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Este artículo explica cómo añadir Registros a un Formulario de ActivityInfo en la vista de entrada de datos tipo hoja de cálculo. Para grandes cantidades de datos, recomendamos usar la funcionalidad de Importación.
Para poder añadir un Registro a un Formulario, necesita cumplir los siguientes requisitos:
- Tener el permiso de «Añadir registros». Para más información, vea Entendiendo los permisos y Operaciones.
- Acceso a un Formulario y a una Base de datos desbloqueados. Para más información, vea Entendiendo los Bloqueos.
Para añadir un Registro a un Formulario en la vista de entrada de datos tipo hoja de cálculo, siga estos pasos:
- Navegue hasta el Formulario.
Si conoce el nombre de su Formulario, escríbalo en la Barra de Búsqueda y haga clic en él para seleccionarlo. De lo contrario, vaya a la página de Lista de Bases de datos y seleccione la Base de datos (y la Carpeta) que contiene su Formulario. - Haga clic en «Añadir registro» en la vista de edición de entrada de datos tipo hoja de cálculo del Formulario.
- Escriba el número de filas que desea añadir a la Tabla y seleccione dónde colocar estas filas haciendo clic en «Añadir arriba» o «Añadir abajo».
Alternativamente, haga clic en «Ingresar datos en el Formulario» para salir del modo de edición de entrada de datos tipo hoja de cálculo e ir al Formulario de entrada de datos.
- Haga clic en una celda dentro de la fila recién añadida y empiece a escribir sus datos directamente en la Tabla. También puede copiar y pegar pequeños lotes de datos desde una hoja de cálculo.
Para grandes cantidades de datos, o importación masiva, recomendamos que use la funcionalidad de Importación.
Al rellenar la tabla con información (añadiendo Registros a un Formulario), tenga en cuenta que las celdas de la tabla son Campos de una Base de datos, cada uno con sus propios requisitos de formato y validación:
- Campo Clave: Si añade datos que corresponden a un Registro existente, se le notificará para que actualice el Registro correcto. Esto se debe a que el Formulario contiene un Campo Clave, que impone la unicidad de los datos.
Los Campos Clave siguen marcados como «Clave» en la página de diseño del Formulario. - Campos obligatorios: Debe rellenar este Campo para poder guardar/enviar el Registro borrador al servidor.
- Campo de Número de Serie: No puede rellenar el Campo de Número de Serie manualmente, ya que el número de serie es asignado automáticamente por ActivityInfo cuando el borrador se sincroniza con el servidor.
Los Formularios con un Campo de Número de Serie no pueden tener Campos Clave adicionales.
- Campo de Fecha: seleccione una fecha del calendario emergente. Alternativamente, escriba el valor según el formato de fecha internacional «AAAA-MM-DD».
- En los Campos de Cantidad, el punto decimal o la coma decimal se utiliza automáticamente en función del idioma en el que esté trabajando.
- Los Campos afectados por Reglas de relevancia solo le permiten ingresar un valor si se cumple la condición establecida. Los Registros con valores no válidos se marcan en rojo en el panel lateral derecho.
Haga clic en «Limpiar 1 valor de Campo» para borrar el valor no válido y continuar con la entrada de datos.
- Si el Formulario incluye un Subformulario obligatorio, también necesita añadir Registros válidos al Subformulario para guardar el Registro en el Formulario.
Puede hacer clic en el Subformulario para ingresar los datos directamente en el Subformulario.
Tenga en cuenta que no puede modificar el Formulario padre desde el Subformulario.
Para completar esta acción, también necesita el permiso de «Añadir registro» en el Subformulario.
- Si el Formulario incluye un Campo multilínea, y quiere escribir un texto largo, puede navegar por el texto usando las flechas izquierda y derecha de su teclado. El texto multilínea aparece en una sola celda en la vista de entrada de datos tipo hoja de cálculo.
- Campos de referencia múltiple: haga doble clic para mostrar y seleccionar opciones.
- En los Campos de referencia y los Campos de selección única que aparecen como un menú desplegable, puede empezar a escribir y seleccionar una respuesta de la lista de opciones.
Para completar esta acción, también necesita el permiso de «Añadir registro» en el Formulario de referencia.
- Si un Campo incluye una Máscara de entrada, debe proporcionar su respuesta en un formato específico. Eche un vistazo a los caracteres de la Máscara de entrada para familiarizarse con los distintos tipos.
- Los Campos de adjunto no son visibles en la vista de edición de entrada de datos tipo hoja de cálculo. Si necesita adjuntar documentos o imágenes al Registro, navegue hasta el Formulario de entrada de datos haciendo clic en «Añadir registro» y seleccionando «Ingresar datos en el formulario» de las opciones.
- Si un Campo incluye una Regla de validación, su respuesta deberá coincidir con la regla para ser aceptada.
Las adiciones o ediciones que realice en la tabla en línea se guardan automáticamente como un borrador en su dispositivo local hasta que las envíe al servidor.
