Visualisation des pièces jointes d'un enregistrement

Le type de champ Pièce jointe permet aux utilisateurs de téléverser des fichiers tels que des photos, des documents, des signatures et des enregistrements audio dans un enregistrement. Ces fichiers peuvent être prévisualisés directement dans ActivityInfo (pour les formats de fichiers pris en charge) ou téléchargés sur un appareil et consultés à l'aide d'autres applications installées.

Aperçu

Vous pouvez vérifier des documents, examiner des photos et contrôler des preuves sans quitter la plateforme si elles sont dans les formats suivants.

Les types de fichiers pris en charge incluent :

• Images : JPG, PNG, BMP, PDF
• Documents : PDF
• Fichiers texte : TXT
• Audio : MP3, OGG, WAV, FLAC

D'autres formats peuvent toujours être téléversés et téléchargés, mais ils ne peuvent pas être prévisualisés dans ActivityInfo.

Les pièces jointes peuvent être :

• De tout type de fichier
• Taille maximale du fichier : 10 Mo
• Nombre maximum de pièces jointes par enregistrement : 20

Les pièces jointes ne sont pas incluses lors de l'exportation des enregistrements et ne peuvent pas être importées.

Comment ça marche

Exemple : Dans un projet humanitaire ou de développement, le personnel peut avoir besoin de téléverser des pièces justificatives telles que des photos d'activités de terrain, des factures, des feuilles de présence signées, des reçus, des rapports d'avancement ou des entretiens enregistrés en tant que pièces jointes à un enregistrement.

Avec la fonctionnalité d'aperçu des pièces jointes, les réviseurs peuvent vérifier les fichiers directement dans ActivityInfo, par exemple :

• Vérifier qu'une session de formation a eu lieu en ouvrant la feuille de présence.
• Confirmer l'avancement des activités de terrain telles que la construction ou la distribution de produits en visualisant les photos téléversées.
• Examiner les reçus ou les formulaires signés avant d'approuver des paiements ou des demandes.
• Écouter un entretien enregistré ou une note vocale avant de finaliser un rapport.

Cela élimine le besoin de télécharger plusieurs fichiers, accélère la révision et réduit le risque de stocker des informations sensibles sur des appareils accessibles à d'autres utilisateurs qui n'ont pas l'autorisation requise.

Voici les étapes à suivre pour utiliser cette fonctionnalité :

1. Accédez à un formulaire qui contient un champ de pièce jointe.
2. Remplissez tous les champs obligatoires, y compris le téléversement d'une pièce jointe dans l'un des formats pris en charge, puis cliquez sur « Enregistrer l'enregistrement ». Alternativement, vous pouvez ouvrir un enregistrement qui contient une pièce jointe dans les formats pris en charge.

3. Ouvrez l'enregistrement sauvegardé et cliquez sur « Aperçu » à côté de la pièce jointe dans le panneau de l'enregistrement.

4. Les fichiers téléversés se chargeront au sein de la plateforme ActivityInfo.

• Aperçu de l'image :

• Lecture audio :

Si le type de fichier n'est pas pris en charge pour l'aperçu, un message vous informera que le type de fichier n'est pas pris en charge. Dans ce cas, le fichier doit être téléchargé pour être consulté.

Cliquez sur le bouton « Télécharger » et enregistrez le fichier sur votre appareil. Une fois téléchargé, vous pouvez maintenant consulter le fichier sur votre appareil.