El tipo de campo Datos adjuntos permite a los usuarios cargar archivos como fotos, documentos y firmas en un registro. Estos archivos se pueden previsualizar directamente en ActivityInfo (para los formatos de archivo compatibles) o descargar en un dispositivo y verlos con otras aplicaciones instaladas.
Resumen
Puede verificar documentos, revisar fotos y comprobar pruebas sin salir de la plataforma si tienen los siguientes formatos.
Los tipos de archivo compatibles incluyen:
- Imágenes: JPG, PNG, BMP, PDF
- Documentos: PDF
- Archivos de texto: TXT
Otros formatos pueden cargarse y descargarse, pero no pueden previsualizarse en ActivityInfo.
Los datos adjuntos pueden ser:
- De cualquier tipo de archivo
- Tamaño máximo del archivo: 10 MB
- Número máximo de datos adjuntos por registro: 20
Los datos adjuntos no se incluyen al exportar registros y no se pueden importar.
Cómo funciona
Ejemplo: En un proyecto humanitario o de desarrollo, el personal puede necesitar cargar documentos de apoyo como fotos de actividades de campo, facturas, hojas de asistencia con firma digital, recibos o informes de progreso como datos adjuntos a un registro.
Con la función de vista previa de datos adjuntos, los revisores pueden comprobar los archivos directamente en ActivityInfo, por ejemplo:
- Verificar que una sesión de formación tuvo lugar abriendo la hoja de asistencia.
- Confirmar el progreso de las actividades de campo, como la construcción o la distribución de productos básicos, viendo las fotos cargadas.
- Revisar recibos o formularios con firma digital antes de aprobar pagos o solicitudes.
Esto elimina la necesidad de descargar múltiples archivos, acelera la revisión y reduce el riesgo de almacenar información sensible en dispositivos a los que pueden acceder otros usuarios que no tienen la autorización necesaria.
Estos son los pasos a seguir para utilizar esta función:
- Navegue a un formulario que tenga un campo de datos adjuntos.
- Rellene todos los campos obligatorios, incluida la carga de un dato adjunto en cualquiera de los formatos compatibles enumerados, y haga clic en "_Guardar registro _". Alternativamente, puede abrir un registro que tenga un dato adjunto en los formatos compatibles.
- Abra el registro guardado y haga clic en "vista previa" junto al dato adjunto en el panel del registro.
- El archivo se cargará dentro de la plataforma ActivityInfo.
Si el tipo de archivo no es compatible con la vista previa, aparecerá un mensaje notificándole que el tipo de archivo no es compatible. En este caso, el archivo debe ser descargado para poder ser visto.
Haga clic en el botón Descargar y guarde el archivo en su dispositivo. Una vez descargado, ya puede ver el archivo en su dispositivo.