La Vista de Matriz es una forma de ingresar y revisar datos desagregados en ActivityInfo. Permite a los diseñadores de formularios y a los usuarios de entrada de datos trabajar con los datos en una interfaz de estilo tabla dinámica, manteniendo los datos subyacentes en el formato largo y fácil de analizar.
En lugar de enviar múltiples registros en formato largo manualmente, los usuarios pueden ingresar valores directamente en una cuadrícula donde cada fila y columna representa una combinación de valores de dimensión.
Esta característica es especialmente útil cuando los datos secundarios recopilados a través de otros sistemas se desagregan en múltiples dimensiones y se utilizan para la presentación de informes de indicadores.
Cuándo usar la Vista de Matriz
Use la Vista de Matriz cuando su formulario recopile:
- Resultados de indicadores desagregados por múltiples categorías (por ejemplo, sexo, edad, ubicación, grupo de población).
- Un gran número de combinaciones que serían engorrosas de ingresar fila por fila.
- Datos que se benefician de la edición de tabla interactiva, el pegado desde Excel y la navegación por la matriz.
Cómo funciona la Vista de Matriz
El modelo de Vista de Formulario de Matriz tiene las siguientes propiedades:
- Una o más dimensiones de columna, que son una selección ordenada de campos clave con tipos de campo de selección única o de referencia de selección única.
- Una o más dimensiones de fila, que son una selección ordenada de campos clave.
- Una o más medidas, que incluyen campos de cantidad no clave.
Prerrequisitos**: Campos clave y medidas**
Para permitir una Vista de Matriz, el formulario debe contener al menos dos campos clave, los cuales:
- Definen la combinación única de valores para cada registro.
- Actúan como las dimensiones (ejes de fila, columna o faceta) en la matriz.
Los campos clave pueden incluir:
- Campos de selección única
- Campos de referencia
Tenga en cuenta que los campos clave son campos obligatorios, y no hay dos registros que compartan el mismo conjunto de valores clave.
El diseño del formulario también debe incluir campos de cantidad no clave.
Un ejemplo de un diseño de formulario para recopilar datos secundarios sobre los beneficiarios alcanzados por un proyecto que cubre los sectores de salud y educación, desagregados por región, género y grupo de edad.
| Etiqueta | Tipo de Campo | Opciones | ¿Clave? |
|---|---|---|---|
| Sectores | Selección única | Salud, Educación | Sí |
| Región | Selección única | Norte, Sur | Sí |
| Sexo | Selección única | Masculino, Femenino | Sí |
| Grupo de edad | Selección única | Niños, Adultos | Sí |
| Año | Texto | No | |
| Meta | Cantidad | N/A | |
| Alcanzado | Cantidad | N/A | |
| % Alcanzado | Calculado (Alcanzado/Meta) | N/A |
Ingreso de datos
La Vista de Matriz se beneficia de la función de edición de la Tabla Interactiva que le permite copiar y pegar directamente desde hojas de cálculo de Excel o Google Sheets.
- Especifique el número de filas que desea haciendo clic en el botón Añadir. Puede especificar si desea los registros en la parte superior o inferior en caso de que tenga registros existentes.
- Las filas aparecerán automáticamente como se especifica en la vista de tabla. Copie los registros de su fuente de datos de hoja de cálculo externa.
- Pegue en la Tabla Interactiva haciendo clic en la primera celda y presionando Ctrl + V. Todos los registros aparecerán como registros borradores, almacenados en su dispositivo local hasta que se envíen al servidor.
- Seleccione todos los registros borradores haciendo clic en la primera celda y arrastrando sobre todos los registros que desea enviar o usando Ctrl + A. En el panel de registros del lado izquierdo, haga clic en Enviar registros borrador al servidor para guardar los registros.
Abrir la Vista de Matriz
- Abra el panel de Vistas y seleccione Matriz.
Si la Vista de Matriz aún no se muestra, debe verificar que tiene un campo de referencia o de selección única configurado como clave y un campo de cantidad. Ningún otro tipo de campo puede ser configurado como clave.
Seleccionar Dimensiones
Haga clic en Seleccionar columnas para abrir el editor de vista matricial.
Dimensiones y medidas disponibles
Estos son los campos clave de su formulario que puede arrastrar y soltar en las dimensiones de columna, fila o facetadas.
Las medidas son campos no clave que se utilizan para ingresar valores de cantidad.
Límites
- Cada campo clave debe aparecer en al menos un eje. Si omite uno, se añade automáticamente como una dimensión de fila.
- Un campo no puede ser una dimensión de fila y de columna al mismo tiempo.
- Las dimensiones de columna deben ser de tipos enumerables (selección única, referencia).
- Si hay demasiadas columnas resultantes (más de 200), la matriz no se puede mostrar.
- Se debe seleccionar al menos una medida en la Matriz.
