Importer des enregistrements dans un sous-formulaire

Cet article décrit les étapes à suivre pour importer des enregistrements dans un sous-formulaire. Cette méthode peut être utilisée si vous avez plusieurs enregistrements liés au sous-formulaire déjà disponibles dans une feuille de calcul en dehors d'ActivityInfo et que vous ne voulez pas ajouter ces enregistrements manuellement.

Les formats de feuilles de calcul pris en charge sur ActivityInfo sont les suivants :

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Assurez-vous d'inclure les en-têtes et la ou les clés du formulaire parent lorsque vous préparez vos données pour l'importation !

Veuillez noter que vous devez vous assurer qu'il n'y a pas d'enregistrements en double pour les champs qui ont été définis comme Clés lors de la préparation des données dans la feuille de calcul.

Lorsque vous importez des données qui correspondent aux clés d'enregistrements qui ont déjà été ajoutés au sous-formulaire, les enregistrements avec les clés correspondantes seront mis à jour. Cela signifie que vous pouvez facilement mettre à jour plusieurs enregistrements en important les données mises à jour et en utilisant les champs clés qui correspondent à ces enregistrements.

Si vous utilisez des numéros de série au lieu de champs clés ou pas de champs clés du tout dans votre sous-formulaire, vous ne pouvez pas mettre à jour plusieurs enregistrements en utilisant l'importateur.

Le numéro de série est un champ attribué automatiquement à un enregistrement, vous pouvez donc choisir de l'ignorer lors de l'importation.

Comment importer des enregistrements dans un sous-formulaire

Préparer les enregistrements

Les enregistrements sont importés par sous-formulaire. Par conséquent, vous devez d'abord concevoir un formulaire avec un sous-formulaire dans ActivityInfo ou naviguer vers le sous-formulaire auquel vous êtes invité à ajouter des enregistrements.

Préparez les enregistrements pour l'importation en suivant les instructions suivantes :

• Sur la feuille de calcul où apparaissent vos enregistrements, assurez-vous d'inclure tous les champs pertinents tels qu'ils apparaissent sur le sous-formulaire ActivityInfo.
• Chacun des champs obligatoires de votre sous-formulaire ActivityInfo doit avoir une colonne correspondante dans votre feuille de calcul. Si vous n'avez pas de tels champs dans votre feuille de calcul, vous devez les créer.
• Pour les champs à sélection unique, assurez-vous d'ajouter les réponses exactement de la même manière qu'elles apparaissent dans le sous-formulaire dans ActivityInfo.
• Pour les champs à sélection multiple, ajoutez les réponses disponibles pour chaque enregistrement dans une seule cellule, séparées par des virgules.
• Pour les champs de date, utilisez le format international "AAAA-MM-JJ", "AAAA-MM" pour les sous-formulaires mensuels et "AAAA-WX" où X est égal au numéro de la semaine pour un sous-formulaire hebdomadaire afin d'éviter une mauvaise conversion de format.
• Vous devez lier les enregistrements du sous-formulaire à l'enregistrement du formulaire parent auquel ils sont ajoutés. Pour cette raison, vous devez ajouter une colonne dans la feuille de calcul qui inclut la clé du formulaire parent. Ce faisant, vous définissez pour quel enregistrement parent vous ajoutez des enregistrements. S'il y a plus d'une clé dans le formulaire parent, vous devez ajouter autant de colonnes que de clés. Si le formulaire parent utilise un numéro de série, il s'agit de la clé du formulaire.
• Si, au lieu d'un ou de plusieurs champs clés, vous utilisez un numéro de série, notez que le numéro de série est un champ attribué automatiquement à un enregistrement par le système, vous pouvez donc choisir de l'ignorer lors de l'importation.

La clé peut être le numéro de série de l'enregistrement parent auquel vous ajoutez des enregistrements, ou un autre champ auquel cette valeur a été attribuée par le concepteur/administrateur du formulaire.

Importer les données

Pour importer les données dans ActivityInfo, suivez ces étapes :

1. Naviguez vers la page de vue en tableau de votre sous-formulaire.
2. Cliquez sur le bouton "Importer".

3. Vous êtes redirigé vers la page d'importation des enregistrements.

4. Sélectionnez tous les enregistrements que vous voulez importer à partir de la feuille de calcul, y compris les en-têtes de colonne.
5. Copiez (CTRL+C ou Command+C) les enregistrements et les en-têtes de colonne.
6. Collez (CTRL+V ou Command+V) les enregistrements et les en-têtes de colonne sur la page d'importation des enregistrements.
7. Cliquez sur "Continuer" pour terminer l'importation des données.

Faire correspondre les colonnes avec les champs du formulaire

• Les champs obligatoires doivent avoir un en-tête de colonne correspondant dans votre tableau. Sinon, un message apparaîtra vous invitant à ajouter ces champs.

• Dans le tableau d'importation suivant, certains de vos en-têtes de colonne auront été mis en correspondance avec les en-têtes de colonne d'ActivityInfo. Ceux-ci seront mis en évidence en vert.
• Jetez un coup d'œil aux en-têtes de colonne mis en correspondance et assurez-vous qu'ils ont été mis en correspondance correctement avec les champs ActivityInfo.
• Si une colonne n'a pas été mise en correspondance correctement, cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour afficher les correspondances de champs possibles et sélectionnez la correspondance correcte, si nécessaire, dans le panneau latéral "Correspondance des colonnes".

• Vous pouvez choisir d'ignorer une colonne en sélectionnant l'option "Ignorer cette colonne".
• Une fois que vous avez fait correspondre toutes les colonnes, cliquez sur le bouton "Continuer".

• Si un champ ne correspond pas à une règle de validation ou une règle de pertinence, vous serez averti et vous devrez corriger le champ avant de l'importer ou ignorer la colonne. Cliquez sur l'icône "i" pour obtenir plus d'informations.
• Lorsque vous utilisez des règles de pertinence ou de validation pour un champ, assurez-vous que les champs sur lesquels ces règles sont basées sont également importés.

• En cas d'enregistrements invalides, vous serez averti par le système. Si vous continuez l'importation, ces lignes seront ignorées et ne seront pas importées. Vous pouvez cliquer sur "Télécharger les enregistrements invalides au format CSV" pour corriger les enregistrements et réessayer de les importer.

• À l'étape suivante, vous pouvez examiner les enregistrements à importer. Si vous avez utilisé la même réponse pour un champ clé du sous-formulaire, vous mettrez à jour un enregistrement existant au lieu d'en ajouter un nouveau. Si vous avez utilisé de nouvelles réponses dans le champ clé, un nouvel enregistrement sera ajouté.

• Une barre de progression affichera la progression du processus d'importation.

Ne fermez pas la fenêtre pendant que le processus d'importation est en cours.

• Une fois le processus terminé, vous pouvez consulter les enregistrements importés et mis à jour.

Un message dans le coin inférieur gauche du tableau vous informera du nombre d'enregistrements qui ont été importés dans le sous-formulaire.