Migrar una hoja de cálculo a un Formulario

Este artículo describe cómo importar datos desde una hoja de cálculo a un Formulario de ActivityInfo para Administradores de Bases de datos.

Los registros se importan Formulario por Formulario. Por lo tanto, como Administrador de la Base de datos, primero necesita diseñar el Formulario en ActivityInfo con los Campos correspondientes al tipo de datos que desea importar. Para saber cuáles son estos Campos correspondientes, revise los encabezados y el tipo de datos en cada columna de la hoja de cálculo que desea importar. Cuando el Formulario y los Campos estén listos, puede importar los Registros desde la hoja de cálculo.

Formatos de hoja de cálculo compatibles

Puede importar datos desde cualquier fuente que le permita copiar sus datos al portapapeles como una tabla. Esto incluye:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Diseñe su Formulario

Antes de poder importar su hoja de cálculo a ActivityInfo, debe añadir un Formulario que coincida con la estructura de sus datos. Para crear un Formulario adecuado para los Registros en ActivityInfo, siga estos pasos:

1. Vaya a las Bases de datos.
2. Seleccione la Base de datos en la que desea crear el Formulario.
   Si aún no tiene una Base de datos, cree una nueva Base de datos desde nuestra biblioteca de Plantillas, por ejemplo, una Base de datos de Quién hace qué y dónde (3W). (Si elige trabajar desde la plantilla, puede saltar a la sección Importar su hoja de cálculo al Formulario).
3. Haga clic en Añadir Formulario.
4. Asigne un nombre al Formulario y añada los Campos que necesite. En este ejemplo: Campo de referencia para la columna "Estado/Región", Campos de texto y un Campo de Punto geográfico.

Asegúrese de añadir todos los Campos necesarios, ya que la función de Importación no crea automáticamente Campos para las columnas xlsx de la hoja de cálculo.

Importar su hoja de cálculo al Formulario

Después de configurar el Formulario en ActivityInfo, siga estos pasos para importar datos desde una hoja de cálculo:

1. Vaya al Formulario que ha creado.
2. Seleccione la herramienta "Importar" de la Barra de herramientas.

3. En una ventana o pestaña separada del navegador, vaya a la hoja de cálculo que contiene los datos a importar.
4. Asegúrese de que los datos en la hoja de cálculo cumplen con las directrices de formato descritas en Preparar los Registros para la importación (en la hoja de cálculo).
5. Seleccione las celdas con datos y cópielos (Ctrl + C).
6. Vuelva al Formulario de ActivityInfo.

7. Pegue (Ctrl + V) el contenido de la hoja de cálculo que copió en el paso 5.

8. Haga clic en Continuar.

No cierre la ventana del navegador mientras el proceso de importación está en curso. 13. Es hora de hacer coincidir y validar los Campos.
En este ejemplo, una de las columnas de la hoja de cálculo no se añadió al Formulario de ActivityInfo antes de la importación de datos. El proceso de importación no puede continuar hasta que la columna P-CODE (resaltada en amarillo) no se resuelva, aunque todas las columnas de ActivityInfo coincidan con una columna de la hoja de cálculo.

14. Haga clic en una columna que no coincida (resaltada en amarillo). En este ejemplo no puede hacer coincidir las columnas del xlsx con las columnas de ActivityInfo, ya que aún no ha creado los Campos necesarios para ello. Por lo tanto, haga clic en "Ignorar esta columna" (lo que resultará en una importación parcial de datos) o haga clic en "Cancelar" para empezar de nuevo.

15. Después de resolver las inconsistencias, ahora puede hacer clic en "Continuar" en la esquina superior derecha.

16. Revise el resumen de "Resumen de importación":

• Si todo es correcto, haga clic en "Hecho".
• Para volver a la parte del proceso de coincidencia de columnas y validación de Campos, haga clic en "Atrás".
• Haga clic en "Cancelar" para abortar el proceso de importación, si es necesario.

En este ejemplo, los Registros se importan parcialmente (ya que la columna que no coincidía se ignoró en el paso 14), y los Registros duplicados se ignoran. Puede arreglar esto después de la importación, por ahora puede hacer clic en "Hecho" en la esquina superior derecha.

Nota: Si quería añadir nuevos Registros al Formulario, pero el Resumen de importación muestra que los Registros se van a actualizar en lugar de añadirse como nuevos, eso significa que los Registros con el mismo valor(es) de Campo Clave ya existían en el Formulario. El sistema utiliza los Campos Clave definidos en el Formulario para reconocer qué Registros se están actualizando y qué Registros se añaden como nuevos.

Puede utilizar la función de Importación y los Campos Clave para actualizar múltiples Registros en la misma instancia. Para más información, consulte Editar múltiples Registros.

17. Arregle cualquier problema pendiente.
    En este ejemplo, esto significaría:

• Importar la columna de datos que no coincidió y por lo tanto se ignoró (P-Codes), volviendo a la configuración del Formulario y añadiendo el tipo de Campo correspondiente. Luego, realizar el proceso de importación de nuevo.
• Ejecutar el Escáner de duplicados para resolver cualquier posible dato duplicado.

Si encuentra otros problemas, utilice el artículo Solución de problemas relacionados con el importador como guía.

Información relacionada

Consulte los siguientes artículos para obtener información relacionada con:

• Migrar desde ODK o Kobo importando un XLSForm
• Importar datos (para Socios Informantes)