Esta función se encuentra actualmente en vista previa y todavía no está disponible para todos los Usuarios.
Este artículo explica cómo añadir Registros a un Formulario de ActivityInfo en la vista de ingreso de datos basada en hoja de cálculo. Para grandes cantidades de datos, recomendamos usar la función de Importar.
Para poder añadir un Registro a un Formulario, necesita cumplir con los siguientes requisitos previos:
- Tener el permiso de “Añadir registros”. Para más información, vea Entendiendo los permisos y Operaciones.
- Acceso a un Formulario y a una Base de datos desbloqueados. Para más información, vea Entendiendo los Bloqueos.
Para añadir un Registro a un Formulario en la vista de ingreso de datos basada en hoja de cálculo, siga estos pasos:
- Navegar al Formulario.
Si conoce el nombre de su Formulario, escríbalo en la Barra de Búsqueda y haga clic en él para seleccionarlo. De lo contrario, vaya a la página de Lista de Bases de datos y seleccione la Base de datos (y la Carpeta) que contiene su Formulario. - Haga clic en “Añadir registro” en la vista de edición de ingreso de datos basada en hoja de cálculo del Formulario.
- Escriba el número de Filas que desea añadir a la Tabla y seleccione dónde colocar estas filas haciendo clic en “Añadir arriba” o “Añadir abajo”.
Alternativamente, haga clic en “Ingresar datos en formulario” para salir del modo de edición de ingreso de datos basado en hoja de cálculo e ir al Formulario de ingreso de datos.
- Haga clic en una celda dentro de la fila recién añadida y comience a escribir sus datos directamente en la Tabla. También puede copiar y pegar pequeños lotes de datos desde una hoja de cálculo.
Para grandes cantidades de datos, o importación masiva, recomendamos que use la función de Importar.
Al rellenar la tabla con información (añadiendo Registros a un Formulario), tenga en cuenta que las celdas de la tabla son Campos de una Base de datos, cada uno con sus propios requisitos de formateo y validación:
- Campo clave: Si añade datos que corresponden a un Registro existente, se le notificará para que pueda actualizar el Registro correcto. Esto se debe a que el Formulario contiene un Campo clave, que impone la unicidad de los datos.
Los Campos clave siguen marcados como “Clave” en la página de Diseño del Formulario. - Campos obligatorios: Debe rellenar este Campo para poder guardar/enviar el Registro borrador al servidor.
- Campo de número de serie: No puede rellenar el Campo de número de serie manualmente, ya que el número de serie es asignado automáticamente por ActivityInfo cuando el borrador es sincronizado con el servidor.
Los Formularios con un Campo de número de serie no pueden tener Campos clave adicionales.
- Campo de fecha: seleccione una fecha del calendario emergente. Alternativamente, escriba el valor según el formato de fecha internacional "AAAA-MM-DD".
- En los Campos de cantidad, el punto decimal o la coma decimal se utiliza automáticamente según el idioma en el que esté trabajando.
- Los Campos afectados por Reglas de relevancia solo le permiten ingresar un valor si se cumple la condición establecida. Los Registros con valores inválidos se marcan en rojo en el panel del lado derecho.
Haga clic en “Limpiar 1 valores de Campo” para limpiar el valor inválido y continuar con el ingreso de datos.
- Si el Formulario incluye un Subformulario Obligatorio, también necesita añadir Registros válidos al Subformulario para poder guardar el Registro en el Formulario.
Puede hacer clic en el Subformulario para ingresar los datos directamente en el Subformulario.
Tenga en cuenta que no puede modificar el Formulario padre desde el Subformulario.
Para completar esta acción, necesita el permiso de “Añadir registro” en el Subformulario también.
- Si el Formulario incluye un Campo de texto multi-línea, y desea escribir un texto largo, puede navegar por el texto usando las flechas izquierda y derecha de su teclado. El texto multi-línea aparece en una sola celda en la vista de ingreso de datos basada en hoja de cálculo.
- Campos de referencia múltiple: haga doble clic para revelar y seleccionar las opciones.
- En los Campos de referencia y los Campos de selección única que aparecen como un menú desplegable, puede empezar a escribir y seleccionar una respuesta de la lista de opciones.
Para completar esta acción, necesita el permiso de “Añadir registro” en el Formulario referenciado también.
- Si un Campo incluye una Máscara de entrada, necesita proporcionar su respuesta en un formato específico. Eche un vistazo a los caracteres de la Máscara de entrada para familiarizarse con los distintos tipos.
- Los Campos de adjunto no son visibles en la vista de edición de ingreso de datos basada en hoja de cálculo. Si necesita adjuntar documentos o imágenes al Registro, navegue al Formulario de ingreso de datos haciendo clic en “Añadir registro” y seleccionando “Ingresar datos en formulario” de las opciones.
- Si un Campo incluye una Regla de validación, su respuesta deberá coincidir con la regla para ser aceptada.
