Modifier plusieurs Enregistrements

Cet article décrit comment modifier plusieurs Enregistrements qui ont été ajoutés à un Formulaire en utilisant l'outil Importer et les Champs clés.

Pour pouvoir mettre à jour plusieurs Enregistrements avec l'outil Importer, les prérequis suivants doivent être remplis :

• Le Formulaire doit avoir au moins un Champ clé, car les Champs clés sont utilisés pour identifier les Enregistrements qui sont mis à jour. Vous ne pouvez pas modifier le Champ clé lui-même en utilisant cette méthode.
• Vous devez avoir les Autorisations respectives pour pouvoir modifier les Enregistrements.
• Les données ne doivent pas tomber dans une période verrouillée.

Comment modifier plusieurs Enregistrements

Parcourons les étapes de la modification simultanée de plusieurs Enregistrements à travers l'exemple du nombre de bénéficiaires atteints par le programme en avril.

Nous partons d'un Formulaire déjà en place dans ActivityInfo, et d'un ensemble de mises à jour dans une feuille de calcul. Au cours de ce processus, nous ne modifions pas la structure du Formulaire ActivityInfo, ni ne définissons un nouveau Champ clé.

1. Assurez-vous que le Formulaire ActivityInfo recevant les données contient au moins un Champ clé.
   Dans cet exemple, le Champ Date est défini comme le Champ clé du Formulaire.
2. Préparez une feuille de calcul avec tous les Enregistrements que vous souhaitez modifier.
   Dans cet exemple, ajoutez les bons chiffres, puis sélectionnez la date et copiez-la (appuyez sur CTRL + C).

3. Aller à la Page de Vue Tableau de votre Formulaire.
4. Sélectionner l'outil « Importer ».
5. Suivez les étapes décrites dans l'importation d'Enregistrements.

6. À l'étape de la vérification des Enregistrements, vous pouvez voir que les Enregistrements sont mis à jour et non ajoutés comme de nouveaux Enregistrements. C'est parce que nous avons utilisé les mêmes dates dans le champ Date que celles qui existaient déjà dans les Enregistrements ajoutés au Formulaire, et parce que le champ Date était un Champ clé.

7. Cliquez sur « Terminé » dans le coin supérieur droit de la page Vérifier les enregistrements à importer.

Succès, les Enregistrements sélectionnés ont été mis à jour !

Vous pouvez voir les modifications dans la Vue Tableau du Formulaire. De plus, toutes les modifications sont visibles dans l'onglet Historique de l'enregistrement et dans le Journal d'audit.

Ajouter des enregistrements aux Champs clés

Si vous ajoutez des Enregistrements pour des Champs clés, vous êtes informé des actions qui ont lieu pour vos Enregistrements. Une fois que vous avez vérifié tous les Enregistrements, cliquez sur le bouton « Terminé » pour continuer.