Langue: Français
Cet article explique comment ActivityInfo détermine le droit d'un utilisateur à consulter ou à modifier les bases de données.
Administrateurs de base de données
Lorsque vous ajoutez une base de données, ActivityInfo vous ajoute à la base de données en tant qu'utilisateur avec le rôle « Administrateur ». Comme tout autre utilisateur, vous apparaissez dans la liste des utilisateurs dans la section Gestion des utilisateurs.
Important : Un autre administrateur peut modifier votre rôle ou révoquer votre accès. Assurez-vous que plus d'un utilisateur de confiance possède le rôle « Administrateur », afin que quelqu'un puisse toujours gérer les utilisateurs et les rôles si votre accès change.
Ce qu'un utilisateur peut faire dans une base de données dépend uniquement de son rôle. Par exemple :
- Pour renommer une base de données ou modifier ses paramètres, un utilisateur a besoin de l'autorisation « Modifier les paramètres de la base de données, les formulaires, les dossiers et les rapports » pour la base de données entière.
- Pour supprimer une base de données, un utilisateur a besoin de l'autorisation « Supprimer la base de données, les formulaires, les dossiers et les rapports » pour la base de données entière.
Si vous n'invitez aucun utilisateur ou ne rendez aucun formulaire public, vous êtes la seule personne à pouvoir accéder à la base de données.
Propriétaires de base de données
Seules certaines bases de données ont un propriétaire de base de données. Les bases de données que vous ajoutez n'ont pas de propriétaire de base de données, et une base de données sans propriétaire de base de données ne peut pas en avoir un. Dans ces bases de données, ce que chaque utilisateur peut faire dépend uniquement de son rôle.
Lorsqu'une base de données a un propriétaire de base de données, il s'agit généralement de l'utilisateur qui a ajouté la base de données. Le propriétaire de la base de données a un statut spécial en dehors du système de rôles :
- Le propriétaire de la base de données peut consulter et modifier tous les éléments de la base de données.
- Le propriétaire de la base de données n'apparaît pas dans la liste des utilisateurs et ne peut pas se voir attribuer de rôle.
- Le propriétaire de la base de données ne peut pas quitter la base de données.
Comment renoncer à la propriété d'une base de données
Si vous êtes le propriétaire de la base de données, vous pouvez renoncer à la propriété et devenir à la place un utilisateur avec un rôle. Par exemple, vous pourriez le faire pour restreindre votre propre accès aux données personnelles, ou avant de quitter votre organisation.
- Assurez-vous que quelqu'un pourra toujours gérer les utilisateurs et les rôles. Par exemple, choisissez le rôle « Administrateur » pour vous-même à l'étape 6, ou vérifiez qu'un autre utilisateur a ce rôle.
- Sur la page de la liste des bases de données, cliquez sur la base de données.
- Cliquez sur « Paramètres de la base de données » puis sur « Gestion des utilisateurs ».
- Cliquez sur « Ajouter un utilisateur », saisissez votre propre adresse e-mail, et cliquez sur « Continuer ».
- ActivityInfo affiche l'avertissement « Vous êtes le propriétaire de cette base de données. En vous ajoutant avec un rôle, vous supprimez votre propriété, et vous n'aurez que les autorisations de ce rôle. »
- Choisissez le rôle que vous souhaitez détenir, et cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
La base de données n'a plus de propriétaire, et vous apparaissez dans la liste des utilisateurs avec le rôle que vous avez choisi. ActivityInfo ne vous envoie pas d'e-mail d'invitation. Seul le propriétaire de la base de données peut faire cela : les autres utilisateurs ne peuvent pas ajouter le propriétaire de la base de données en tant qu'utilisateur.
Après avoir renoncé à la propriété, vous n'avez que les autorisations du rôle que vous avez choisi. Si vous choisissez un rôle sans l'autorisation « Gérer les utilisateurs », vous ne pouvez plus gérer les utilisateurs. Vous ne pouvez pas redevenir le propriétaire de la base de données.
