Este artículo describe los pasos que usted, como socio informante, debe seguir para añadir datos desde una hoja de cálculo a una base de datos de ActivityInfo ya existente.
Como socio informante, es posible que se le pida que envíe datos periódicamente a un donante, un clúster o una base de datos de la ONU.
Siga los pasos detallados en este artículo para importar datos a un formulario de ActivityInfo como socio informante:
- Compruebe si cumple los requisitos previos:
- Tener una cuenta de ActivityInfo
- Tener acceso al formulario de ActivityInfo al que necesita añadir datos (pida acceso al administrador de su base de datos si no lo tiene)
- Datos para importar (en una hoja de cálculo, en uno de los formatos compatibles)
- Abra ActivityInfo e inicie sesión.
- Vaya al formulario al que necesita importar los datos.
- Seleccione la herramienta "Importar" en la barra de herramientas.
- En una ventana o pestaña aparte del navegador, vaya a la hoja de cálculo que contiene los datos que se van a importar.
- Asegúrese de que los datos de la hoja de cálculo cumplen las directrices de formato descritas en Preparar los registros para la importación (en la hoja de cálculo).
- Seleccione las celdas con datos y cópielos (
Ctrl + C).
Puede que le surjan algunas dudas al seleccionar los datos, como por ejemplo:
- Información adicional: ¿Tiene columnas adicionales en su hoja de cálculo local que no están incluidas en el formulario de ActivityInfo? Seleccione todos los datos y deje que el importador se encargue del resto (ya que clasifica los datos que no son necesarios y no los incluye).
Póngase en contacto con el administrador de su base de datos si cree que la información (faltante) debería presentarse en el formulario de ActivityInfo. - Duplicados: Cuando la función de importación encuentra registros duplicados (ya que existen en la base de datos de ActivityInfo), los registros existentes se actualizan automáticamente.
- Vuelva al formulario de ActivityInfo.
- Pegue (
Ctrl + V) el contenido de la hoja de cálculo que copió en el paso 7.
Si los datos no se cargan, vuelva al paso 3 y seleccione manualmente los datos de la hoja de cálculo (en lugar de Ctrl + A y Ctrl + C). Seleccione solo las celdas con datos.
Haga clic en "Continuar".
Es hora de hacer coincidir las columnas y validar los campos. En este ejemplo, haga clic en cada columna resaltada para resolver los problemas (más comunes):
- Columnas faltantes: Las columnas "Texto" y "Año" están presentes en la hoja de cálculo, pero no se encuentran en el formulario de ActivityInfo. Esto podría significar que la organización requiere menos información de la que usted tiene en su hoja de cálculo local. Póngase en contacto con el administrador de su base de datos si cree que la información (faltante) debería presentarse en el formulario de ActivityInfo. Por ahora, haga clic en "Ignorar esta columna".
Si más adelante necesita añadir esta información al formulario de ActivityInfo, también puede realizar una importación modular, lo que significa que puede añadir solo la información que desee, sin necesidad de volver a rellenar la base de datos desde cero.
- Títulos de columna diferentes: "Farmer owner" y "Owner name" se refieren a la misma información, pero como no es una coincidencia exacta, el sistema marca la incoherencia. En este ejemplo, puede seleccionar el campo "Owner name" de la lista de campos del panel derecho.
Otro ejemplo son la columna "Owner’s Gender" y el campo "Gender of owner", que se refieren a los mismos datos, pero tienen títulos incoherentes en las distintas plataformas.
- Después de resolver las incoherencias, ya puede hacer clic en "Continuar" en la esquina superior derecha.
- Revise el resumen de la importación:
- Si todo es correcto, continúe con el siguiente paso.
- Si necesita empezar de nuevo, haga clic en "Cancelar".
- Para volver a la parte del proceso de correspondencia de columnas y validación de campos, haga clic en "Atrás".
- Haga clic en "Hecho" en la esquina superior derecha y espere a que se carguen las actualizaciones.
¡Éxito, los registros se han importado