Este artículo le muestra cómo utilizar la propiedad de campo "Solo para revisores" para configurar flujos de trabajo de aprobación de proyectos en ActivityInfo.
En algunos casos, es posible que desee que un grupo de usuarios apruebe los envíos de otro grupo de usuarios. Un supervisor puede necesitar aprobar el cierre de un caso, o un oficial de M&E puede necesitar aprobar los envíos de los socios informantes.
Siga este tutorial para configurar un flujo de trabajo de aprobación como ese en ActivityInfo.
Fase 1: Crear un nuevo Formulario de "Informes mensuales"
Comencemos creando un nuevo Formulario titulado "Informes mensuales" con los siguientes tipos de Campos:
- Mes para registrar la fecha
- Cantidad para indicar a cuántos beneficiarios se llegó
- Selección única para el estado de aprobación del informe
Para ello, siga estos pasos:
- Vaya a su Base de datos.
- Haga clic en "Añadir Formulario".
- Nombre el Formulario como "Informes mensuales".
- Haga clic en el botón "Añadir un campo".
- Seleccione el tipo de Campo "Mes".
- Rellene la tarjeta del Campo Mes con la siguiente información:
- Escriba "Mes del informe" como etiqueta.
- Rellene el Campo Código.
- Marque la opción "Clave". Esto hace que el Campo sea también Requerido automáticamente.
- Haga clic en Hecho.
- Añada el siguiente Campo haciendo clic en el botón "Añadir Campo" o moviendo el cursor del ratón debajo del primer Campo y haciendo clic en el botón "+".
- Seleccione el tipo de campo "Cantidad".
- Rellene la tarjeta del Campo Cantidad con la siguiente información:
- Escriba "Número de beneficiarios alcanzados" como etiqueta.
- Rellene el Campo Código.
- Marque la opción "Requerido".
- Haga clic en Hecho.
- Añada el siguiente Campo haciendo clic en el botón "Añadir Campo" o moviendo el cursor del ratón debajo del primer Campo y haciendo clic en el botón "+".
- Seleccione el tipo de Campo "Selección única".
- Rellene la tarjeta del Campo de selección única con la siguiente información:
- Escriba "Estado de aprobación" como etiqueta.
- Rellene el Campo Código.
- Marque la opción "Requerido".
- Marque la opción "Solo para revisores".
- Añada tres opciones: "Aprobado", "Rechazado" y "Pendiente".
- Haga que la opción "Pendiente" sea la predeterminada.
- Compruebe si su Formulario tiene el siguiente aspecto:
- Haga clic en "Guardar" para guardar el nuevo Formulario.
Fase 2: Definir los Roles de Remitente y Aprobador
Para establecer los roles y permisos, siga estos pasos:
- Vaya a la Base de datos que desea enriquecer con esta función.
- Haga clic en "Configuración de la base de datos".
- Seleccione "Roles" en el panel de navegación de la izquierda.
- Seleccione el Rol de Remitente.
- En el panel del lado derecho, desplácese hacia abajo hasta "Conceder recursos".
- En la página emergente "Seleccionar recurso", seleccione el Formulario al que desea asociar este Rol.
- En el panel del lado derecho, marque las siguientes casillas de verificación en "Operaciones permitidas":
- "Ver todos los registros"
- "Mostrar en la lista de formularios"
- "Añadir cualquier registro"
- "Editar todos los registros"
- NO marque la casilla "Editar 'Campos solo para revisores'".
- Desplácese hasta la parte inferior del panel derecho y haga clic en "Guardar".
- Seleccione el Rol de Administrador/Revisor de la lista de Roles.
- En el panel del lado derecho, desplácese hacia abajo hasta "Conceder recursos".
- En la página emergente "Seleccionar recurso", seleccione el Formulario al que desea asociar este Rol.
- En el panel del lado derecho, marque las siguientes casillas de verificación en "Operaciones permitidas":
- "Ver todos los registros"
- "Mostrar en la lista de formularios"
- "Editar todos los registros"
- "Editar 'Campos solo para revisores'"
- Desplácese hasta la parte inferior del panel derecho y haga clic en "Guardar".
Fase 3: Enviar un informe mensual como socio informante
Es hora de probar el flujo de trabajo. Para ello, su Base de datos necesita tener un usuario con el Rol de Remitente. En este ejemplo, puede añadir un usuario con el Rol de Remitente utilizando su cuenta personal de Gmail para completar la prueba.
- Inicie sesión como el usuario con el Rol de Remitente.
- Vaya al Formulario "Informes mensuales".
- Haga clic en "Añadir registro".
- Rellene los Campos "Mes" y "Número de beneficiarios".
- Compruebe si el Campo "Aprobación" está visible en el Formulario de entrada de datos. Los usuarios sin el permiso "Editar 'Campos solo para revisores'" no ven los Campos marcados como "Solo para revisores".
- Haga clic en "Guardar registro".
- Compruebe el Informe en la vista de Tabla. Tenga en cuenta que el Campo "Estado de aprobación" es visible, pero no puede ser editado por el usuario con el Rol de Remitente.
Paso 4: Aprobar el informe mensual
Para probar también la parte de aprobación del flujo de trabajo, siga estos pasos:
- Cierre la sesión del Rol de Remitente.
- Vuelva a iniciar sesión con el Rol de "Administrador", o como propietario de la Base de datos.
- Vaya al Formulario "Informes mensuales".
- Seleccione el informe mensual que añadió como Remitente y haga clic en "Editar".
- Como el Rol de Administrador tiene el permiso "Editar 'Campos solo para revisores'", ahora puede cambiar el estado del Registro a "Aprobado".
¡Éxito, ha configurado un flujo de trabajo de aprobación