Añadir Registro (tabla en línea)

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Este artículo explica cómo añadir Registros a un Formulario de ActivityInfo utilizando la función de edición de tabla en línea. Para grandes cantidades de datos, recomendamos utilizar la función de importación.

Para poder añadir un Registro a un Formulario, debe cumplir los siguientes requisitos previos:

• Tener el permiso "Añadir registros". Para más información, consulte Comprensión de los permisos y Operaciones.
• Acceso a un Formulario y una Base de datos desbloqueados. Para más información, consulte Comprensión de los bloqueos.

Para añadir un Registro a un Formulario en la función de edición de tabla en línea, siga estos pasos:

1. Navegue hasta el Formulario.
   Si conoce el nombre de su Formulario, escríbalo en la barra de búsqueda y haga clic en él para seleccionarlo. De lo contrario, vaya a la página de la lista de Bases de datos y seleccione la Base de datos (y la Carpeta) que contiene su Formulario.
2. Haga clic en "Añadir registro" en la vista de edición de tabla en línea del Formulario.

3. Escriba el número de filas que desea añadir a la Tabla y seleccione dónde colocar estas filas haciendo clic en "Añadir en la parte superior" o "Añadir en la parte inferior".
   Alternativamente, haga clic en "Ingresar datos en el Formulario" para salir del modo de edición de tabla en línea e ir al Formulario de entrada de datos.

4. Haga clic en una celda dentro de la fila recién añadida y empiece a ingresar sus datos directamente en la Tabla. También puede copiar y pegar pequeños lotes de datos de una hoja de cálculo.

Para grandes cantidades de datos, o importación masiva, recomendamos que utilice la función de importación.

Al rellenar la tabla con información (añadiendo Registros a un Formulario), tenga en cuenta que las celdas de la tabla son Campos de una Base de datos, cada uno con sus propios requisitos de formato y validación:

• Campo clave: Si añade datos que corresponden a un Registro existente, se le notificará para que actualice el Registro correcto. Esto se debe a que el Formulario contiene un Campo clave, que impone la singularidad de los datos.
  Los campos clave siguen marcados como "Clave" en la página de diseño del Formulario.
• Campos obligatorios: Debe rellenar este Campo para poder guardar/enviar el Registro borrador al servidor.
• Campo de número de serie: No puede rellenar el Campo de número de serie manualmente, ya que ActivityInfo asigna automáticamente el número de serie cuando el borrador se sincroniza con el servidor.

Los Formularios con un Campo de número de serie no pueden tener Campos clave adicionales.

• Campo de fecha: seleccione una fecha en la ventana emergente del calendario. Alternativamente, ingrese el valor de acuerdo con el "formato de fecha internacional AAAA-MM-DD".

• En los Campos de cantidad, el punto decimal o la coma decimal se utilizan automáticamente en función del idioma en el que esté trabajando.

• Los Campos afectados por las Reglas de relevancia solo le permiten ingresar un valor si se cumple la condición establecida. Los Registros con valores no válidos se marcan con rojo en el panel lateral derecho.
  Haga clic en "Borrar 1 valores de Campo" para borrar el valor no válido y continuar con la entrada de datos.

• Si el Formulario incluye un Subformulario obligatorio, también debe añadir Registros válidos al Subformulario para guardar el Registro en el Formulario.

Puede hacer clic en el Subformulario para ingresar los datos directamente en el Subformulario.
Tenga en cuenta que no puede modificar el Formulario padre desde el Subformulario.

Para completar esta acción, también necesita el permiso "Añadir registro" en el Subformulario.

• Si el Formulario incluye un Campo de varias líneas, y desea escribir un texto largo, puede navegar por el texto utilizando las flechas izquierda y derecha de su teclado. El texto de varias líneas se muestra en una sola celda en la vista de tabla en línea.
• Campos de referencia múltiple: haga doble clic para revelar y seleccionar opciones.
• En los Campos de referencia y los Campos de selección única que aparecen como un menú desplegable, puede empezar a escribir y seleccionar una respuesta de la lista de opciones.

Para completar esta acción, también necesita el permiso "Añadir registro" en el Formulario al que se hace referencia.

• Si un Campo incluye una Máscara de entrada debe proporcionar su respuesta en un formato específico. Eche un vistazo a los caracteres de la máscara de entrada para familiarizarse con los distintos tipos.
• Los Campos de adjuntos no son visibles en la vista de edición de tabla en línea. Si necesita adjuntar documentos o imágenes al Registro, vaya al Formulario de entrada de datos haciendo clic en "Añadir registro" y seleccionando "Ingresar datos en el Formulario" de las opciones.

• Si un Campo incluye una Regla de validación su respuesta tendría que coincidir con la regla para ser aceptada.

Las adiciones o las ediciones que realice en la tabla en línea se almacenan automáticamente como un borrador en su dispositivo local hasta que las envíe al servidor. 6. Compruebe si el Registro cumple todos los requisitos necesarios. Puede utilizar los iconos de estado en la primera columna de la izquierda para identificar posibles problemas:

• Registro marcado con rojo: Borrador no válido, que no se puede guardar en el servidor. Debe resolver los Campos problemáticos antes de poder guardar el Registro.

