Перенесення електронної таблиці у Форму

У цій статті описано, як імпортувати дані з електронної таблиці у Форму ActivityInfo для Адміністраторів Баз даних.

Записи імпортуються по одній Формі за раз. Тому, як Адміністратор Бази даних, ви спершу повинні створити дизайн Форми в ActivityInfo з Полями, що відповідають типу даних, які ви хочете імпортувати. Щоб дізнатися, які це відповідні Поля, перевірте заголовки та тип даних у кожній колонці електронної таблиці, яку ви хочете імпортувати. Коли Форма та Поля будуть готові, ви зможете імпортувати Записи з електронної таблиці.

Підтримувані формати електронних таблиць

Ви можете імпортувати дані з будь-якого джерела, яке дозволяє копіювати ваші дані в буфер обміну у вигляді таблиці. Це включає в себе:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Створіть дизайн вашої Форми

Перш ніж ви зможете імпортувати свою електронну таблицю в ActivityInfo, ви повинні додати Форму, яка відповідає структурі ваших даних. Щоб створити відповідну Форму для Записів в ActivityInfo, виконайте наступні кроки:

1. Перейти до Бази даних.
2. Вибрати Базу даних, в якій ви хочете створити Форму.
   Якщо у вас ще немає Бази даних, створіть нову Базу даних з нашої бібліотеки шаблонів, наприклад, Базу даних "Хто, що, де" (3W). (Якщо ви вирішите працювати з шаблоном, то можете пропустити цей крок і перейти до розділу Імпорт вашої електронної таблиці у Форму).
3. Натисніть Додати форму.
4. Назвіть Форму та додайте потрібні Поля. У цьому прикладі: Поле посилання для колонки "State/Region", Текстові поля та Поле географічної точки.

Переконайтеся, що ви додали всі необхідні Поля, оскільки функція Імпорту не створює | Поля для колонок XLSX електронної таблиці автоматично.

Імпорт вашої електронної таблиці у Форму

Після того, як ви налаштували Форму в ActivityInfo, виконайте наступні кроки, щоб імпортувати дані з електронної таблиці:

Переконайтеся, що ActivityInfo перебуває в онлайн-режимі

1. Перейти до створеної вами Форми.
2. Вибрати «Імпорт», а потім «Вставити дані».

3. В окремому вікні або вкладці браузера перейдіть до електронної таблиці, яка містить дані для імпорту.
4. Переконайтеся, що дані в електронній таблиці відповідають правилам форматування, описаним у статті Підготовка Записів до імпорту (в електронній таблиці).
5. Виділіть клітинки з даними та скопіюйте їх (Ctrl + C).
6. Поверніться до Форми ActivityInfo.

7. Вставте (Ctrl + V) вміст електронної таблиці, який ви скопіювали на кроці 5.

8. Натисніть Продовжити.

Не закривайте вікно браузера, поки триває процес імпортування. 9. Час для зіставлення та перевірки Полів.
У цьому прикладі одна з колонок з електронної таблиці не була додана до Форми ActivityInfo перед імпортом даних. Процес імпорту не може продовжуватися, доки проблема з колонкою P-CODE (виділеною жовтим кольором) не буде вирішена, навіть якщо всі колонки ActivityInfo зіставлені з колонками електронної таблиці.

10. Натисніть на незіставлену колонку (виділену жовтим кольором). У цьому прикладі ви не можете зіставити колонки XLSX з колонками ActivityInfo, оскільки ви ще не створили для цього необхідні Поля. Тому натисніть «Ігнорувати цей стовпець» (що призведе до часткового імпорту даних) або натисніть «Скасувати», щоб почати спочатку.

11. Після усунення невідповідностей ви можете натиснути «Продовжити» у верхньому правому куті.

12. Перегляньте звіт «Звіт про імпорт»:

• Якщо все правильно, натисніть «Готово».
• Щоб повернутися до етапу зіставлення колонок та перевірки Полів, натисніть «Назад».
• За потреби натисніть «Скасувати», щоб перервати процес імпорту.

У цьому прикладі Записи імпортуються частково (оскільки 1 незіставлена колонка була проігнорована на кроці 10), а дубльовані Записи ігноруються. Ви можете виправити це після імпорту, а поки що можете натиснути «Готово» у верхньому правому куті.

Примітка: Якщо ви хотіли додати нові Записи до Форми, але Звіт про імпорт показує, що Записи будуть оновлені, а не додані як нові, це означає, що Записи з такими ж значеннями Ключових полів вже існували у Формі. Система використовує Ключові поля, визначені у Формі, щоб розпізнати, які Записи оновлюються, а які додаються як нові.

Ви можете використовувати функцію Імпорту та Ключові поля для оновлення кількох Записів одночасно. Для отримання додаткової інформації див. Редагувати кілька Записів.

13. Виправте будь-які невирішені проблеми.
    У цьому прикладі це означатиме:

• Імпортування незіставленої і, отже, проігнорованої колонки даних (P-Codes), повернувшись до Налаштувань форми та додавши відповідний тип Поля. Потім знову пройдіть процес імпорту.
• Запустіть сканер дублікатів, щоб вирішити проблему з можливими дубльованими даними.

Якщо у вас виникнуть інші проблеми, скористайтеся статтею Усунення несправностей, пов'язаних з імпортом як посібником.

Пов'язана інформація

Ознайомтеся з наступними статтями для отримання пов'язаної інформації щодо:

• Міграція з ODK або Kobo шляхом імпорту XLSForm
• Імпортування даних (для звітних партнерів)