Налаштування процесу затвердження

У цій статті показано, як використовувати властивість поля «Тільки рецензент», щоб налаштувати процеси затвердження проєктів в ActivityInfo.

У деяких випадках може знадобитися, щоб одна група користувачів затверджувала подання іншої групи. Наприклад, керівник може затверджувати закриття справи, або спеціаліст з моніторингу та оцінки — подання звітних партнерів.

Дотримуйтесь цього посібника, щоб налаштувати такий процес затвердження в ActivityInfo.

Етап 1: Створення нової форми «Щомісячні звіти»

Почнімо зі створення нової форми під назвою «Щомісячні звіти» з такими типами полів:

• Місяць для відстеження дати
  
• Кількість для зазначення кількості охоплених бенефіціарів
  
• Єдиний вибір для статусу затвердження звіту

Для цього виконайте такі кроки:

1. Перейдіть до вашої бази даних.
2. Натисніть «Додати форму».
3. Назвіть форму «Щомісячні звіти».
4. Натисніть кнопку «Додати поле».
5. Виберіть тип поля «Місяць».
6. Заповніть картку поля «Місяць» такою інформацією:

• Введіть «Звітний місяць» як назву.
• Заповніть поле «Код».
• Позначте налаштування «Ключ». Це автоматично зробить поле обов'язковим.
• Натисніть «Готово».

7. Додайте наступне поле, натиснувши кнопку «Додати поле» або навівши курсор миші під перше поле і натиснувши кнопку «+».
8. Виберіть тип поля «Кількість».
9. Заповніть картку поля «Кількість» такою інформацією:

• Введіть «Кількість охоплених бенефіціарів» як назву.
• Заповніть поле «Код».
• Позначте налаштування «Обов'язкове поле».
• Натисніть «Готово».

10. Додайте наступне поле, натиснувши кнопку «Додати поле» або навівши курсор миші під перше поле і натиснувши кнопку «+».
11. Виберіть тип поля «Єдиний вибір».
12. Заповніть картку поля «Єдиний вибір» такою інформацією:

• Введіть «Статус затвердження» як назву.
• Заповніть поле «Код».
• Позначте налаштування «Обов'язкове поле».
• Позначте налаштування «Тільки рецензент».
• Додайте три параметри: «Затверджено», «Відхилено» та «Очікує».
• Зробіть параметр «Очікує» параметром за замовчуванням.

13. Перевірте, чи ваша форма виглядає так:

14. Натисніть «Зберегти», щоб зберегти нову форму.

Етап 2: Визначення ролей Відправника та Рецензента

Щоб налаштувати ролі та дозволи, виконайте такі кроки:

1. Перейдіть до бази даних, яку ви хочете доповнити такою функцією.
2. Натисніть «Налаштування бази даних».

3. Виберіть «Ролі» на лівій панелі навігації.

4. Виберіть роль Відправника.
5. На правій бічній панелі прокрутіть до «Надати ресурси».
6. На спливаючій сторінці «Виберіть ресурс» виберіть форму, з якою ви хочете пов'язати цю роль.
7. На правій бічній панелі встановіть прапорці навпроти таких пунктів у розділі «Дозволені операції»:

• «Переглянути всі записи»
• «Показувати у списку форм»
• «Додайте будь-який запис»
• «Редагувати всі записи»
• НЕ встановлюйте прапорець «Редагувати поля "Тільки рецензент"».

8. Прокрутіть донизу правої бічної панелі та натисніть «Зберегти».

9. Виберіть роль Адміністратора/Рецензента зі списку ролей.
10. На правій бічній панелі прокрутіть до «Надати ресурси».
11. На спливаючій сторінці «Виберіть ресурс» виберіть форму, з якою ви хочете пов'язати цю роль.
12. На правій бічній панелі встановіть прапорці навпроти таких пунктів у розділі «Дозволені операції»:

• «Переглянути всі записи»
• «Показувати у списку форм»
• «Редагувати всі записи»
• «Редагувати поля "Тільки рецензент"»

13. Прокрутіть донизу правої бічної панелі та натисніть «Зберегти».

Етап 3: Подання щомісячного звіту в ролі звітного партнера

Час протестувати процес. Для цього у вашій базі даних має бути користувач з роллю Відправника. У цьому прикладі ви можете додати користувача з роллю Відправника, використовуючи свій особистий обліковий запис Gmail, щоб завершити тест.

1. Увійдіть як користувач з роллю Відправника.
2. Перейдіть до форми «Щомісячні звіти».
3. Натисніть «Додати запис».
4. Заповніть поля «Місяць» та «Кількість бенефіціарів».
5. Перевірте, чи видно поле «Затвердження» у формі введення даних. Користувачі без дозволу «Редагувати поля "Тільки рецензент"» не бачать полів, позначених як «Тільки рецензент».

6. Натисніть «Зберегти запис».
7. Перевірте звіт у вигляді таблиці. Зверніть увагу, що поле «Статус затвердження» видно, але користувач з роллю Відправника не може його редагувати.

Етап 4: Затвердження щомісячного звіту

Щоб протестувати також і частину процесу, що стосується затвердження, виконайте такі кроки:

1. Вийдіть з ролі Відправника.
2. Увійдіть знову з роллю «Адміністратор» або як власник бази даних.
3. Перейдіть до форми «Щомісячні звіти».
4. Виберіть щомісячний звіт, який ви додали як Відправник, і натисніть «Редагувати».
5. Оскільки роль Адміністратора має дозвіл «Редагувати поля "Тільки рецензент"», ви можете змінити статус запису на «Затверджено».

Успішно, ви налаштували процес затвердження