Aperçu
Les valeurs par défaut sont des valeurs prédéfinies qui apparaissent automatiquement dans un Champ lors de la création d'un nouvel Enregistrement. Cela peut rationaliser la saisie de données et améliorer la qualité des données en automatisant le processus de saisie de données, augmentant ainsi la cohérence et faisant gagner du temps aux utilisateurs.
Comportement
L'ajout d'une valeur par défaut pour un Champ signifie que la valeur par défaut définie est automatiquement renseignée dans ce Champ lors de l'ajout d'un nouvel Enregistrement.
Les valeurs par défaut ne sont générées que lors de l'ajout de nouveaux Enregistrements. Les valeurs par défaut ne sont pas générées lors de la modification d'un Enregistrement existant.
Si vous utilisez l'outil d'importation ou l'API pour ajouter un nouvel Enregistrement et que vous n'avez pas inclus la colonne pour un Champ qui a une valeur par défaut définie, l'outil d'importation renseigne automatiquement la valeur par défaut. Mais si vous incluez la colonne pour un Champ avec une valeur par défaut définie et que vous avez fourni une valeur, la valeur que vous avez fournie remplace la valeur par défaut. Pour plus d'informations, consultez Importer des enregistrements dans un formulaire.
Les Formules utilisées dans les valeurs par défaut sont évaluées une seule fois, uniquement lorsqu'un Enregistrement est ajouté au Formulaire. Elles ne sont pas réévaluées lorsqu'un enregistrement existant est modifié. Si vous avez besoin que la Formule soit réévaluée lorsque des mises à jour sont apportées à un Enregistrement, utilisez un Champ calculé.
Types de Champ pris en charge
Les types de Champ suivants sont pris en charge :
- Texte
- Texte multiligne
- Quantité
- Sélection unique
- Sélection multiple
- Référence
- Point géographique
- Date
- Semaine
- Quinzaine
- Mois
- Utilisateur
Exemples de cas d'utilisation
Définir des Champs avec des valeurs par défaut en lecture seule
Définir des Champs qui ont des valeurs par défaut définies comme étant en lecture seule signifie que la valeur fournie par défaut pour un Champ ne peut pas être modifiée manuellement par les utilisateurs lors de l'ajout d'un nouvel Enregistrement et lors de la modification d'un Enregistrement existant. Le Champ reste statique avec sa valeur par défaut, et les utilisateurs ne peuvent pas la remplacer ou saisir une valeur différente.
Vous pouvez choisir de définir un Champ avec des valeurs par défaut en lecture seule dans les situations où la valeur doit rester constante dans le temps. Par exemple, vous pouvez définir comme étant en lecture seule les champs qui collectent la date à laquelle un Enregistrement a été ajouté ou l'utilisateur qui a ajouté l'Enregistrement à un Formulaire afin de préserver l'intégrité de ces informations clés.
Pour rendre le champ de date dynamique, c'est-à-dire permettre aux utilisateurs d'ajouter des Enregistrements à des dates différentes, vous pouvez utiliser une Formule avec la Fonction TODAY. L'utilisation de « lecture seule » garantit que la valeur reste la même et ne peut pas être mise à jour.
Définir des valeurs par défaut en lecture seule permet d'appliquer la cohérence, la précision et le contrôle des données dans votre Base de données en garantissant que certaines valeurs de champ restent inchangées tout au long du cycle de vie d'un Enregistrement.
Lors de l'utilisation de l'outil d'importation pour ajouter ou Modifier des Enregistrements, les Champs définis en lecture seule ne sont pas mis à jour avec les valeurs correspondantes du fichier importé. Pour plus d'informations, consultez Importer des enregistrements dans un formulaire.
Capture de la date d'ajout d'un Enregistrement
Si vous devez rendre compte de la date à laquelle un Enregistrement a été ajouté à un Formulaire, pour des raisons de responsabilité, vous pouvez définir une valeur par défaut pour un champ Date intitulé « Date d'ajout de l'enregistrement ». Si vous prévoyez que des Enregistrements soient ajoutés à des dates différentes, vous pouvez générer la valeur par défaut à l'aide d'une Formule avec la Fonction TODAY pour renseigner dynamiquement la date actuelle lors de l'ajout de l'Enregistrement. Vous devez ensuite définir le Champ en lecture seule pour vous assurer que les utilisateurs ne pourront pas Modifier la date à l'avenir.
Définir la première étape d'un flux de travail comme valeur par défaut
Vous pouvez configurer un flux de travail de révision (où les Enregistrements passent par des étapes de révision) à l'aide de valeurs par défaut.
- Ajoutez un Champ de Sélection Multiple « Statut de la révision » à votre Formulaire.
- Définissez la valeur par défaut de ce Champ sur « En attente de révision » afin que la première étape de votre flux de travail de révision soit automatiquement définie lorsque l'Enregistrement est ajouté pour la première fois au Formulaire.
Ne définissez pas ce Champ en lecture seule. Au fur et à mesure que l'enregistrement progresse dans le flux de travail, les utilisateurs doivent pouvoir Modifier l'enregistrement et mettre à jour la valeur pour refléter l'étape actuelle. 3. Profitez du processus de saisie de données rationalisé où tous les nouveaux Enregistrements sont systématiquement affectés à l'étape correcte (suivante).