Supprimer les enregistrements en double dans un formulaire

Cet article décrit ce qu'est un doublon et comment vous pouvez utiliser l'analyse de doublons pour supprimer les doublons de votre formulaire.

Vous avez besoin du rôle et/ou des permissions suivants pour utiliser l'outil d'analyse de doublons :

• Propriétaire de la base de données
• Permissions "Voir" et "Résoudre les doublons"

Pour plus d'informations, consultez Comprendre les permissions et Opérations.

Dans un formulaire, différents enregistrements peuvent en fait se référer au même objet. Par exemple, ils peuvent se référer à la même personne ou au même lieu. Ce sont des enregistrements en double, qui peuvent être créés lorsque :

• Fusionner des ensembles de données collectés à partir de différentes sources
• Rencontrer des divergences dans la typologie, la translittération, la langue, les synonymes ou les mesures des données

Vous pouvez trouver et résoudre les entrées en double dans ActivityInfo à l'aide de l'analyse de doublons.

L'analyse de doublons est disponible pour les utilisateurs disposant d'au moins une permission de consultation des enregistrements pour le formulaire en question.
Pour plus d'informations sur les permissions, consultez Comprendre les permissions ou contactez votre administrateur.

Trouver les enregistrements dupliqués dans les formulaires

Pour trouver les enregistrements en double dans votre formulaire, suivez ces étapes :

1. Naviguez vers votre formulaire.
2. Cliquez sur "Outils" et sélectionnez "Analyser les doublons".

Si vous ne voyez pas "Outils" dans la barre d'outils, vous n'avez pas les permissions suffisantes pour effectuer cette action. Pour plus d'informations, consultez Comprendre les permissions.

3. Sélectionnez au moins l'un des champs à inclure dans l'analyse de doublons. Pour les options de sélection rapide, cliquez sur "Sélectionner" et choisissez parmi les options suivantes :

• Champs clés
• Champs uniques
• Tous les champs
• Champs de référence
• Désélectionner tous les champs
  

4. Définissez la sensibilité de la recherche en faisant glisser le curseur entre "EXACT" et "FAIBLE".
   L'analyse de doublons détecte les correspondances possibles en fonction de la similarité des valeurs des champs d'enregistrement :

• EXACT : Correspondances identiques uniquement.
• ÉLEVÉ : Correspondances presque identiques, très probablement des fautes d'orthographe, telles que Anna / Anne ou Rabiya / Rabiyä.
• FAIBLE : Correspondances qui peuvent être des erreurs de translittération, telles que : Isa / Äysa.
  

5. Cliquez sur "Démarrer l'analyse de doublons" pour confirmer votre sélection et lancer l'analyse.

Vous ne pouvez pas démarrer l'analyse tant que le bouton "Démarrer l'analyse de doublons" est grisé. Le bouton est activé lorsque vous sélectionnez au moins un champ à analyser.

L'analyse peut prendre beaucoup de temps, en fonction du nombre de champs que vous sélectionnez et du nombre d'enregistrements dans votre formulaire. Vous pouvez quitter votre formulaire pendant l'exécution de l'analyse et consulter les résultats une fois l'analyse terminée.

6. Filtrer les résultats de la recherche dans la "Vue tableau" si le nombre maximal de 100 000 enregistrements ciblés est atteint.

Examiner les résultats de l'analyse de doublons

L'analyse de doublons regroupe et affiche les enregistrements potentiellement dupliqués. S'il existe plusieurs groupes d'enregistrements dupliqués, les résultats sont affichés sur des pages séparées pour examen.

Utilisez les boutons "Passer au groupe suivant" ou "Précédent" pour naviguer entre les groupes de doublons.

Résoudre les résultats de l'analyse de doublons

Pour résoudre les entrées en double, vous pouvez modifier, ignorer les enregistrements sélectionnés, fusionner ou supprimer les enregistrements.

Pour modifier ou supprimer des enregistrements en double, vous devez avoir l'autorisation de modifier ou de supprimer des enregistrements dans le formulaire en question.

• Cliquez sur "Modifier l'enregistrement" pour apporter des modifications à l'enregistrement en double sélectionné, puis cliquez sur "Enregistrer l'enregistrement" pour appliquer la modification.

Cliquer sur "Enregistrer l'enregistrement" vous ramène à la "Vue tableau" de votre formulaire. Cliquez sur "Examiner les résultats" pour continuer à parcourir les résultats de l'analyse de doublons.

• Cliquez sur "Ignorer la sélection" pour ignorer certains enregistrements sans aucune modification.

• Cliquez sur "Supprimer la sélection" pour supprimer un enregistrement en double, puis continuez à examiner les résultats de l'analyse de doublons.

• Cliquez sur "Fusionner les enregistrements" et sélectionnez les doublons que vous souhaitez fusionner en un seul enregistrement principal. Utilisez la combinaison Ctrl + Clic ou Shift + Clic pour sélectionner les options.

Une fois que vous avez sélectionné l'enregistrement principal, examinez chaque champ de l'enregistrement pour vous assurer de l'exactitude des données.

L'enregistrement que vous sélectionnez comme enregistrement principal reçoit les informations et les dépendances contenues dans les enregistrements secondaires, y compris les enregistrements de sous-formulaire, les pièces jointes, les références, les références inverses.
Une fois que toutes ces informations sont ajoutées à l'enregistrement principal, les enregistrements secondaires sont supprimés dans le cadre du processus de fusion. Cela signifie que les références et les dépendances qui pointaient vers les données secondaires pointent maintenant vers l'enregistrement principal.

La fusion d'enregistrements est irréversible, même à partir du journal d'audit.

Exécutez également l'analyse de doublons sur le(s) sous-formulaire(s), si nécessaire.

Quitter l'analyse de doublons

Pour quitter l'analyse de doublons, cliquez sur "Retour au tableau" en bas de la page. Cela vous ramène à la "Vue tableau".