'enregistrement.
- Ceci apparaîtra dans la vue Tableau devant le numéro de série.
Personnalisation du champ Numéro de série avec un champ Texte
- Vous pouvez personnaliser un numéro de série en utilisant un champ Texte. Dans ce cas, les utilisateurs pourront fournir un court texte qui sera ensuite utilisé comme préfixe du numéro de série. Vous pouvez également ajouter un Masque de saisie au champ Texte, pour contraindre ce que les utilisateurs peuvent taper dans le champ Texte.
- Ajoutez un champ Texte.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Dans la section Préfixe du champ Numéro de série, cliquez sur la flèche pour afficher une liste d'options qui peuvent servir de préfixes et sélectionnez le champ Texte.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire.
- Lorsqu'un utilisateur ajoute un enregistrement, il ne pourra pas remplir le champ Numéro de série car il est automatiquement rempli par ActivityInfo. Au lieu de cela, il verra le mot "En attente" dans ce champ.
- Si vous avez utilisé un champ Texte pour définir le préfixe, l'utilisateur pourra taper dans le champ Texte qui sera ensuite automatiquement ajouté au préfixe.
- Ceci apparaîtra dans la vue Tableau devant le numéro de série.
Personnalisation du champ Numéro de série avec une formule de texte
- Vous pouvez personnaliser un numéro de série en utilisant plus d'un champ Texte et des formules de texte.
- Ajoutez les champs Texte que vous souhaitez utiliser et donnez-leur un Code.
- Ajoutez un champ Numéro de série, donnez-lui un nom et dans la section Préfixe du champ Numéro de série, tapez la formule de texte. Utilisez les codes que vous avez attribués aux champs Texte dans la formule.
- Cliquez sur "Terminé" pour ajouter le champ.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire.
- Lorsqu'un utilisateur ajoute un enregistrement, il ne pourra pas remplir le champ Numéro de série car il est automatiquement rempli par ActivityInfo. Au lieu de cela, il verra le mot "En attente" dans ce champ.
- Si vous avez utilisé des champs Texte pour définir le préfixe, l'utilisateur pourra taper dans les champs Texte et le préfixe sera automatiquement appliqué au numéro de série.
Personnalisation du numéro de série avec un champ d'un formulaire référencé
- Vous pouvez personnaliser un numéro de série en utilisant un champ Texte, un champ Sélection unique ou un numéro de série d'un autre formulaire. Pour ce faire, vous devez ajouter un champ de référence dans votre formulaire et référencer le formulaire qui contient le champ que vous souhaitez utiliser.
- Ensuite, dans la formule de préfixe du champ Numéro de série, cliquez sur la flèche et sélectionnez le champ dans la liste ou tapez la formule.
- Lorsqu'un utilisateur ajoute un enregistrement, il ne pourra pas remplir le champ Numéro de série car il est automatiquement rempli par ActivityInfo. Au lieu de cela, il verra le mot "En attente" dans ce champ.
- Si vous avez utilisé un champ de référence pour définir le préfixe, l'utilisateur pourra sélectionner sa réponse dans le champ de référence (qui serait le numéro de série ou tout autre(s) champ(s) clé(s) du formulaire référencé) et le préfixe sera automatiquement appliqué au numéro de série.