Este artículo describe qué es un duplicado y cómo puede utilizar el Escáner de Duplicados para eliminar duplicados de su Formulario.
Necesita el siguiente rol y/o permisos para utilizar la herramienta Escáner de Duplicados:
- Propietario de la Base de datos
- Permisos de “Ver” y “Resolver Duplicados”
Para más información, consulte Entender los permisos y Operaciones.
En un Formulario, diferentes registros pueden referirse en realidad al mismo objeto. Por ejemplo, pueden referirse a la misma persona o lugar. Estos son registros duplicados, que pueden crearse cuando:
- Se fusionan conjuntos de datos recopilados de diferentes fuentes
- Se encuentran discrepancias en la tipología, transliteración, idioma, sinónimos o mediciones de los datos
Puede encontrar y resolver entradas duplicadas en ActivityInfo utilizando el Escáner de Duplicados.
El Escáner de Duplicados está disponible para usuarios con al menos el permiso de Ver registros para el Formulario en cuestión.
Para más información sobre permisos, consulte Entender los Permisos o contacte a su administrador.
Encontrar registros duplicados en Formularios
Para encontrar registros duplicados en su Formulario, siga estos pasos:
- Navegue a su Formulario.
- Haga clic en "Herramientas" y seleccione "Escanear Duplicados".
Si no puede ver “Herramientas” en la Barra de herramientas, entonces no tiene permisos suficientes para realizar esta acción. Para más información, consulte Entender los permisos.
- Seleccione al menos uno de los campos para incluir en el Escaneo de Duplicados. Para opciones de selección rápida, haga clic en “Seleccionar” y elija entre lo siguiente:
- Campos clave
- Campos únicos
- Todos los campos
- Campos de referencia
- Deseleccionar todos los campos
- Establezca la sensibilidad de la búsqueda deslizando el interruptor entre “EXACTA” y “BAJA”.
El escáner de duplicados detecta posibles coincidencias basándose en la similitud de los valores de los campos del registro:
- EXACTA: Solo coincidencias idénticas.
- ALTA: Coincidencias casi idénticas, muy probablemente errores de ortografía, como Anna / Anne o Rabiya / Rabiyä.
- BAJA: Coincidencias que pueden ser errores de transliteración, como: Isa / Äysa.
- Haga clic en "Iniciar escaneo de duplicados" para confirmar su selección y ejecutar el escaneo.
No puede iniciar el escaneo mientras el botón “Iniciar escaneo de duplicados” esté en gris. El botón se activa cuando selecciona al menos un campo para escanear.
El escaneo puede tardar mucho tiempo, dependiendo de cuántos campos seleccione y cuántos registros haya en su Formulario. Puede navegar fuera de su Formulario mientras se ejecuta el escaneo y revisar los resultados una vez que el escaneo esté completo.
- Filtre los resultados de la búsqueda en la "Vista de Tabla" si se alcanza el número máximo de 100,000 registros en el ámbito.
Revisar los Resultados del Escaneo de Duplicados
El Escáner de Duplicados agrupa y muestra los registros posiblemente duplicados. Si hay múltiples grupos de registros duplicados, los resultados se muestran en páginas separadas para su revisión.
Utilice los botones "Saltar al siguiente grupo" o “Anterior” para navegar entre grupos de duplicados.
Resolver los Resultados del Escaneo de Duplicados
Para resolver las entradas duplicadas, puede editar, ignorar seleccionados, fusionar o eliminar registros.
Para editar o eliminar registros duplicados, debe tener el permiso para Editar o Eliminar registros en el Formulario en cuestión.
- Haga clic en "Editar registro" para hacer cambios en el registro duplicado seleccionado, luego haga clic en “Guardar registro” para aplicar el cambio.
Al hacer clic en "Guardar registro" volverá a la "Vista de Tabla" de su Formulario. Haga clic en “Revisar resultados” para continuar navegando por los resultados del escaneo de duplicados.
- Haga clic en “Ignorar seleccionados” para omitir ciertos registros sin ninguna alteración.
- Haga clic en "Eliminar seleccionados" para eliminar un registro duplicado, y luego continúe revisando los resultados del Escaneo de Duplicados.
- Haga clic en “Fusionar registros” y seleccione los duplicados que desea fusionar en un único Registro Principal. Utilice la combinación
Ctrl + ClicoShift + Clicpara seleccionar las opciones.
Una vez que haya seleccionado el registro Principal, revise cada Campo en el Registro para asegurar la exactitud de los datos.
El Registro que seleccione como registro Principal recibe la información y las dependencias contenidas en los registros secundarios, incluyendo registros de Subformularios, adjuntos, referencias y referencias inversas.
Después de que toda esta información se añade al registro principal, el/los Registro(s) Secundario(s) se eliminan como parte del proceso de fusión. Esto significa que las referencias y dependencias que apuntaban a los datos secundarios ahora apuntan al registro principal.
La fusión de registros es irreversible, incluso desde el registro de auditoría.
Ejecute el escaneo de duplicados en el/los Subformulario(s) también, si es necesario.
Salir del Escaneo de Duplicados
Para salir del Escaneo de Duplicados, haga clic en "Volver a la tabla" en la parte inferior de la página. Esto le llevará de vuelta a la “Vista de tabla”.