Idioma: Español
Este artículo describe cómo añadir un campo de referencia al diseñar un formulario.
Los campos de referencia son campos muy útiles que permiten conectar formularios con otros formularios o con la base de datos geográfica integrada de ActivityInfo. Los usuarios pueden vincular sus registros a los registros de otro formulario.
Utilizando un campo de referencia y múltiples claves en el formulario referenciado, también puede crear un 'efecto cascada' para permitir a los usuarios seleccionar entre una serie de opciones. Consulte Cómo añadir un campo de referencia para referenciar muchos campos de otro formulario (efecto cascada).
Campos de referencia o campos de selección
Los campos de referencia y los campos de selección son similares, ya que le permiten crear listas de opciones. Sin embargo, tienen propósitos diferentes, por lo que es importante elegir el tipo de campo adecuado al diseñar un formulario.
- Campo de selección: crea una lista de opciones dentro del formulario.
- Campo de referencia: hace referencia a otro formulario en el que cada opción es otro registro. Aquí es posible incluir más información sobre esa opción (es decir, metadatos u otro tipo de información) en el formulario referenciado. Puede utilizar tantos campos como sea necesario para capturar esa información y, al convertirlos en campos clave, también puede traer esa información al formulario inicial (creando el 'efecto cascada').
Le sugerimos encarecidamente que tenga en cuenta las siguientes buenas prácticas:
- Utilice un campo de selección única para capturar una lista básica de opciones que no requieran más metadatos o información adicional. Ejemplos: categorías de edad, lista de opciones para el sexo biológico, etc.
- Utilice un campo de referencia para enlazar con un formulario de referencia en el que recopilará información adicional para cada opción (registro). Usted espera que se produzcan cambios en esos datos (los datos se describen como dinámicos en lugar de estáticos) y necesita enlazar a estas opciones en muchos formularios de su base de datos de forma coherente. Ejemplos: organizaciones asociadas, lista de instituciones/entidades, etc.
- Al hacer referencia a un formulario, los usuarios pueden seleccionar de una lista de opciones añadidas a ese formulario utilizando el campo de referencia. Para limitar las opciones que se les muestran a las opciones seleccionadas, puede establecer reglas de validación para el campo de referencia.
- Puede añadir un prefijo al número de serie para personalizarlo y hacerlo más legible para sus usuarios. Esto le permite mostrar, sin revelar mucha información, de qué trata el registro, si elige utilizar el número de serie como referencia común.
- La longitud máxima de los caracteres de un campo clave que puede aparecer en el resultado desplegable de un campo de referencia es de 128 caracteres.
Cómo añadir un campo de referencia para referenciar un registro de otro formulario
Para añadir un campo de referencia, siga estos pasos:
- En el formulario al que desea hacer referencia, asegúrese de que ha definido como campo clave el campo del que seleccionarán los usuarios. Para ello, abra la página de diseño del formulario de ese formulario, haga clic en el campo, marque «Clave» y guarde el formulario.
Por defecto, los campos clave se utilizan para buscar un registro específico en un formulario. Alternativamente, seleccione los campos que desee incluir en una búsqueda o añada sus propias fórmulas personalizadas.
Al diseñar un formulario, puede configurar qué campos de un formulario de referencia pueden ser útiles para la búsqueda y el orden en que se muestran. Estos pueden ser o no campos clave, o pueden ser solo un subconjunto de los campos clave.
- Navegue a su formulario y, en la página de diseño del formulario, haga clic en «Referencia» para seleccionarlo de la paleta de campos.
- Seleccione el formulario que contiene los registros que desea vincular. Los formularios de la base de datos actual se muestran primero. Para encontrar un formulario en otra base de datos, haga clic en las flechas para revelar el contenido de cada base de datos.
- Haga clic en «Continuar».
- Rellene las propiedades del campo de referencia proporcionando:
- Etiqueta: escriba la pregunta para la que el usuario seleccionará una opción
- Descripción: opcionalmente, proporcione una descripción
- Código: opcionalmente, proporcione un código
- En los «Ajustes», marque las casillas que desee aplicar al campo.
- Haga clic en «Está hecho» para añadir el campo.
- Continúe añadiendo campos a su formulario. Cuando termine de añadir campos, haga clic en «Guardar» para guardar el formulario.
Entrada de registro
Mientras añaden registros, los usuarios pueden seleccionar un registro de la lista de registros del formulario referenciado.
En este ejemplo, el campo referenciado es un campo de selección única, definido como campo clave. Por eso los usuarios ven las opciones específicas en la lista desplegable.
Cuando se definen campos de búsqueda, las opciones que se muestran en el menú desplegable corresponden a los campos de búsqueda definidos por el diseñador del formulario.
Cómo añadir un campo de referencia para referenciar muchos campos de otro formulario (efecto cascada)
Cuando el formulario referenciado tiene más de un campo clave, los usuarios seleccionan un valor para cada campo clave por turno. Cada elección reduce las opciones del siguiente campo clave. Esto se denomina «efecto cascada».
- En el formulario al que desea hacer referencia, defina como campos clave todos los campos a los que desea que su formulario haga referencia.
- Añada el campo de referencia a su formulario siguiendo los pasos del 2 al 8 de Cómo añadir un campo de referencia para referenciar un registro de otro formulario.
Al añadir registros, los usuarios ven una lista desplegable para cada campo clave del formulario referenciado. Después de que los usuarios seleccionen una provincia, la lista de escuelas solo muestra las escuelas de esa provincia.
En este ejemplo, el formulario referenciado tiene tres campos clave:
- un campo de referencia, «Provincia», que hace referencia a un formulario de provincias
- un campo de texto, «Nombre de la escuela»
- un campo de selección única, «Tipo de aula»