- Compruebe si el Registro cumple todos los requisitos necesarios. Puede utilizar los iconos de estado de la primera columna de la izquierda para identificar posibles problemas:
- Registro marcado en rojo: Borrador no válido, que no puede guardarse en el servidor. Debe resolver los Campos problemáticos antes de poder guardar el Registro.
- Registros marcados en verde: Registro válido sincronizado con el servidor, no se requiere ninguna otra acción.
- Registros marcados en azul: Borrador con valores de Campo válidos, listo para ser sincronizado con el servidor.
- Registros marcados en negro: Fila vacía, haga clic para añadir datos. Tenga en cuenta que no es necesario rellenar todas las filas para poder enviar borradores de Registros válidos al servidor.
- Seleccione la versión borrador del Registro haciendo clic en el icono de estado azul de la primera fila de la izquierda.
- Guarde el Registro borrador haciendo clic en «Enviar <número de seleccionados> registros borrador al servidor» en el panel lateral derecho.
Si no sincroniza las actualizaciones con el servidor, el Registro permanece como un borrador.
Alternativamente, puede elegir entre las siguientes acciones:
- «Imprimir Registro»: crea una versión en pdf del Registro. También puede hacerse antes de producir un Registro borrador válido.
- «Editar registro»: Abre el Formulario de entrada de datos, donde puede realizar los cambios necesarios.
- «Enviar <número de seleccionados> registros borrador al servidor»: sincroniza los valores del borrador para guardar el Registro. Puede hacer clic en este botón incluso si el Registro borrador no es válido, pero entonces tampoco se guardará en el servidor. Debe corregir todos los valores antes de poder guardar los Registros.
- «Descartar <número de seleccionados> valores borrador»: borra los valores de Campo seleccionados. Esto es especialmente útil cuando se intenta eliminar un valor no válido de un Campo de selección única.
- «Limpiar <número de seleccionados> valores de Campo»: Elimina todos los valores de Campo seleccionados de los Registros seleccionados.
- «Eliminar <número de seleccionados> Registros»: Elimina todos los Registros seleccionados.
Si esta selección contiene valores de Registros borrador, estos se eliminarán permanentemente. Los valores borrador y los Registros borrador no se pueden recuperar del registro de auditoría. Solo puede recuperar los datos que se han sincronizado con el servidor.
- Compruebe el Registro recién añadido en la Tabla. Si el estado del Registro no es una marca de verificación verde, haga clic en el icono de estado para revelar el problema.
Selección y Navegación entre Campos de Registro
La selección de los Campos funciona seleccionando una región. No puede seleccionar varias regiones simultáneamente.
Puede navegar por la Tabla con su teclado utilizando las siguientes teclas:
- Flecha hacia abajo: Moverse hacia abajo
- Flecha hacia arriba: Moverse hacia arriba
- Tab: Moverse a la derecha
- Tab + MAYÚS: Moverse a la izquierda
- ENTER: Mostrar las opciones del menú desplegable
- Barra espaciadora: Seleccionar o deseleccionar una opción de un campo de selección múltiple (casilla de verificación)
Registros no válidos
Subformularios
Los registros de Subformulario no válidos pueden enviarse como Registros borradores, pero se necesita una comprobación adicional antes de que puedan sincronizarse con el servidor como Registros válidos. Esto significa que solo puede enviar Registros borradores cuando todos los Registros hijos también son válidos.
Reglas de relevancia
Las Reglas de relevancia (también conocidas como «lógica de salto») determinan la relevancia de un Campo determinado. Cuando el Campo no es relevante, se espera que su valor esté vacío.
Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Un trabajador de caso abre la página de entrada de datos para añadir un nuevo Registro de un beneficiario. El Formulario está configurado de tal manera que una determinada pregunta solo puede tener una respuesta que tenga sentido en función de los criterios establecidos. En este ejemplo, no se puede simplemente ingresar un Registro con «Sí» a la pregunta «¿Está embarazada?» si el valor en el Campo de Selección Única de género es «Masculino».
En el diseño del Formulario, se añade una Regla de relevancia al Campo de Selección Única relativo a la posibilidad de embarazo.
Puede definir los parámetros de la Regla de relevancia en el editor de Campos.
Entonces, en el lado de la entrada de datos, el usuario no podrá añadir un Registro que no cumpla esta Regla de relevancia.
Reglas de validación
Las Reglas de validación restringen lo que un usuario puede introducir en un Campo. Si el valor de un Registro borrador infringe una Regla de validación establecida en el diseñador de Formularios, no se permite al usuario guardar el Registro borrador en el servidor debido a que el valor del borrador no es válido.
Por ejemplo, imagine el siguiente escenario: Desea recopilar información solo de un determinado grupo de edad de beneficiarios. Puede configurar su Formulario de recopilación de datos de forma que solo se puedan añadir Registros si cumplen los criterios establecidos.
En el diseño del Formulario, se añade una Regla de validación al Campo Edad, para aceptar únicamente Registros que pertenezcan a beneficiarios en el rango de edad de 3 a 18 años.
Puede definir los parámetros de la Regla de validación en el editor de Campos.
En el lado de la entrada de datos, se informa al usuario de los criterios de la Regla de validación.