Champ clé

Aperçu

La propriété "Clé" d'un champ a de multiples objectifs, notamment l'étiquetage des enregistrements dans l'interface utilisateur, la garantie de l'unicité des enregistrements lors de la saisie de données, et l'aide aux utilisateurs pour rechercher des enregistrements liés lors de la saisie de données pour un champ de référence. Vous pouvez définir les champs clés dans les fiches de champ sous « Paramètres ».

Comportement

Les champs clés dans ActivityInfo sont utilisés pour les fonctions suivantes :

• Une manière d'étiqueter les enregistrements dans l'interface utilisateur
• Garantir l'unicité des enregistrements lors de la saisie de données
• Rechercher des enregistrements liés lors de la saisie de données
• Faire correspondre les enregistrements liés lors de l'importation
• Faire correspondre les enregistrements existants à mettre à jour lors de l'importation
• Indiquer à quels champs les verrous basés sur la date s'appliquent

Étiquetage des enregistrements

Lors de la sélection ou de la suppression d'enregistrements, les enregistrements sont étiquetés dans l'interface utilisateur en utilisant les valeurs suivantes (listées par ordre de préférence du système) :

1. Libellé d'enregistrement, s'il est défini sur le formulaire
2. Concaténation des valeurs des champs clés, si des champs clés sont définis sur le formulaire
3. Premier champ de texte défini sur le formulaire
4. ID de l'enregistrement, si aucun champ de texte n'est défini. Chaque enregistrement dans ActivityInfo se voit attribuer automatiquement un ID d'enregistrement unique, généré automatiquement, qui ne change jamais. L'ID de l'enregistrement est utilisé pour stocker la relation entre deux enregistrements et est essentiel pour préserver l'intégrité référentielle, mais il n'est pas très convivial.

Les ID d'enregistrement sont normalement masqués pour l'utilisateur, mais vous pouvez les afficher dans la vue Formulaire en cliquant sur « Sélectionner des colonnes » puis en cochant « ID de l'enregistrement » :

Si aucun libellé d'enregistrement n'est défini, alors le champ clé est utilisé. Si aucun champ clé n'est spécifié, l'ID de l'enregistrement est utilisé pour étiqueter l'enregistrement. Ce n'est probablement pas ce que vous souhaitez.

Pour une meilleure lisibilité, nous vous recommandons de spécifier un libellé d'enregistrement.

Garantir l'unicité

ActivityInfo n'autorise pas l'ajout d'enregistrements avec le même champ clé.

S'il y a plusieurs champs clés, alors la combinaison des valeurs des champs clés doit être unique. Par exemple, si vous avez deux champs clés « Prénom » et « Nom de famille », alors « Jean Dupont » et « Jean Dupont » sont considérés comme des doublons, mais « Jean Martin » et « Jean Dupont » et « Pierre Dupont » sont des combinaisons différentes et peuvent toutes être ajoutées au formulaire.

Si vous essayez d'ajouter un enregistrement avec la même combinaison de champs clés, un message d'erreur s'affiche :

La vérification des doublons nécessite l'accès aux enregistrements existants. Si deux utilisateurs travaillent hors ligne et sont déconnectés d'Internet, il est possible qu'ils ajoutent des enregistrements en double. Les deux copies des enregistrements sont synchronisées avec le serveur lorsque les utilisateurs se connectent.

Recherche d'enregistrements dans les champs de référence

Lorsque vous ajoutez un champ de référence à un autre formulaire, les champs clés sont utilisés par défaut pour afficher la liste des enregistrements parmi lesquels choisir.

Si vous désignez plusieurs champs comme champs clés, ActivityInfo fournit un ensemble de menus déroulants en cascade.

Par défaut, les champs clés sont utilisés pour rechercher des valeurs dans un formulaire. Alternativement, sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans une recherche ou ajoutez votre ou vos propres formules personnalisées.

Lors de la conception d'un formulaire, vous pouvez configurer quels champs d'un formulaire de référence peuvent être utiles pour la recherche. Il peut s'agir ou non de champs clés, ou simplement d'un sous-ensemble de champs clés.

Pour plus d'informations sur les champs de référence, consultez Champ de référence.

Étiquetage des valeurs de référence dans la vue Tableau

Lors de la visualisation d'un formulaire avec un champ de référence dans la vue Tableau, les valeurs des champs clés sont utilisées pour étiqueter l'enregistrement lié.

Champs clés et verrous par plage de dates

Lorsque vous ajoutez un verrou par plage de dates, il ne s'applique qu'aux formulaires qui ont un champ de type date désigné comme champ clé. Cela inclut :

• Date
• Mois
• Semaine
• Quinzaine

Dans de nombreux cas, vous pourriez vouloir appliquer un verrou basé sur une date qui n'est pas un champ clé. Dans ces cas, vous devriez plutôt utiliser un verrou basé sur des règles.

Champs clés facultatifs

Le premier champ clé d'un formulaire est « Obligatoire » par défaut.

Cependant, les champs clés suivants peuvent être facultatifs. Cela peut être utile si un champ fait partie de l'identifiant unique d'un enregistrement, mais seulement une partie du temps.

Types de champs pris en charge

Les types de champs suivants peuvent être désignés comme champs clés :

• Numéro de série
• Quinzaine
• Code-barres
• Date
• Utilisateur
• Référence
• Mois
• Texte
• Semaine
• Quinzaine
• Sélection unique

Limites

Chaque formulaire peut avoir un maximum de 10 champs clés.

Un champ de type Numéro de série est toujours le seul champ clé. Un champ de type Numéro de série ne peut pas être combiné avec d'autres champs clés.

Exemple

Le tableau suivant fournit quelques exemples de formulaires et de choix courants pour les champs clés.