Las adiciones o ediciones que realice en la tabla en línea se guardan automáticamente como un borrador en su dispositivo local hasta que los envíe al servidor. 6. Compruebe si el Registro cumple con todos los requisitos necesarios. Puede usar los iconos de estado en la primera columna desde la izquierda para identificar posibles problemas:
- Registro marcado en rojo: Borrador no válido, que no se puede guardar en el servidor. Necesita resolver los Campos problemáticos antes de poder guardar el Registro.
- Registros marcados en verde: Registro válido sincronizado con el servidor, no se requiere ninguna acción adicional.
- Registros marcados en azul: Borrador con valores de Campo válidos, listo para ser sincronizado con el servidor
- Registros marcados en negro: Fila vacía, haga clic para añadir datos. Tenga en cuenta que no necesita rellenar cada fila para poder enviar borradores de Registros válidos al servidor.
- Seleccione la versión borrador del Registro haciendo clic en el icono de estado azul en la primera fila desde la izquierda.
- Guarde el Registro borrador haciendo clic en “Enviar <número de seleccionados> registros borradores al servidor” en el panel del lado derecho.
Si no sincroniza las actualizaciones con el servidor, el Registro permanece como un borrador.
Alternativamente, puede elegir entre las siguientes acciones:
- “Imprimir registro”: crea una versión en PDF del Registro. También se puede hacer antes de producir un borrador de Registro válido.
- “Editar registro”: Abre el Formulario de ingreso de datos, donde puede realizar los cambios necesarios.
- “Enviar <número de seleccionados> registros borradores al servidor”: sincroniza los valores del borrador para guardar el Registro. Puede hacer clic en este botón incluso si el Registro borrador no es válido, pero entonces no se guardará en el servidor. Necesita corregir todos los valores antes de poder guardar los Registros.
- “Descartar <número de seleccionados> valores borradores”: limpia los valores de Campo seleccionados. Esto es especialmente útil cuando intenta eliminar un valor inválido de un Campo de selección única.
- “Limpiar <número de seleccionados> valores de Campo”: Elimina todos los valores de Campo seleccionados de los Registros seleccionados.
- “Eliminar <número de seleccionados> Registros”: Elimina todos los Registros seleccionados.
Si esta selección contiene valores de Registros borradores, estos se eliminarán permanentemente. Los valores borradores y los registros borradores no se pueden recuperar del Registro de auditoría. Solo puede recuperar datos que han sido sincronizados con el servidor.
- Compruebe el Registro recién añadido en la Tabla. Si el estado del Registro no es una marca de verificación verde, haga clic en el icono de estado para revelar el problema.
Selección y Navegación entre Campos de Registro
La selección de los Campos funciona seleccionando una región. No puede seleccionar múltiples regiones simultáneamente.
Puede navegar en la Tabla con su teclado usando las siguientes teclas:
- Flecha hacia abajo: Mover hacia abajo
- Flecha hacia arriba: Mover hacia arriba
- Tab: Mover a la derecha
- Tab + SHIFT: Mover a la izquierda
- ENTER: Revelar opciones del menú desplegable
- Barra espaciadora: Seleccionar o deseleccionar una opción de un campo de selección múltiple (casilla de verificación)
Registros Inválidos
Subformularios
Los registros de Subformulario inválidos pueden ser enviados como Registros borradores, pero se necesita una comprobación adicional antes de que puedan ser sincronizados con el servidor como Registros válidos. Esto significa que solo puede enviar Registros borradores cuando todos los Registros hijos también son válidos.
Reglas de relevancia
Las Reglas de relevancia (también conocidas como “lógica de salto”) determinan la relevancia de un Campo dado. Cuando el Campo no es relevante, se espera que su valor esté vacío.
Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Un trabajador de caso abre la página de ingreso de datos para añadir un nuevo Registro de un beneficiario. El Formulario está configurado de tal manera que una cierta pregunta solo puede tener una respuesta que tenga sentido según los criterios establecidos. En este ejemplo, uno no puede simplemente ingresar un Registro con “Sí” a la pregunta “¿Está embarazada?” si el valor en el Campo de selección única de género es “Masculino”.
En el diseño del Formulario, se añade una Regla de relevancia al Campo de selección única relativo a la posibilidad de embarazo.
Puede definir los parámetros de la regla de relevancia en el editor de Campos.
Entonces, en el lado del ingreso de datos, el usuario no podrá añadir un Registro que no cumpla con esta Regla de relevancia.
Reglas de validación
Las Reglas de validación restringen lo que un usuario puede ingresar en un Campo. Si el valor de un Registro borrador viola una regla de validación establecida en el diseñador de Formularios, no se permite al usuario guardar el Registro borrador en el servidor debido a que el valor borrador no es válido.
Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Desea recolectar información solo de un cierto grupo de edad de beneficiarios. Puede configurar su Formulario de recolección de datos de tal manera que los Registros solo se puedan añadir si cumplen con los criterios establecidos.
En el diseño del Formulario, se añade una Regla de validación al Campo de Edad, para aceptar solo Registros que pertenezcan a beneficiarios en el rango de edad de 3 a 18 años.
Puede definir los parámetros de la regla de validación en el editor de Campos.
En el lado del ingreso de datos, se informa al usuario de los criterios de la regla de validación.