L'une des principales activités réalisées sur ActivityInfo est la collecte de données. Les utilisateurs peuvent ajouter des enregistrements à un formulaire. Les niveaux d'autorisation appropriés doivent avoir été définis pour chaque utilisateur conformément à l'intention de l'administrateur de la base de données. Cet article décrit la manière d'ajouter un enregistrement à un formulaire.
Comment ajouter un nouvel enregistrement à un formulaire
Pour ajouter un nouvel enregistrement au formulaire, suivez ces étapes :
- Accédez à la base de données qui contient le formulaire auquel vous souhaitez ajouter des enregistrements.
- Si vous connaissez le nom de votre formulaire, saisissez-le dans la barre de recherche et cliquez dessus pour le sélectionner.
- Sinon, sélectionnez la base de données qui contient votre formulaire dans la liste des bases de données, puis cliquez sur le dossier et le formulaire.
- Dans la vue Table du formulaire, cliquez sur le bouton « Ajouter un enregistrement ».
- Dans la page de saisie de données, commencez à saisir vos données dans chacun des champs.
Lorsque vous ajoutez des enregistrements, vous ne voyez que les champs liés aux réponses que vous fournissez. Les champs concernés par les règles de pertinence n'apparaissent que si vous remplissez la condition.
- Si le formulaire utilise des en-têtes de section, vous pouvez facilement passer d'une section à l'autre en la sélectionnant.
Les en-têtes de section qui incluent des champs qui ont été correctement remplis sont marqués en vert. S'ils ont été remplis incorrectement, ils sont marqués en rouge.
- Si vous ajoutez des données qui correspondent à un enregistrement existant, vous serez averti afin de mettre à jour l'enregistrement correct. Pour plus d'informations, consultez Champ clé.
- Si le formulaire contient un champ Numéro de série, vous n'avez pas besoin de le remplir. Il est automatiquement attribué par ActivityInfo.
- Lorsque vous saisissez la date dans le champ Date, gardez à l'esprit que le format de date utilisé sur la plateforme ActivityInfo est le « AAAA-MM-JJ » format de date international.
Cela signifie que, quels que soient les paramètres régionaux ou le navigateur que vous utilisez et quelle que soit la manière dont vous insérez une date, ActivityInfo fournit toujours ce format de date.
Au lieu d'écrire manuellement la date, vous pouvez la sélectionner dans le calendrier.
- Dans les champs Quantité, le point décimal ou la virgule décimale est utilisé automatiquement en fonction de la langue dans laquelle vous travaillez.
- Remplissez tous les champs obligatoires. Si vous oubliez un champ obligatoire, vous ne pourrez pas enregistrer les données que vous avez saisies. Les champs obligatoires sont marqués d'une case « OBLIGATOIRE » et sont mis en évidence en rouge si vous essayez d'enregistrer sans les remplir.
- Lorsque vous ajoutez des enregistrements, vous ne voyez que les champs liés aux réponses que vous fournissez. Les champs concernés par les règles de pertinence n'apparaissent que si vous remplissez la condition.
- Si le formulaire comprend un sous-formulaire obligatoire, vous devez également ajouter des enregistrements au sous-formulaire afin d'enregistrer l'enregistrement du formulaire.
- Si le formulaire comprend un champ multiligne et que vous souhaitez saisir un texte long, vous pouvez naviguer vers le haut et vers le bas du champ à l'aide de la barre qui apparaît à droite de la case. Pour ce faire, faites glisser la barre vers le haut ou vers le bas. Vous pouvez également agrandir la case en faisant glisser son coin.
- Dans les champs de référence et les champs de sélection unique qui apparaissent sous forme de menu déroulant, vous pouvez commencer à saisir et sélectionner la réponse dans la liste des options. Dans les champs de référence en cascade, s'il n'y a qu'une seule option pour les champs en cascade, ils sont automatiquement remplis.
Lorsque vous ajoutez des enregistrements, vous ne voyez que les champs liés aux réponses que vous fournissez. Les champs concernés par les règles de pertinence n'apparaissent que si vous remplissez la condition.
Si vous constatez que l'enregistrement requis est manquant lorsque vous saisissez une réponse de champ de référence, vous pouvez ajouter un enregistrement dans le formulaire référencé directement en sélectionnant « Ajouter un enregistrement de référence dans... ». Vous êtes alors redirigé vers le formulaire référencé où vous pouvez saisir le nouvel enregistrement. Une fois terminé, vous serez renvoyé à votre formulaire d'origine pour continuer la saisie de données.
Pour effectuer cette action, vous avez également besoin de l'autorisation « Ajouter un enregistrement » dans le formulaire référencé.
- Si un champ comprend un masque de saisie, il vous sera demandé de fournir votre réponse dans un format spécifique. Jetez un coup d'œil aux caractères du masque de saisie pour vous familiariser avec les différents types.
- Joignez des documents et des images au formulaire s'il contient un champ Pièce jointe.
Vous pouvez également ajouter une signature en la dessinant.
- Si un champ comprend une règle de validation, votre réponse devra correspondre à la règle pour être acceptée.
Enregistrer l'enregistrement comme brouillon
Si vous n'êtes pas en mesure de terminer l'enregistrement pour le moment, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon.
Enregistrer l'enregistrement
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires et que vous vous êtes assuré que vous êtes en ligne et qu'il n'y a pas d'erreurs, cliquez sur le bouton « Enregistrer l'enregistrement » pour enregistrer l'enregistrement que vous avez ajouté.
Navigation entre les enregistrements
Vous pouvez également naviguer dans le formulaire avec votre clavier :
- Tab : Déplacer vers le bas
- Tab + MAJ : Déplacer vers le haut
- Flèche vers le bas : Afficher le menu déroulant
- ENTRÉE : Sélectionner une option dans un menu déroulant
- Barre d'espace : Sélectionner ou désélectionner une option dans un champ de sélection multiple (case à cocher)