Supprimer les enregistrements en double dans un formulaire

Cet article décrit ce qu'est un doublon et comment vous pouvez utiliser l'analyseur de doublons pour supprimer les doublons de votre formulaire.

Vous avez besoin du rôle et/ou des autorisations suivantes pour utiliser l'outil d'analyse des doublons :

• Propriétaire de la base de données
• Autorisations « Consulter » et « Résoudre les doublons »

Pour plus d'informations, consultez Comprendre les autorisations et Opérations.

Dans un formulaire, différents enregistrements peuvent en fait faire référence au même objet. Par exemple, ils peuvent faire référence à la même personne ou au même lieu. Il s'agit d'enregistrements en double, qui peuvent être créés lorsque :

• Fusion de jeux de données collectés à partir de différentes sources
• Rencontre de divergences dans la typologie, la translittération, la langue, les synonymes ou les mesures des données

Vous pouvez trouver et résoudre les entrées en double dans ActivityInfo à l'aide de l'analyseur de doublons.

L'analyseur de doublons est disponible pour les utilisateurs disposant au moins de l'autorisation Consulter les enregistrements pour le formulaire en question.
Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez Comprendre les autorisations ou contactez votre administrateur.

Trouver des enregistrements en double dans les formulaires 

Pour trouver des enregistrements en double dans votre formulaire, suivez ces étapes :

1. Aller à votre formulaire.
2. Cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Lancer l'analyse des doublons ».

Si vous ne voyez pas « Outils » dans la barre d'outils, vous ne disposez pas des autorisations suffisantes pour effectuer cette action. Pour plus d'informations, consultez Comprendre les autorisations.

3. Sélectionnez au moins un des champs à inclure dans l'analyse de doublons. Pour les options de sélection rapide, cliquez sur « Sélectionner » et choisissez parmi les suivantes :

• Champs clés
• Champs uniques
• Tous les champs
• Champs de référence
• Désélectionner tout
  

4. Réglez la sensibilité de la recherche en faisant glisser le curseur entre « EXACT » et « FAIBLE ».
   L'analyseur de doublons détecte les correspondances possibles en fonction de la similarité des valeurs des champs de l'enregistrement :

• EXACT : Correspondances identiques uniquement.
• ÉLEVÉE : Correspondances presque identiques, très probablement des fautes d'orthographe, telles que Anna / Anne ou Rabiya / Rabiyä.
• FAIBLE : Correspondances pouvant être des erreurs de translittération, telles que : Isa / Äysa.
  

5. Cliquez sur « Lancer l'analyse des doublons » pour confirmer votre sélection et exécuter l'analyse.

Vous ne pouvez pas lancer l'analyse tant que le bouton « Lancer l'analyse des doublons » est grisé. Le bouton est activé lorsque vous sélectionnez au moins un champ à analyser.

L'analyse peut prendre beaucoup de temps, en fonction du nombre de champs que vous sélectionnez et du nombre d'enregistrements dans votre formulaire. Vous pouvez quitter votre formulaire pendant que l'analyse s'exécute et vérifier les résultats une fois l'analyse terminée.

6. Filtrez les résultats de la recherche dans la « Vue Tableau » si le nombre maximum de 100 000 enregistrements concernés est atteint.

Vérifier les résultats de l'analyse de doublons 

L'analyseur de doublons regroupe et affiche les enregistrements potentiellement en double. S'il existe plusieurs groupes d'enregistrements en double, les résultats sont affichés sur des pages distinctes pour vérification.

Utilisez les boutons « Passer au groupe suivant » ou « Précédent » pour naviguer entre les groupes de doublons.

Résoudre les résultats de l'analyse de doublons 

Pour résoudre les entrées en double, vous pouvez modifier, ignorer la sélection, fusionner ou supprimer des enregistrements.

Pour modifier ou supprimer des enregistrements en double, vous devez avoir reçu l'autorisation de modifier ou de supprimer des enregistrements dans le formulaire en question.

• Cliquez sur « Modifier l'enregistrement » pour apporter des modifications à l'enregistrement en double sélectionné, puis cliquez sur « Enregistrer l'enregistrement » pour appliquer la modification.

Cliquer sur « Enregistrer l'enregistrement » vous ramène à la « Vue Tableau » de votre formulaire. Cliquez sur « Vérifier les résultats » pour continuer à parcourir les résultats de l'analyse de doublons.

• Cliquez sur « Ignorer la sélection » pour ignorer certains enregistrements sans aucune modification.

• Cliquez sur « Supprimer la sélection » pour supprimer un enregistrement en double, puis continuez à vérifier les résultats de l'analyse de doublons.

• Cliquez sur « Fusionner les enregistrements » et sélectionnez les doublons que vous souhaitez fusionner en un seul enregistrement principal. Utilisez la combinaison Ctrl + Clic ou Maj + Clic pour sélectionner les options.

Une fois que vous avez sélectionné l'enregistrement principal, vérifiez chaque champ de l'enregistrement pour vous assurer de l'exactitude des données.

L'enregistrement que vous sélectionnez comme enregistrement principal reçoit les informations et les dépendances contenues dans les enregistrements secondaires, y compris les enregistrements de sous-formulaire, les pièces jointes, les références et les références inverses.
Une fois que toutes ces informations sont ajoutées à l'enregistrement principal, le ou les enregistrements secondaires sont ensuite supprimés dans le cadre du processus de fusion. Cela signifie que les références et les dépendances qui pointaient vers les données secondaires pointent désormais vers l'enregistrement principal.

La fusion d'enregistrements est irréversible, même depuis le journal d'audit.

Exécutez également l'analyse de doublons sur le ou les sous-formulaires, si nécessaire.

Quitter l'analyse de doublons 

Pour quitter l'analyse de doublons, cliquez sur « Retour au tableau » en bas de la page. Cela vous ramène à la « Vue Tableau ».