Este artículo describe cómo añadir un Campo de referencia al diseñar un Formulario.
Los Campos de referencia son campos muy útiles que permiten conectar Formularios a otros Formularios o a la base de datos geográfica integrada de ActivityInfo. Los usuarios pueden vincular sus Registros a los Registros de otro Formulario.
Usando un Campo de referencia y múltiples Claves en el Formulario referenciado, también puede crear un efecto de 'cascada' para permitir a los usuarios seleccionar de una serie de opciones.
Campos de referencia o Campos de selección
Los Campos de referencia y los Campos de selección son similares, ya que le permiten crear listas de opciones. Sin embargo, sirven para diferentes propósitos, por lo tanto, es importante elegir el tipo de Campo apropiado al diseñar un Formulario.
- Campo de selección: crear una lista de opciones dentro del Formulario
- Campo de referencia: hace referencia a otro Formulario donde cada opción es otro Registro. Aquí es posible incluir más información sobre esa opción (es decir, metadatos u otro tipo de información) en el Formulario referenciado. Puede utilizar tantos campos como sea necesario para capturar esa información y, al convertirlos en Campos clave, también puede incorporar esa información al Formulario inicial (creando el "efecto cascada").
Le sugerimos encarecidamente que considere las siguientes mejores prácticas:
- Utilice un campo de Selección única para capturar una lista básica de opciones que no requieran más metadatos o información adicional. Ejemplos**: **categorías de edad, lista de opciones para el sexo biológico, etc.
- Utilice un Campo de referencia para enlazar a un Formulario de referencia donde recopilará información adicional para cada opción (Registro). Espera que se produzcan cambios en esos datos (los datos se describen como dinámicos en lugar de estáticos) y necesita enlazar con estas opciones en muchos Formularios de su Base de datos de forma coherente. Ejemplos**: **organizaciones asociadas, lista de instituciones/entidades, etc.
- Al hacer referencia a un Formulario, los usuarios pueden seleccionar de una lista de opciones añadidas a ese Formulario utilizando el Campo de referencia. Para limitar las opciones que se les muestran a las opciones seleccionadas, puede establecer reglas de validación al Campo de referencia.
- Puede añadir un prefijo al Número de serie para personalizarlo y hacerlo más legible para sus usuarios. Esto le permite mostrar -sin revelar mucha información- de qué se trata el Registro, si elige utilizar el Número de serie como referencia común.
- La longitud máxima de los caracteres de un Campo clave que aparece en un resultado desplegable de un Campo de referencia es de 128 caracteres.
Cómo añadir un Campo de referencia para referenciar un Registro de otro Formulario
Para añadir un Campo de referencia, siga estos pasos:
- Asegúrese de haber definido como Campo clave el campo al que desea que se refiera su Formulario.
De forma predeterminada, los Campos clave se utilizan para buscar un Registro específico en un Formulario. Alternativamente, seleccione los Campos que desea incluir en una búsqueda o añada sus propias Fórmulas personalizadas.
Al diseñar un Formulario, puede configurar qué campos de un Formulario de referencia pueden ser útiles para la búsqueda y el orden de visualización de los mismos. Estos pueden ser o no campos clave, o pueden ser sólo un subconjunto de campos clave.
- Navegue a su Formulario, y en la página de Diseño del Formulario, haga clic en "Referencia" para seleccionarlo de la paleta de Campos.
- Asegúrese de haber definido como Clave el campo al que desea que se refiera su Formulario.
- Busque la Base de datos y el Formulario que contiene el Formulario y los Registros a los que desea enlazar. Haga clic en las flechas para revelar el contenido de cada Base de datos.
- Seleccione el Formulario y haga clic en "Continuar".
- Rellene las Propiedades del Campo de referencia proporcionando:
- Etiqueta: escriba la pregunta para la que el usuario seleccionará una opción
- Descripción: opcionalmente proporcione una descripción
- Código: opcionalmente proporcione un código
- En la sección "Ajustes", marque las casillas que desea aplicar para el campo.
- Haga clic en "Hecho" para añadir el Campo.
El Campo de referencia se ha añadido al Formulario.
- Continúe añadiendo Campos a su Formulario.
Cuando termine de añadir Campos, haga clic en "Guardar" para guardar el Formulario.
Introducción de registros
Al añadir Registros, los usuarios ahora pueden seleccionar un Registro de la lista de Registros del Formulario referenciado.
Al añadir Registros, los usuarios pueden seleccionar un Registro de la lista de Registros del Formulario referenciado.
En este ejemplo, el campo referenciado era un campo de Selección única, definido como un Campo clave. Por eso los usuarios ven las opciones específicas en la lista desplegable.
Cuando se definen los campos de búsqueda, las opciones que se muestran en el desplegable corresponden a los campos de búsqueda definidos por el diseñador del Formulario.