Le tutoriel suivant vous aidera à démarrer la saisie de données dans ActivityInfo. Il explique comment accepter votre invitation à une base de données et créer un compte dans ActivityInfo, comment accéder au Formulaire de saisie de données et comment ajouter votre premier Enregistrement.
Lorsqu'un propriétaire de Base de données souhaite que vous ajoutiez des Enregistrements à un ou plusieurs Formulaires, il vous invite à contribuer à sa Base de données. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un compte ActivityInfo. Si vous n'avez pas déjà un compte ActivityInfo, vous recevrez un e-mail vous demandant d'en créer un.
Vous pouvez ajouter vos Enregistrements à l'aide d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile. Ce guide montre les étapes à suivre pour effectuer la saisie de données sur un ordinateur de bureau, mais vous pouvez facilement démarrer la collecte de données mobile également. Vous effectuez la saisie de données en ligne et hors ligne. Pour en savoir plus sur la collecte de données hors ligne, consultez cet article.
Vous devez satisfaire certaines exigences pour utiliser ActivityInfo. Veuillez vous assurer que vous êtes conscient de ces exigences et que vous les respectez afin d'utiliser ActivityInfo.
Accepter votre invitation à ActivityInfo
- Vérifiez votre boîte de réception pour un e-mail d'ActivityInfo.
- Cliquez sur "S'inscrire maintenant" pour configurer votre compte ActivityInfo. Vous pourrez utiliser votre compte de messagerie actuel pour vous connecter ou choisir un mot de passe pour terminer votre inscription.
Accéder à votre Formulaire à l'aide de la barre de recherche ou de la page Liste des bases de données
- Pour accéder à votre Formulaire à l'aide de la barre de recherche, vous devez connaître le nom du Formulaire.
- Si vous connaissez le nom de votre Formulaire, tapez-le dans la barre de recherche et cliquez dessus pour le Sélectionner dans la liste déroulante.
- Pour accéder à votre Formulaire à partir de la page Liste des bases de données, cliquez sur la Base de données qui contient votre Formulaire, puis cliquez sur le Dossier qui contient le Formulaire auquel vous souhaitez ajouter des Enregistrements.
- Cliquez sur le Formulaire pour ouvrir la page Vue табличного.
Si le Formulaire ne se trouve pas dans un Dossier, vous le verrez dans la liste des Formulaires et des Dossiers. Vous pouvez cliquer sur le Formulaire à la place.
Ajouter un Enregistrement au Formulaire
- Dans la Vue табличного, vous pouvez voir des Enregistrements qui ont déjà été ajoutés au Formulaire. Cliquez sur "Ajouter un Enregistrement" pour ajouter votre premier Enregistrement.
Gardez à l'esprit les points suivants :
- Le nombre maximal d'Enregistrements qui peuvent être ajoutés dans un Formulaire est de 200 000 Enregistrements.
- Longueur maximale de la valeur d'un Enregistrement de Champ texte : 1024 caractères
- Longueur maximale de la valeur d'un Enregistrement de Champ texte multiligne : 65536 caractères
- Taille maximale des pièces jointes : 10 Mo
- Nombre maximal de pièces jointes par Champ : 20 pièces jointes
- Commencez à remplir les Champs. Lorsque vous ajoutez des Enregistrements, vous ne verrez que les Champs qui sont liés aux réponses que vous fournissez. Les Champs qui ont été ajoutés avec une Règle de pertinence n'apparaîtront que si vous remplissez les règles.
- Si le Formulaire utilise des en-têtes de section, vous pouvez facilement passer d'une section à l'autre en la Sélectionnant.
- Les en-têtes de section qui comprennent des Champs qui ont été remplis correctement seront marqués en vert. S'ils ont été remplis incorrectement, ils seront marqués en rouge.
- Si un Champ comprend une Règle de validation, votre réponse devra correspondre à la règle pour être acceptée.
- Si le Formulaire contient un Champ Numéro de série, vous n'avez pas besoin de le remplir. Il est automatiquement attribué par ActivityInfo.
Si vous ajoutez des données qui correspondent à un Enregistrement existant, vous serez averti afin de mettre à jour l'Enregistrement correct.
- Remplissez tous les Champs obligatoires. Si vous oubliez un Champ obligatoire, vous ne pourrez pas enregistrer les données que vous avez saisies. Les Champs obligatoires seront mis en évidence en rouge.
- Dans les Champs de quantité, le point décimal ou la virgule décimale sera utilisé automatiquement en fonction de la langue dans laquelle vous travaillez.
- Lorsque vous entrez la date dans le Champ Date, gardez à l'esprit que le format de date utilisé sur la plateforme ActivityInfo est le format de date international AAAA-MM-JJ. Cela signifie que, quel que soit le paramètre régional ou le navigateur que vous utilisez et quelle que soit la façon dont vous insérez une date, ActivityInfo fournira toujours ce format de date. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Calendrier pour Sélectionner une date.
- Si le Formulaire comprend un Champ multiligne, vous pouvez développer le bloc où vous entrez les informations textuelles afin de pouvoir visualiser tout le texte. Pour ce faire, faites glisser les deux lignes dans le coin de la boîte.
- Dans les Champs de référence et les Champs de Sélection unique qui apparaissent sous forme de menu déroulant, vous pouvez commencer à taper et Sélectionner la réponse dans la liste des options. Dans les Champs de référence en cascade, s'il n'y a qu'une seule option pour les Champs en cascade, ils seront automatiquement remplis.
- Si un Champ comprend un Masque de saisie, il vous sera demandé de fournir votre réponse dans un format spécifique. Jetez un coup d'œil aux caractères du Masque de saisie pour vous familiariser avec les différents types.
- Vous pouvez également joindre des documents et des images au Formulaire s'il contient un Champ Pièce jointe.
- Vous pouvez également ajouter une signature en la dessinant.
- Si vous n'êtes pas en mesure de compléter l'Enregistrement pour le moment, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon.
- Une fois que vous avez rempli tous les Champs obligatoires et que vous vous êtes assuré qu'il n'y a pas d'erreurs, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer l'Enregistrement" pour enregistrer votre premier Enregistrement.
Ajouter un Enregistrement à un Sous-formulaire (facultatif)
- S'il y a un Sous-formulaire dans le Formulaire, vous le trouverez en ligne. Vous pouvez également ajouter des Enregistrements au Sous-formulaire.
- Cliquez dessus pour ajouter vos Enregistrements.
- Commencez à remplir les Champs du Sous-formulaire. Les mêmes règles qu'avant s'appliquent.
- Cliquez sur "Enregistrer l'Enregistrement" lorsque vous êtes prêt.
- Vous pouvez visualiser l'Enregistrement dans le Formulaire parent.
- Cliquez sur "Enregistrer l'Enregistrement" sur le Formulaire parent pour enregistrer l'Enregistrement mis à jour.
Afficher l'Enregistrement ajouté
- Dans la page Vue табличного, vous pouvez afficher l'Enregistrement ajouté.
- Cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral de l'Enregistrement.
- Affichez les Détails de l'Enregistrement dans l'onglet Détails et l'Historique de l'Enregistrement dans l'onglet Historique.
- Pour afficher l'Enregistrement du Sous-formulaire, cliquez sur le nom du Sous-formulaire dans l'onglet Détails pour accéder à la Vue табличного du Sous-formulaire et cliquez sur l'Enregistrement du Sous-formulaire pour afficher l'onglet Détails.
Bien joué ! Vous savez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour démarrer la saisie de données dans ActivityInfo !