El campo clave es una configuración que puede seleccionar al diseñar un formulario. Este artículo explica el rol de los campos clave en ActivityInfo y cómo seleccionar campos clave para sus formularios.
Seleccionar uno o más campos clave es un paso importante en la configuración de su base de datos con formularios relacionados.
Introducción
Al diseñar un formulario, puede añadir campos con configuraciones especiales. Cuando marca un campo como campo clave en su formulario, proporciona los siguientes beneficios:
Los campos clave desempeñan varios roles, entre ellos:
- Proporcionar una forma de etiquetar los registros en la interfaz de usuario
- Garantizar la unicidad de los registros durante la introducción de datos
- Ayudar a los usuarios a buscar registros relacionados durante la introducción de datos
- Hacer coincidir los registros relacionados al importar
- Indicar a qué campos se aplican los bloqueos por fecha
Recomendamos encarecidamente seleccionar al menos un campo clave para cada formulario que diseñe.
Sin campos clave
A cada registro en ActivityInfo se le asigna automáticamente un ID único, autogenerado, que nunca cambia. El ID de registro se utiliza para almacenar la relación entre dos registros y es esencial para preservar la integridad referencial, pero no es muy fácil de usar. Los campos clave son una forma para que los diseñadores de formularios proporcionen identificadores alternativos y fáciles de leer para los registros.
Los ID de registro normalmente están ocultos para el usuario, pero puede mostrarlos en la Vista de formulario haciendo clic en «Seleccionar columnas» y luego marcando «ID de registro»:
Si no selecciona un campo clave, entonces ActivityInfo utiliza el ID de registro, lo que puede confundir a sus usuarios. Por ejemplo, si hace referencia al formulario Provincia sin seleccionar un campo clave para el formulario Provincia, tendrá que seleccionar una Provincia buscando su ID de registro:
Probablemente esto no es lo que desea.
Seleccionar un campo clave
Cuando selecciona un campo clave en su formulario, proporciona una alternativa legible al ID de registro para su formulario. El ID de registro sigue presente, pero ActivityInfo muestra en su lugar el campo clave a los usuarios.
Por ejemplo, si tiene un formulario Provincia con una lista de provincias de Afganistán, el campo «Nombre» es la opción obvia para un campo clave:
No hay dos provincias que tengan el mismo nombre, así que seleccionar el campo Nombre como campo clave es una buena elección. Si intenta añadir un registro con el mismo valor en el campo «Nombre» que un registro existente, recibirá un mensaje de error:
Además de la comprobación de duplicados, el campo clave es utilizado por ActivityInfo para «nombrar» cada registro. Por ejemplo, si selecciona varios registros, ActivityInfo utiliza el valor de este campo para mostrarle qué registros han sido seleccionados:
Los campos clave se vuelven aún más importantes cuando hace referencia a este formulario en otro formulario. Por ejemplo, si tengo un formulario Clínica con un campo de referencia que se refiere al formulario Provincia, el campo Nombre de la Provincia se utilizará para el menú desplegable en el formulario de introducción de datos:
El campo clave también se muestra en la vista de tabla en lugar del ID de registro para indicar en qué provincia se encuentra cada clínica.
Por defecto, los campos clave se utilizan para buscar valores en el formulario de referencia. Alternativamente, puede seleccionar los campos que desea utilizar para la búsqueda o añadir sus propias fórmulas personalizadas. Para más información, consulte Añadir un campo de referencia.
Si importa una lista de clínicas, el campo clave se utiliza para encontrar el ID de registro de la provincia que corresponda:
Múltiples campos clave
A menudo, no hay un único campo que identifique de forma única un registro. En nuestro ejemplo de las clínicas anterior, imagine que hay dos clínicas con el nombre «Centro de Trauma de MSF»: una en Kunduz y otra en Kabul:
En este caso, no podemos hacer que el campo Nombre de la clínica sea el único campo clave, porque entonces ActivityInfo no nos permitiría añadir los dos registros con el mismo nombre, aunque estén en provincias diferentes.
Para este caso, deberíamos hacer que tanto el campo Nombre como el campo Provincia sean campos clave:
Ahora, ActivityInfo permite cualquier combinación única de los dos campos clave. Por ejemplo, podría añadir otro «Centro de Trauma de MSF» en la provincia de Nuristán, pero no otro «Centro de Trauma de MSF» en Kabul porque esa combinación ya existe.
Si tuviéramos un tercer formulario que hiciera referencia a Clínicas, como por ejemplo «Distribución de suministros», entonces tanto el campo Nombre como el campo Provincia se incluirían como campos de búsqueda en cascada:
Ambos campos clave se muestran también en la vista de tabla. Aunque «Clínica» es un único campo, se mostrará por defecto como dos columnas en la vista de tabla porque tiene dos campos clave.
Campos de número de serie
En algunos casos, no hay ninguna combinación de campos que pueda identificar de forma única un registro. Por ejemplo, al hacer el seguimiento de un pequeño grupo de beneficiarios, utilizar los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento como campos clave podría ser suficiente, ya que es poco probable encontrar a alguien con el mismo nombre y fecha de nacimiento.
Sin embargo, a medida que la población crece, esto se vuelve insostenible. Con el tiempo, encontrará dos «John Smith» con la misma fecha de nacimiento.
Es posible que aún desee una forma fácil de usar para etiquetar e identificar los registros. En este caso, puede añadir un campo de número de serie, que asigna un número secuencial a cada nuevo registro.
Este número de serie será entonces el único campo clave del formulario y también se utiliza para buscar registros. Por ejemplo, si tuviéramos un formulario de «Revisión médica» que hiciera referencia al formulario de Beneficiario, necesitaríamos seleccionar un ID de beneficiario:
No es posible combinar un campo de número de serie con otros campos clave en el mismo formulario. Sin embargo, puede utilizar fórmulas de prefijo de número de serie para incluir información significativa en el código para que sea más fácil trabajar con los números de serie.