Idioma: Español
Este artículo explica cómo ActivityInfo determina el derecho de un usuario a ver o cambiar las Bases de datos.
Administradores de la base de datos
Cuando añade una Base de datos, ActivityInfo le añade a la Base de datos como un usuario con el Rol de "Administrador". Como cualquier otro usuario, usted aparece en la lista de usuarios en la sección de Administración de usuarios.
Importante: Otro administrador puede cambiar su Rol o revocar su acceso. Asegúrese de que más de un usuario de confianza tenga el Rol de "Administrador", para que alguien pueda seguir administrando usuarios y Roles si su acceso cambia.
Lo que un usuario puede hacer en una Base de datos depende únicamente de su Rol. Por ejemplo:
- Para cambiar el nombre de una Base de datos o cambiar su configuración, un usuario necesita el permiso "Editar la configuración de la base de datos, formularios, carpetas e informes" para la Base de datos completa.
- Para eliminar una Base de datos, un usuario necesita el permiso "Eliminar la base de datos, formularios, carpetas e informes" para la Base de datos completa.
Si no invita a ningún usuario, o no hace ningún Formulario público, entonces usted es la única persona que puede acceder a la Base de datos.
Propietarios de la base de datos
Solo algunas Bases de datos tienen un Propietario de la base de datos. Las Bases de datos que usted añade no tienen un Propietario de la base de datos, y una Base de datos sin un Propietario de la base de datos no puede tener uno. En estas Bases de datos, lo que cada usuario puede hacer depende únicamente de su Rol.
Cuando una Base de datos tiene un Propietario de la base de datos, este suele ser el usuario que añadió la Base de datos. El Propietario de la base de datos tiene un estado especial fuera del sistema de Roles:
- El Propietario de la base de datos puede ver y cambiar todos los elementos de la Base de datos.
- El Propietario de la base de datos no aparece en la lista de usuarios y no se le puede asignar un Rol.
- El Propietario de la base de datos no puede dejar la Base de datos.
Cómo renunciar a la propiedad de una Base de datos
Si usted es el Propietario de la base de datos, puede renunciar a la propiedad y convertirse en un usuario con un Rol. Por ejemplo, podría hacer esto para restringir su propio acceso a datos personales, o antes de dejar su organización.
- Asegúrese de que alguien pueda seguir administrando usuarios y Roles. Por ejemplo, elija el Rol de "Administrador" para usted en el paso 6, o compruebe que otro usuario tiene este Rol.
- En la página de la Lista de bases de datos, haga clic en la Base de datos.
- Haga clic en "Configuración de la base de datos" y luego en "Administración de usuarios".
- Haga clic en "Añadir usuario", escriba su propia dirección de correo electrónico y haga clic en "Continuar".
- ActivityInfo muestra la advertencia "Usted es el propietario de esta base de datos. Añadirse a sí mismo con un rol elimina su propiedad, y solo tendrá los permisos de ese rol."
- Elija el Rol que desea tener y haga clic en "Enviar invitación".
La Base de datos ya no tiene un Propietario de la base de datos, y usted aparece en la lista de usuarios con el Rol que eligió. ActivityInfo no le envía un correo electrónico de invitación. Solo el Propietario de la base de datos puede hacer esto: otros usuarios no pueden añadir al Propietario de la base de datos como un usuario.
Después de renunciar a la propiedad, solo tiene los permisos del Rol que eligió. Si elige un Rol sin el permiso "Administrar usuarios", ya no podrá administrar usuarios. No puede volver a ser el Propietario de la base de datos.
Otras formas en que una Base de datos pierde a su propietario
ActivityInfo también elimina al Propietario de la base de datos en los siguientes casos:
- El soporte de ActivityInfo elimina al Propietario de la base de datos de su cuenta de facturación. El usuario es eliminado como propietario de cada Base de datos que posee y pierde el acceso a estas Bases de datos.
- El personal de soporte o ventas de ActivityInfo transfiere la Base de datos a otra cuenta de facturación.
En ambos casos, ActivityInfo se asegura de que la Base de datos tenga un Rol de "Administrador", pero el antiguo propietario no es añadido a la Base de datos como un usuario. Para mantener su acceso a una Base de datos, renuncie a la propiedad y elija un Rol para usted antes de solicitar cualquiera de los cambios.
Propietarios de la cuenta de facturación
Cada Base de datos pertenece a una cuenta de facturación. Los usuarios que poseen una cuenta de facturación pueden hacer lo siguiente:
- Añadir Bases de datos a la cuenta de facturación y sus subcuentas. Cuando puede añadir Bases de datos a más de una cuenta de facturación, la página "Añadir base de datos" muestra un campo de "Cuenta de facturación".
- Recuperar una Base de datos eliminada que pertenecía a la cuenta de facturación, desde la lista de Bases de datos eliminadas en las configuraciones de la cuenta.
- Elegir una suscripción cuando una Base de datos de la cuenta de facturación está suspendida. Otros usuarios de una Base de datos suspendida ven un mensaje pidiéndoles que contacten a un administrador de la Base de datos.
Poseer una cuenta de facturación no da acceso a los Formularios y Registros de sus Bases de datos. Para ver o cambiar una Base de datos, el propietario de una cuenta de facturación debe ser un usuario de esa Base de datos, con un Rol.
