La siguiente sección describe cómo añadir un Campo de referencia inversa al diseñar un Formulario. Los Campos de referencia inversa le permiten "invertir" un Campo de referencia existente que hace referencia a su formulario. Esto permite a los usuarios ver y moverse entre los registros referenciados desde la Vista de Tabla, así como permitir consultas sobre registros relacionados en sus Informes.
Para crear un Campo de referencia inversa, primero debe tener un formulario existente con un Campo de referencia definido que apunte a su formulario actual. Los Campos de referencia que hacen referencia a otros formularios no pueden invertirse en su formulario actual.
Antes de empezar
- Asegúrese de que ya ha añadido una base de datos y
- Ha añadido un Campo de referencia en otro Formulario, que apunta a su Formulario actual.
Cómo añadir un campo de referencia inversa
Suponiendo que usted es un administrador de una Base de datos de Gestión de Casos y quiere ver el número de registros de beneficiarios para cada organización asociada, puede conseguirlo utilizando un Campo de referencia inversa. Para ello necesita al menos dos formularios:
Un Formulario de Beneficiario: Este es el formulario de origen donde recoge los detalles sobre los beneficiarios. En este formulario, hay un campo de referencia llamado "Nombre de la organización asociada".
Un Formulario de Organización Asociada: Este es el segundo formulario, donde mantiene una lista de organizaciones asociadas a las que se ha hecho referencia en el "Formulario de Beneficiario" anterior. Aquí quiere incluir un Campo de referencia inversa que enlace con el "Formulario de Beneficiario".
- Vaya a su Formulario actual, en este caso, el formulario "Organizaciones asociadas" y en la página de Diseño de Formulario, haga clic en el botón de añadir campo para añadir un nuevo campo.
- Haga clic en "Referencia inversa" en la paleta de Campos.
- Busque la Base de datos y el Formulario que hacen referencia a su Formulario actual. Haga clic en las flechas para mostrar el contenido de cada Base de datos, Carpeta o Formulario.
- Seleccione el Formulario y el Campo de referencia que desea invertir y haga clic en "Continuar".
- Rellene las Propiedades del Campo de referencia inversa, y en la Configuración marque las casillas que desee aplicar al campo. El Campo de referencia original seleccionado se mostrará en la sección "Referencia inversa".
- Haga clic en "Hecho" para añadir el campo.
- El Campo de referencia inversa se ha añadido al Formulario.
- Cuando termine de añadir campos, haga clic en "Guardar" para guardar el Formulario.
Cómo ver Registros relacionados a través de Campos de referencia inversa
- En un Formulario con un Campo de referencia inversa, en este ejemplo el formulario "Organización asociada", abra la Vista de Tabla para ver sus registros.
- La columna de Referencia Inversa recién añadida debería aparecer en la Vista de Tabla por defecto al abrir el formulario. Alternativamente, puede abrir el Panel de Selección de Columnas, y seleccionar el Campo de referencia inversa de la lista de columnas disponibles.
NOTA: Si el campo se configuró como "Ocultar de la tabla", no aparecerá en la lista de columnas disponibles ni en la Vista de Tabla. - En la Vista de Tabla, aparecerá una columna azul que muestra el recuento de registros que hacen referencia a cada registro de su Formulario actual.
- Haga clic en la flecha de cualquier registro para ver los registros relacionados en el formulario de referencia.
- Alternativamente, también puede hacer clic en el botón de referencia inversa en el Panel de Detalles de Registros.
- El formulario referenciado se abrirá en la Vista de Tabla, y sólo se mostrarán los registros que hacen referencia a los registros seleccionados. En este ejemplo, se mostrará el formulario "Información del beneficiario" con los registros de los beneficiarios por organización asociada.
Puede alternar para ver todos los registros, o mostrar sólo los registros seleccionados.
- Para volver a su formulario original, haga clic en el botón "Atrás".
Cómo consultar registros relacionados a través de Campos de referencia inversa
- Vaya a "Mis informes" y añada una nueva Tabla Dinámica.
- En la interfaz de fuentes de datos, seleccione dos formularios que tengan un par de Campo de referencia (formulario de origen) y Campo de referencia inversa (formulario de referencia) y haga clic en "Hecho". En este ejemplo, seleccionamos los formularios "Información del beneficiario" y "Organizaciones asociadas" y hacemos clic en "Hecho".
- En el Panel de Diseño de Informes, el Formulario seleccionado (y sus Campos) aparecerá en la lista de campos disponibles, así como el formulario de referencia a través del Campo de referencia inversa.
- Elija un campo del formulario para incluirlo como Medida o Dimensión de Fila/Columna. En este ejemplo, vamos a averiguar cuántos registros de beneficiarios hacen referencia a cada una de nuestras organizaciones asociadas. Desde "Información del beneficiario", añada "Recuento de todos los registros" como medida, y añada "Nombre de la organización asociada" como dimensión de fila.
Ya ha añadido Campos de referencia inversa, ha visto Registros relacionados a través de Campos de referencia inversa y ha consultado registros relacionados a través de Campos de referencia inversa.
Los permisos se respetan al utilizar esta función. Asegúrese de que tiene permiso para ver el formulario de origen, para ver cualquier registro que haga referencia a él o para ver el campo que muestra la referencia inversa.