Medidas Múltiples
Si selecciona más de una medida, el sistema añade automáticamente una dimensión llamada Valor, que se comporta como una capa de columna adicional.
Dimensiones facetadas
La característica de dimensiones facetadas le permite filtrar sus datos basándose en un campo clave particular. También puede tener múltiples dimensiones facetadas.
Ejemplo de una Vista de Matriz que muestra el número de beneficiarios adultos y niños varones alcanzados en el sector de la educación en la región Norte.
Guardar la Vista de Matriz
Una vez que haya configurado la matriz, puede proceder a guardarla y también a compartirla.
Ingreso de datos en la Vista de Matriz
Una vez que haya configurado su Matriz, es posible utilizar la función de Tabla Interactiva dentro de la matriz configurada. Esto le permite:
- Editar los valores de los campos directamente desde dentro de las celdas
- Añadir múltiples registros nuevos al mismo tiempo desde una fuente de datos externa
- Rellenar hacia abajo valores repetidos
- Revisar el estado de validación y corregir los valores de los campos
- Guardar o eliminar registros o registros borradores en bloque
Editar valores de campo en la Matriz
Puede editar valores de campo individuales en la Matriz de la siguiente manera:
- Haga doble clic en una celda de la matriz.
- Escriba el nuevo valor y presione Intro.
- El registro se convierte inmediatamente en un borrador que se guarda en su dispositivo local hasta que el registro se envía al servidor para confirmar los cambios. Haga clic en el panel de registro del lado derecho y haga clic en Enviar registros borrador al servidor.
- El nuevo valor ya está confirmado y puede ser visto por otros usuarios.
Añadir múltiples registros nuevos
Esta característica es útil especialmente cuando tiene su matriz correspondiente en una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets. Le permite copiar y pegar los valores directamente en la matriz.
- Añada filas dependiendo del número de registros que desee añadir a la matriz haciendo clic en el botón Añadir filas. Cada clic añade una sola fila.
- Copie las filas que desea añadir a la matriz desde la fuente externa.
- Haga clic en la primera celda de las filas añadidas y presione Ctrl + V para pegar el registro.
- Una vez que haya pegado los registros, proceda a hacer clic en Enviar y seleccione Todos los registros válidos en este formulario para confirmar.
Revisar el estado de validación y corregir los valores de los campos
Todos los campos de la matriz que sean incorrectos se resaltarán y se marcarán como inválidos o duplicados.
Puede corregir los registros dentro de la matriz haciendo doble clic en las celdas afectadas y rectificando los valores.
Rellenar valores hacia abajo
Puede usar el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de una celda o selección para copiar valores hacia arriba o hacia abajo en una columna o de izquierda a derecha en una fila, de forma similar al comportamiento de una hoja de cálculo. El relleno hacia abajo estará sujeto a las reglas de validación.
- Si se selecciona una celda, su valor se repite.
- Si se seleccionan múltiples celdas, el patrón se repite.
Los registros aparecerán como registros borradores hasta que se envíen al servidor.
Enviar, descartar borradores o eliminar registros borradores en bloque
Puede enviar o eliminar múltiples registros borradores que han sido seleccionados en la matriz.
- Haga clic en una celda y arrastre hacia abajo para seleccionar las celdas respectivas que desea enviar o eliminar.
- En el panel de registros, hay opciones para enviar los registros borrador al servidor, descartar todos los valores borrador o eliminar los registros seleccionados.
Resumen
La Vista de Matriz está diseñada para que el trabajo con datos de indicadores altamente desagregados sea eficiente y fiable. Al transformar los registros de formato largo en una interfaz interactiva de estilo tabla dinámica, permite a los usuarios ingresar, revisar y validar grandes volúmenes de datos de una manera que se asemeja mucho a cómo se suelen informar y revisar los resultados.
Los diseñadores de formularios se benefician de la Vista de Matriz porque conserva un modelo de datos limpio y listo para el análisis, al tiempo que expone una interfaz flexible y fácil de usar. Los usuarios de entrada de datos se benefician de flujos de trabajo más rápidos, menor duplicación y menos errores, especialmente cuando trabajan con muchas combinaciones de valores de desagregación.
Al imponer el uso de campos clave como dimensiones, la Vista de Matriz garantiza que cada punto de datos esté definido de forma única y estructurado de manera consistente. Al mismo tiempo, características como las medidas múltiples, las dimensiones facetadas y el soporte para pegar al estilo de Excel la hacen práctica para escenarios de informes del mundo real, incluida la integración de datos secundarios de sistemas externos.
En general, la Vista de Matriz cierra la brecha entre el modelado robusto de datos de indicadores y el ingreso de datos intuitivo, lo que la hace especialmente adecuada para los requisitos complejos de presentación de informes en contextos de seguimiento, evaluación y gestión basada en resultados.