Asignación de roles
Un Rol es una combinación determinada de Concesiones y Parámetros que usted asigna a un grupo específico de usuarios. Los Roles son, por lo tanto, la forma principal mediante la cual usted controla qué acciones permite que los usuarios realicen en su base de datos.
En ActivityInfo, el permiso para asignar roles a otros usuarios recae en los usuarios cuyo Rol incluye el permiso "Administrar usuarios", como los administradores. Estas personas suelen ser responsables de administrar usuarios, roles, permisos y otras tareas administrativas dentro de la Base de datos.
Específicamente, los usuarios con roles administrativos pueden realizar las siguientes acciones relacionadas con la asignación de roles:
- Añadir Roles: Pueden crear nuevos roles dentro de la Base de datos, definiendo la combinación de concesiones y parámetros que determinan los permisos para cada rol.
- Editar Roles: pueden modificar los roles existentes, ajustando sus permisos, parámetros u otras configuraciones según sea necesario.
- Asignar Roles a Usuarios: Pueden asignar roles a usuarios individuales o grupos de usuarios, determinando las acciones que esos usuarios tienen permitido realizar dentro de la Base de datos.
- Administrar Usuarios: Esto incluye tareas como añadir nuevos usuarios a la Base de datos, cambiar los roles de los usuarios y revocar el acceso de los usuarios cuando sea necesario.
- Anular Permisos de Rol: En algunos casos, pueden necesitar anular los permisos otorgados por un rol para usuarios o recursos específicos, concediendo permisos adicionales según sea necesario.
Qué Roles puede asignar un usuario a otros depende del propio Rol del usuario. Para cada Rol con el permiso "Administrar usuarios", usted elige si sus usuarios pueden asignar cualquier Rol, o solo los Roles que usted marque. Para más información, vea Entendiendo el permiso Administrar usuarios.
Concesiones al usuario
Puede conceder permisos a los usuarios para recursos específicos, como formularios, carpetas o informes, a través de la asignación de roles. En ActivityInfo, las concesiones a los usuarios son gestionadas típicamente por los administradores. Las Concesiones especifican los permisos otorgados a un usuario para acceder a varios recursos dentro de la Base de datos. Estos permisos incluyen operaciones como ver, añadir, editar o eliminar registros, así como administrar usuarios y Formularios.
Bloqueos
En ActivityInfo, los bloqueos son gestionados por administradores o usuarios con permisos equivalentes para restringir el acceso a recursos específicos dentro de la Base de datos, evitando cambios en datos o configuraciones críticas. Con este nivel de permiso, puede aplicar bloqueos a recursos como Formularios, Carpetas o Bases de datos. La administración de bloqueos le permite añadir, eliminar o modificar bloqueos según sea necesario, ajustando la configuración de control de acceso según los requisitos cambiantes o las políticas de la organización. En ciertos casos, puede necesitar anular Bloqueos para usuarios o situaciones específicas, levantando temporalmente un Bloqueo.
Para más información, vea Entendiendo los bloqueos.
Visibilidad pública
Cuando hace un formulario público, todos los usuarios pueden ver el formulario y todos sus registros, incluso sin iniciar sesión.
¡ALERTA DE PRIVACIDAD DE DATOS!
Si hace un Formulario público, cualquier condición establecida en el permiso de visualización no tiene efecto. Todos los registros son visibles para todos los usuarios.
Campos de referencia
Los campos de referencia en un Formulario se utilizan para establecer relaciones entre diferentes registros o conjuntos de datos dentro de una Base de datos. Al añadir un campo de referencia a un formulario en ActivityInfo, permite a los usuarios vincular registros de un formulario con registros de otro formulario. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el simple hecho de añadir un campo de referencia a un formulario no concede automáticamente permiso a un editor de ese formulario para ver el formulario relacionado.
En otras palabras, aunque un usuario pueda tener permisos para editar el formulario donde se añade el Campo de referencia, puede que no tenga automáticamente permisos para ver o editar el formulario relacionado vinculado a través del Campo de referencia. Los permisos para ver o editar Formularios relacionados deben ser concedidos explícitamente a los usuarios por administradores o usuarios con los privilegios adecuados.
Personal de soporte de ActivityInfo
Como cuestión de política, el soporte de ActivityInfo no tiene acceso a su Base de datos. Si solicita nuestra ayuda para resolver un problema técnico, o pide consejo para diseñar sus Formularios, un miembro del equipo de soporte puede "reclamar" acceso de soporte a su Base de datos.
Los usuarios cuyo Rol incluye el permiso de "Contacto de seguridad", y el Propietario de la base de datos si la Base de datos tiene uno, son notificados por correo electrónico cuando esto sucede. El miembro del equipo de soporte es añadido a la Base de datos con el rol de "soporte", como cualquier otro usuario. Este evento es visible en el registro de auditoría.
Puede restringir aún más el rol de soporte para limitar lo que nuestro personal de soporte puede ver o cambiar, modificando los permisos asignados al rol de "Soporte". Cuando el problema se resuelve, el miembro del equipo de soporte deja su Base de datos.
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