Міграція електронної таблиці у форму

У цій статті описано, як імпортувати дані з електронної таблиці до форми ActivityInfo для адміністраторів баз даних.

Записи імпортуються для кожної форми окремо. Тому, як адміністратор бази даних, ви спершу повинні створити дизайн форми в ActivityInfo з полями, що відповідають типу даних, які ви хочете імпортувати. Щоб дізнатися, які це відповідні поля, перевірте заголовки та тип даних у кожному стовпці електронної таблиці, який ви хочете імпортувати. Коли форма та поля будуть готові, ви зможете імпортувати записи з електронної таблиці.

Підтримувані формати електронних таблиць

Ви можете імпортувати дані з будь-якого джерела, яке дозволяє копіювати ваші дані в буфер обміну у вигляді таблиці. Це включає в себе:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Створіть дизайн вашої форми

Перш ніж імпортувати електронну таблицю в ActivityInfo, ви повинні додати форму, яка відповідає структурі ваших даних. Щоб створити відповідну форму для записів в ActivityInfo, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до Бази даних.
2. Виберіть базу даних, у якій ви хочете створити форму.
   Якщо у вас ще немає бази даних, створіть нову базу даних з нашої бібліотеки шаблонів, наприклад, базу даних «Хто, що і де робить» (3W). (Якщо ви вирішите працювати з шаблоном, то можете перейти до розділу Імпорт електронної таблиці у форму.)
3. Натисніть «Додати форму».
4. Назвіть форму та додайте потрібні поля. У цьому прикладі: Поле посилання для стовпця «State/Region», текстові поля та поле географічної точки.

Обов'язково додайте всі необхідні поля, оскільки функція імпорту не створює автоматично поля для стовпців XLSX електронної таблиці.

Імпорт електронної таблиці у форму

Після того, як ви налаштували форму в ActivityInfo, виконайте наступні кроки, щоб імпортувати дані з електронної таблиці:

Переконайтеся, що ActivityInfo перебуває в онлайн-режимі

1. Перейдіть до створеної вами форми.
2. Виберіть «Імпорт», а потім «Вставити дані».

3. В окремому вікні або вкладці браузера перейдіть до електронної таблиці, яка містить дані для імпорту.
4. Переконайтеся, що дані в електронній таблиці відповідають правилам форматування, описаним у статті Підготовка записів до імпорту (в електронній таблиці).
5. Виділіть клітинки з даними та скопіюйте (Ctrl + C) їх.
6. Поверніться до форми ActivityInfo.

7. Вставте (Ctrl + V) вміст електронної таблиці, який ви скопіювали на кроці 5.

8. Натисніть «Продовжити».

Не закривайте вікно браузера, поки триває процес імпорту. 13. Час зіставити та перевірити поля.
У цьому прикладі один зі стовпців електронної таблиці не було додано до форми ActivityInfo перед імпортом даних. Процес імпорту не може продовжуватися, доки стовпець P-CODE (виділений жовтим кольором) не буде вирішено, навіть якщо всі стовпці ActivityInfo зіставлені зі стовпцями електронної таблиці.

14. Натисніть на незіставлений стовпець (виділений жовтим кольором). У цьому прикладі ви не можете зіставити стовпці XLSX зі стовпцями ActivityInfo, оскільки ви ще не створили для цього необхідні поля. Тому натисніть «Ігнорувати цей стовпець» (що призведе до часткового імпорту даних) або натисніть «Скасувати», щоб почати спочатку.

15. Після усунення невідповідностей ви можете натиснути «Продовжити» у верхньому правому куті.

16. Перегляньте звіт про імпорт:

• Якщо все правильно, натисніть «Готово».
• Щоб повернутися до частини процесу зіставлення стовпців та перевірки полів, натисніть «Назад».
• За потреби натисніть «Скасувати», щоб перервати процес імпорту.

У цьому прикладі записи імпортуються частково (оскільки 1 незіставлений стовпець було проігноровано на кроці 14), а дублікати записів ігноруються. Ви можете виправити це після імпорту, а поки що можете натиснути «Готово» у верхньому правому куті.

Примітка: Якщо ви хотіли додати нові записи до форми, але звіт про імпорт показує, що записи будуть оновлені, а не додані як нові, це означає, що записи з такими ж значеннями ключових полів вже існують у формі. Система використовує ключові поля, визначені у формі, щоб розпізнати, які записи оновлюються, а які додаються як нові.

Ви можете використовувати функцію імпорту та ключові поля для оновлення кількох записів одночасно. Для отримання додаткової інформації див. статтю Редагування кількох записів.

17. Виправте всі невирішені проблеми.
    У цьому прикладі це означатиме:

• Імпортувати незіставлений і, отже, проігнорований стовпець даних (P-Codes), повернувшись до налаштувань форми та додавши відповідний тип поля. Потім знову пройти процес імпорту.
• Запустити сканер дублікатів, щоб вирішити проблему з можливими дублікатами даних.

Якщо у вас виникнуть інші проблеми, скористайтеся статтею Усунення несправностей, пов'язаних з імпортом як посібником.

Пов'язана інформація

Ознайомтеся з наступними статтями для отримання пов'язаної інформації щодо:

• Міграція з ODK або Kobo шляхом імпорту XLSForm
• Імпорт даних (для звітних партнерів)