• Registros marcados con verde: Registro válido sincronizado con el servidor, no se requiere ninguna acción adicional.

• Registros marcados con azul: Borrador con valores de Campo válidos, listo para ser sincronizado con el servidor

• Registros marcados con negro: Fila vacía, haga clic para añadir datos. Tenga en cuenta que no es necesario rellenar todas las filas para poder enviar Registros borradores válidos al servidor.

7. Seleccione la Versión borrador del Registro haciendo clic en el icono de estado azul en la primera fila de la izquierda.
8. Guarde el Registro borrador haciendo clic en "Enviar <número de seleccionados> registros borrador al servidor" en el panel lateral derecho.
   Si no sincroniza las actualizaciones con el servidor, el Registro sigue siendo un borrador.

Alternativamente, puede elegir entre las siguientes acciones:

• "Imprimir Registro": crear una Versión pdf del Registro. También se puede hacer antes de producir un Registro borrador válido.
• "Editar registro": Abre el Formulario de entrada de datos, donde puede realizar los cambios necesarios.
• "Enviar <número de seleccionados> registros borrador al servidor": sincronizar los valores del borrador para guardar el Registro. Puede hacer clic en este botón incluso si el Registro borrador no es válido, pero entonces todavía no se guardará en el servidor. Debe corregir todos los valores antes de poder guardar los Registros.

• "Descartar <número de seleccionados> valores borrador": borrar los valores de Campo seleccionados. Esto es especialmente útil cuando intenta eliminar un valor no válido de un Campo de selección única.
• "Borrar <número de seleccionados> valores de Campo": Eliminar todos los valores de Campo seleccionados de los Registros seleccionados.
• "Eliminar <número de seleccionados> Registros": Eliminar todos los Registros seleccionados.
  Si esta selección contiene valores de Registro borrador, se eliminarán permanentemente. Los valores borrador y los Registros borrador no se pueden recuperar del registro de auditoría. Solo puede recuperar los datos que se han sincronizado con el servidor.

9. Compruebe el Registro recién añadido en la Tabla. Si el estado del Registro no es una marca de verificación verde, haga clic en el icono de estado para revelar el problema.

Selección y navegación entre los Campos de Registro

La selección de los Campos funciona seleccionando una región. No puede seleccionar varias regiones simultáneamente.

Puede navegar en la Tabla con su teclado utilizando las siguientes teclas:

• Flecha que apunta hacia abajo: Mover hacia abajo
• Flecha que apunta hacia arriba: Mover hacia arriba
• Tab: Mover a la derecha
• Tab + SHIFT: Mover a la izquierda
• ENTER: Revelar las opciones del menú desplegable
• Barra espaciadora: Seleccionar o anular la selección de una opción de un Campo de selección múltiple (casilla de verificación)

Registros no válidos

Subformularios

Los Registros de Subformulario no válidos se pueden enviar como Registros borradores, se necesita una comprobación adicional antes de que puedan ser sincronizados con el servidor como Registros válidos. Esto significa que solo puede enviar Registros borradores cuando todos los Registros secundarios también son válidos.

Reglas de relevancia

Las Reglas de relevancia (también conocidas como "lógica de omisión") determinan la relevancia de un Campo determinado. Cuando el Campo no es relevante, se espera que su valor esté vacío.

Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Un trabajador social abre la página de entrada de datos para añadir un nuevo Registro de un beneficiario. El Formulario está configurado de tal manera que una determinada pregunta solo puede tener una respuesta que tenga sentido en función de los criterios establecidos. En este ejemplo, uno no simplemente entra a ingresar un Registro con "Sí" a la pregunta "¿Está embarazada?" si el valor en el Campo de selección única de género es "Masculino".

En el diseño del Formulario, se añade una Regla de relevancia al Campo de selección única relativa a la posibilidad de embarazo.

Puede definir los parámetros de la Regla de relevancia en el editor de Campos.

Luego, en el lado de la entrada de datos, el usuario no podrá añadir un Registro que no cumpla con esta Regla de relevancia.

Reglas de validación

Las Reglas de validación restringen lo que un usuario puede ingresar en un Campo. Si un valor de Registro borrador viola una Regla de validación establecida en el diseñador de Formularios, no se permite al usuario guardar el Registro borrador en el servidor debido a que el valor del borrador no es válido.

Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Desea recopilar información solo de un determinado grupo de edad de beneficiarios. Puede configurar su Formulario de recopilación de datos de tal manera que solo se puedan añadir Registros si cumplen con los criterios establecidos.

En el diseño del Formulario, se añade una Regla de validación al Campo de edad, para aceptar solo Registros que pertenezcan a beneficiarios en el rango de edad de 3 a 18 años.

Puede definir los parámetros de la Regla de validación en el editor de Campos.

En el lado de la entrada de datos, se informa al usuario de los criterios de la Regla de validación.