Autres façons pour une base de données de perdre son propriétaire
ActivityInfo supprime également le propriétaire de la base de données dans les cas suivants :
- Le support d'ActivityInfo supprime le propriétaire de la base de données de son compte de facturation. L'utilisateur est supprimé en tant que propriétaire de chaque base de données qu'il possède, et perd l'accès à ces bases de données.
- Le support ou le personnel commercial d'ActivityInfo transfère la base de données vers un autre compte de facturation.
Dans les deux cas, ActivityInfo s'assure que la base de données a un rôle « Administrateur », mais l'ancien propriétaire n'est pas ajouté à la base de données en tant qu'utilisateur. Pour conserver votre accès à une base de données, renoncez à la propriété et choisissez un rôle pour vous-même avant de demander l'une ou l'autre de ces modifications.
Propriétaires de compte de facturation
Chaque base de données appartient à un compte de facturation. Les utilisateurs qui possèdent un compte de facturation peuvent effectuer les actions suivantes :
- Ajouter des bases de données au compte de facturation et à ses sous-comptes. Lorsque vous pouvez ajouter des bases de données à plus d'un compte de facturation, la page « Ajouter une base de données » affiche un champ « Compte de facturation ».
- Récupérer une base de données supprimée qui appartenait au compte de facturation, à partir de la liste des bases de données supprimées dans les paramètres du compte de facturation.
- Choisir un abonnement lorsqu'une base de données du compte de facturation est suspendue. Les autres utilisateurs d'une base de données suspendue voient un message leur demandant de contacter un administrateur de la base de données.
Le fait de posséder un compte de facturation ne donne pas accès aux formulaires et aux enregistrements de ses bases de données. Pour consulter ou modifier une base de données, un propriétaire de compte de facturation doit être un utilisateur de cette base de données, avec un rôle.
Attribution de rôle
Un rôle est une certaine combinaison de subventions et de paramètres que vous attribuez à un groupe spécifique d'utilisateurs. Les rôles sont donc le principal moyen par lequel vous contrôlez les actions que vous autorisez les utilisateurs à effectuer dans votre base de données.
Dans ActivityInfo, l'autorisation d'attribuer des rôles à d'autres utilisateurs appartient aux utilisateurs dont le rôle inclut l'autorisation « Gérer les utilisateurs », tels que les administrateurs. Ces personnes sont généralement responsables de la gestion des utilisateurs, des rôles, des autorisations et d'autres tâches administratives au sein de la base de données.
Plus précisément, les utilisateurs ayant des rôles administratifs peuvent effectuer les actions suivantes liées à l'attribution de rôles :
- Ajout de rôles : Ils peuvent créer de nouveaux rôles au sein de la base de données, en définissant la combinaison de subventions et de paramètres qui déterminent les autorisations pour chaque rôle.
- Modification de rôles : ils peuvent modifier les rôles existants, en ajustant leurs autorisations, paramètres ou autres réglages selon les besoins.
- Attribution de rôles aux utilisateurs : Ils peuvent attribuer des rôles à des utilisateurs individuels ou à des groupes d'utilisateurs, déterminant ainsi les actions que ces utilisateurs sont autorisés à entreprendre au sein de la base de données.
- Gestion des utilisateurs : Cela inclut des tâches telles que l'ajout de nouveaux utilisateurs à la base de données, la modification des rôles des utilisateurs et la révocation de l'accès des utilisateurs lorsque cela est nécessaire.
- Remplacement des autorisations de rôle : Dans certains cas, ils peuvent avoir besoin de remplacer les autorisations accordées par un rôle pour des utilisateurs ou des ressources spécifiques, en accordant des autorisations supplémentaires selon les besoins.
