Importar registros a un subformulario

Este artículo describe los pasos para importar registros a un subformulario. Esto puede utilizarse si tiene múltiples registros relacionados con el subformulario ya disponibles en una hoja de cálculo fuera de ActivityInfo y no quiere añadir estos registros manualmente.

Los formatos de hoja de cálculo compatibles con ActivityInfo son:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

¡Asegúrese de incluir los encabezados y la(s) clave(s) del formulario padre cuando prepare sus datos para la importación!

Tenga en cuenta que debe asegurarse de que no haya registros duplicados para los campos que se han definido como claves mientras prepara los datos en la hoja de cálculo.

Cuando importa datos que coinciden con las claves de los registros que ya se han añadido al subformulario, los registros con las claves coincidentes se actualizarán. Esto significa que puede actualizar fácilmente múltiples registros importando los datos actualizados y utilizando los campos clave que corresponden a estos registros.

Si utiliza números de serie en lugar de campos clave o ningún campo clave en su subformulario, no podrá actualizar múltiples registros utilizando el importador.

El número de serie es un campo asignado a un registro automáticamente, por lo que puede optar por ignorarlo durante la importación.

Cómo importar registros a un subformulario

Preparar los registros

Los registros se importan por subformulario. Por lo tanto, primero debe diseñar un formulario con un subformulario en ActivityInfo o navegar hasta el subformulario al que se le ha invitado a añadir registros.

Prepare los registros para la importación de acuerdo con las siguientes directrices:

• En la hoja de cálculo donde aparecen sus registros, asegúrese de incluir todos los campos relevantes tal y como aparecen en el subformulario de ActivityInfo.
• Cada uno de los campos obligatorios de su subformulario de ActivityInfo debe tener una columna correspondiente en su hoja de cálculo. Si no tiene dichos campos en su hoja de cálculo, debe crearlos.
• Para los campos de selección única, asegúrese de añadir las respuestas exactamente de la misma manera que aparecen en el subformulario en ActivityInfo.
• Para los campos de selección múltiple, añada las respuestas disponibles para cada registro en una celda, separadas por comas.
• Para los campos de fecha, utilice el formato internacional "AAAA-MM-DD", "AAAA-MM" para los subformularios mensuales y "AAAASX", donde X es igual al número de la semana para un subformulario semanal, para evitar una conversión de formato incorrecta.
• Necesita vincular los registros del subformulario con el registro del formulario padre al que se añaden. Por esta razón, debe añadir una columna en la hoja de cálculo que incluya la clave del formulario padre. Al hacerlo, define para qué registro padre está añadiendo registros. Si hay más de una clave en el formulario padre, debe añadir tantas columnas como claves haya. Si el formulario padre utiliza un número de serie, esta es la clave del formulario.
• Si en lugar de un(os) campo(s) clave está utilizando un número de serie, tenga en cuenta que el número de serie es un campo asignado a un registro automáticamente por el sistema, por lo que puede optar por ignorarlo durante la importación.

La clave puede ser el número de serie del registro padre al que está añadiendo registros, u otro campo al que el diseñador/administrador del formulario le haya asignado este valor.

Importar los datos

Para importar los datos a ActivityInfo, siga estos pasos:

1. Navegue a la página de vista de tabla de su subformulario.
2. Haga clic en el botón "Importar".

3. Será redirigido a la página de importación de registros.

4. Seleccione todos los registros que desea importar de la hoja de cálculo, incluidos los encabezados de las columnas.
5. Copie (CTRL+C o Comando+C) los registros y los encabezados de las columnas.
6. Pegue (CTRL+V o Comando+V) los registros y los encabezados de las columnas en la página de importación de registros.
7. Haga clic en "Continuar" para finalizar la importación de datos.

Hacer coincidir las columnas con los campos del formulario

• Los campos obligatorios deben tener un encabezado de columna correspondiente en su tabla. De lo contrario, aparecerá un mensaje pidiéndole que añada estos campos.

• En la siguiente tabla de importación, algunos de los encabezados de sus columnas habrán coincidido con los encabezados de las columnas de ActivityInfo. Estos se resaltarán en verde.
• Eche un vistazo a los encabezados de columna que coinciden y asegúrese de que se han asociado correctamente con los campos de ActivityInfo.
• Si una columna no se ha asociado correctamente, haga clic en el encabezado de una columna para ver las posibles coincidencias de campos y seleccione la coincidencia correcta, si es necesario, en el panel lateral 'Coincidencia de columnas'.

• Puede optar por ignorar una columna seleccionando la opción "Ignorar esta columna".
• Una vez que haya hecho coincidir todas las columnas, haga clic en el botón "Continuar".

• Si un campo no coincide con una regla de validación o de relevancia, se le notificará y tendrá que corregir el campo antes de importarlo o ignorar la columna. Haga clic en el icono 'i' para obtener más información.
• Cuando utilice reglas de relevancia o de validación para un campo, asegúrese de que los campos en los que se basan estas reglas también se importen.

• En caso de registros no válidos, el sistema le notificará. Si continúa con la importación, estas filas se ignorarán y no se importarán. Puede hacer clic en "Descargar registros no válidos como CSV" para corregir los registros e intentar importarlos de nuevo.

• En el siguiente paso, puede revisar los registros a importar. Si utilizó la misma respuesta para un campo clave del subformulario, actualizará un registro existente en lugar de añadir uno nuevo. Si utilizó nuevas respuestas en el campo clave, se añadirá un nuevo registro.

• Una barra de progreso mostrará el avance del proceso de importación.

| No cierre la ventana mientras el proceso de importación está en curso. || --- |

• Una vez completado el proceso, podrá ver los registros importados y actualizados.

Un mensaje en la esquina inferior izquierda de la tabla le informará de cuántos registros se importaron al subformulario.