Le type de Champ Pièce jointe permet aux Utilisateurs de téléverser des fichiers tels que des photos, des documents et des signatures dans un Enregistrement. Ces fichiers peuvent être prévisualisés directement dans ActivityInfo (pour les formats de fichiers pris en charge) ou téléchargés sur un appareil et consultés à l'aide d'autres applications installées.
Aperçu
Vous pouvez vérifier des documents, examiner des photos et contrôler des preuves sans quitter la plateforme s'ils sont dans les formats suivants.
Les types de fichiers pris en charge incluent :
- Images : JPG, PNG, BMP, PDF
- Documents : PDF
- Fichiers Texte : TXT
D'autres formats peuvent toujours être téléversés et téléchargés, mais ils ne peuvent pas être prévisualisés dans ActivityInfo.
Les pièces jointes peuvent être :
- De n'importe quel type de fichier
- Taille maximale du fichier : 10 Mo
- Nombre maximum de pièces jointes par Enregistrement : 20
Les pièces jointes ne sont pas incluses lors de l'exportation des Enregistrements, et elles ne peuvent pas être importées.
Comment ça marche
Exemple : Dans un Projet humanitaire ou de développement, le personnel peut avoir besoin de téléverser des pièces justificatives telles que des photos d'activités sur le terrain, des factures, des feuilles de présence signées, des reçus ou des rapports d'avancement en tant que pièces jointes à un Enregistrement.
Avec la fonctionnalité d'Aperçu des pièces jointes, les examinateurs peuvent vérifier les fichiers directement dans ActivityInfo, par exemple :
- Vérifier qu'une session de formation a eu lieu en ouvrant la feuille de présence.
- Confirmer l'avancement des activités sur le terrain, comme la construction ou la distribution de produits, en visualisant les photos téléversées.
- Examiner les reçus ou les formulaires signés avant d'approuver des paiements ou des demandes.
Cela élimine le besoin de télécharger de multiples fichiers, accélère l'examen et réduit le risque de stocker des informations sensibles sur des appareils qui peuvent être consultés par d'autres Utilisateurs n'ayant pas l'autorisation requise.
Voici les étapes à suivre pour utiliser cette fonctionnalité :
- Accédez à un Formulaire qui possède un champ de pièce jointe.
- Remplissez tous les Champs obligatoires, y compris le téléversement d'une pièce jointe dans l'un des formats pris en charge listés, et cliquez sur « Enregistrer l'enregistrement ». Alternativement, vous pouvez ouvrir un Enregistrement qui contient une pièce jointe dans les formats pris en charge.
- Ouvrez l'Enregistrement sauvegardé et cliquez sur « Aperçu » à côté de la Pièce jointe dans le panneau de l'enregistrement.
- Le Fichier se chargera au sein de la plateforme ActivityInfo.
Si le type de fichier n'est pas pris en charge pour l'aperçu, un Message s'affichera pour vous informer que le type de fichier n'est pas pris en charge. Dans ce cas, le fichier doit être téléchargé pour être consulté.
Cliquez sur le bouton Télécharger et enregistrez le fichier sur votre appareil. Une fois téléchargé, vous pouvez maintenant visualiser le fichier sur votre appareil.