Les rôles qu'un utilisateur peut attribuer à d'autres dépendent de son propre rôle. Pour chaque rôle avec l'autorisation « Gérer les utilisateurs », vous choisissez si ses utilisateurs peuvent attribuer n'importe quel rôle, ou seulement les rôles que vous cochez. Pour plus d'informations, consultez Comprendre l'autorisation Gérer les utilisateurs.
Subventions à l'utilisateur
Vous pouvez accorder des permissions aux utilisateurs pour des ressources spécifiques, telles que des formulaires, des dossiers ou des rapports, par le biais d'attributions de rôles. Dans ActivityInfo, les subventions aux utilisateurs sont généralement gérées par les administrateurs. Les subventions spécifient les autorisations accordées à un utilisateur pour accéder à diverses ressources au sein de la base de données. Ces autorisations incluent des opérations telles que la consultation, l'ajout, la modification ou la suppression d'enregistrements, ainsi que la gestion des utilisateurs et des formulaires.
Verrous
Dans ActivityInfo, les verrous sont gérés par les administrateurs ou les utilisateurs disposant d'autorisations équivalentes pour restreindre l'accès à des ressources spécifiques au sein de la base de données, empêchant ainsi les modifications de données ou de configurations critiques. Avec ce niveau d'autorisation, vous pouvez appliquer des verrous à des ressources telles que des formulaires, des dossiers ou des bases de données. La gestion des verrous vous permet d'ajouter, de supprimer ou de modifier des verrous selon les besoins, en ajustant les paramètres de contrôle d'accès en fonction de l'évolution des exigences ou des politiques organisationnelles. Dans certains cas, vous devrez peut-être outrepasser les verrous pour des utilisateurs ou des situations spécifiques, en levant temporairement un verrou.
Pour plus d'informations, consultez Comprendre les verrous.
Visibilité publique
Lorsque vous rendez un formulaire public, tous les utilisateurs peuvent consulter le formulaire et tous ses enregistrements, même sans se connecter.
ALERTE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES !
Si vous rendez un formulaire public, toutes les conditions définies sur l'autorisation de consultation n'ont aucun effet. Tous les enregistrements sont visibles par tous les utilisateurs.
Champs de référence
Les champs de référence dans un formulaire sont utilisés pour établir des relations entre différents enregistrements ou ensembles de données au sein d'une base de données. L'ajout d'un champ de référence à un formulaire dans ActivityInfo permet aux utilisateurs de lier des enregistrements d'un formulaire à des enregistrements d'un autre formulaire. Cependant, il est important de noter que le simple fait d'ajouter un champ de référence à un formulaire n'accorde pas automatiquement l'autorisation à un éditeur de ce formulaire de consulter le formulaire associé.
En d'autres termes, bien qu'un utilisateur puisse avoir les autorisations pour modifier le formulaire où le champ de référence est ajouté, il se peut qu'il n'ait pas automatiquement les autorisations pour consulter ou modifier le formulaire associé lié par le champ de référence. Les autorisations pour consulter ou modifier les formulaires associés doivent être explicitement accordées aux utilisateurs par des administrateurs ou des utilisateurs disposant des privilèges appropriés.
Personnel de support d'ActivityInfo
Par principe, le support d'ActivityInfo n'a pas accès à votre base de données. Si vous demandez notre aide pour résoudre un problème technique, ou des conseils pour la conception de vos formulaires, un membre de l'équipe de support peut « réclamer » un accès de support à votre base de données.
Les utilisateurs dont le rôle inclut l'autorisation « Contact de sécurité », et le propriétaire de la base de données si la base de données en a un, sont avertis par e-mail lorsque cela se produit. Le membre de l'équipe de support est ajouté à la base de données avec le rôle « support », comme tout autre utilisateur. Cet événement est visible dans le journal d'audit.
Vous pouvez restreindre davantage le rôle de support pour limiter ce que notre personnel de support peut consulter ou modifier en changeant les autorisations attribuées au rôle « Support ». Lorsque le problème est résolu, le membre de l'équipe de support quitte votre base de données.
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