Importar Registros a un Subformulario

Este artículo describe los pasos para importar Registros a un Subformulario. Esto puede ser útil si tiene múltiples Registros relacionados con el Subformulario ya disponibles en una hoja de cálculo fuera de ActivityInfo y no quiere añadir manualmente estos Registros.

Los formatos de hoja de cálculo compatibles con ActivityInfo son:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

¡Asegúrese de incluir los Encabezados y la(s) Clave(s) del Formulario Principal cuando prepare sus datos para la importación!

Tenga en cuenta que debe asegurarse de que no haya Registros duplicados para los campos que han sido definidos como Claves mientras prepara los datos en la hoja de cálculo.

Cuando importa datos que coinciden con las Claves de Registros que ya han sido añadidos al Subformulario, entonces los Registros con las Claves coincidentes serán actualizados. Esto significa que puede actualizar fácilmente múltiples Registros importando los datos actualizados y utilizando los campos Clave que corresponden a estos Registros.

Si utiliza Números de Serie en lugar de campos Clave o ningún campo Clave en su Subformulario, entonces no podrá actualizar múltiples Registros utilizando el importador.

El Número de Serie es un campo asignado a un Registro automáticamente, por lo que puede optar por ignorarlo durante la importación.

Cómo Importar Registros a un Subformulario

Preparar los Registros

Los Registros se importan por Subformulario. Por lo tanto, primero necesita diseñar un Formulario con un Subformulario en ActivityInfo o navegar al Subformulario al que está invitado a añadir Registros.

Prepare los Registros para la importación de acuerdo con las siguientes pautas:

• En la hoja de cálculo donde aparecen sus Registros, asegúrese de incluir todos los campos relevantes tal como aparecen en el Subformulario de ActivityInfo.
• Cada uno de los campos Obligatorios en su Subformulario de ActivityInfo debe tener una columna correspondiente en su hoja de cálculo. Si no tiene dichos campos en su hoja de cálculo, necesita crearlos.
• Para los campos de Selección Única, asegúrese de añadir las respuestas exactamente de la misma manera en que aparecen en el Subformulario en ActivityInfo.
• Para los campos de Selección Múltiple, añada las respuestas disponibles para cada Registro en una sola celda, separadas por comas.
• Para los campos de Fecha, utilice el formato internacional "AAAA-MM-DD", "AAAA-MM" para Subformularios mensuales y "AAAASX" donde X es igual al número de la Semana para un Subformulario semanal para evitar una conversión de formato incorrecta.
• Necesita vincular los Registros del Subformulario con el Registro del Formulario padre al que se añaden. Por esta razón, necesita añadir una columna en la hoja de cálculo que incluya la Clave del Formulario padre. Al hacer esto, define para qué Registro Principal está añadiendo Registros. Si hay más de una Clave en el Formulario padre, necesita añadir tantas columnas como Claves haya. Si el Formulario padre utiliza un Número de Serie, esta es la Clave del Formulario.
• Si en lugar de un(os) campo(s) Clave está utilizando un Número de Serie, tenga en cuenta que el Número de Serie es un campo asignado a un Registro automáticamente por el sistema, por lo que puede optar por ignorarlo durante la importación.

La Clave puede ser el Número de Serie del Registro Principal al que está añadiendo Registros, u otro campo al que el diseñador/administrador del Formulario le haya asignado este valor.

Importar los Datos

Para importar los datos a ActivityInfo, siga estos pasos:

1. Navegue a la página de la Vista de Tabla de su Subformulario.
2. Haga clic en el botón "Importar".

3. Será redirigido a la página de Importación de Registros.

4. Seleccione todos los Registros que desea importar de la hoja de cálculo, incluyendo los encabezados de las columnas.
5. Copie (CTRL+C o Command+C) los Registros y los encabezados de las columnas.
6. Pegue (CTRL+V o Command+V) los Registros y los encabezados de las columnas en la página de Importación de Registros.
7. Haga clic en "Continuar" para terminar la importación de datos.

Hacer coincidir las Columnas con los Campos del Formulario

• Los campos Obligatorios deben tener un encabezado de columna correspondiente en su tabla. De lo contrario, aparecerá un mensaje pidiéndole que añada estos campos.

• En la siguiente tabla de importación, algunos de los encabezados de sus columnas habrán sido emparejados con los encabezados de las columnas de ActivityInfo. Estos se resaltarán en verde.
• Revise los encabezados de columna emparejados y asegúrese de que se han emparejado correctamente con los campos de ActivityInfo.
• Si una columna no se ha emparejado correctamente, haga clic en el encabezado de una columna para ver las posibles coincidencias de campos y seleccione la coincidencia correcta, si es necesario, desde el panel lateral de 'Coincidencia de columnas'.

• Puede optar por ignorar una Columna seleccionando la opción "Ignorar esta columna".
• Una vez que haya emparejado todas las columnas, haga clic en el botón "Continuar".

• Si un campo no coincide con una regla de validación o relevancia, se le notificará y deberá corregir el campo antes de importarlo o ignorar la columna. Haga clic en el icono 'i' para obtener más información.
• Cuando utilice reglas de relevancia o validación para un campo, asegúrese de que los campos en los que se basan estas reglas también se importen.

• En caso de Registros inválidos, el sistema le notificará. Si continúa con la importación, estas filas serán ignoradas y no se importarán. Puede hacer clic en "Descargar registros inválidos como CSV" para corregir los Registros y reintentar su importación.

• En el siguiente paso, puede revisar los Registros a importar. Si utilizó la misma respuesta para un campo Clave del Subformulario, entonces actualizará un Registro existente en lugar de añadir uno nuevo. Si utilizó nuevas respuestas en el campo Clave, entonces se añadirá un nuevo Registro.

• Una barra de progreso mostrará el avance del proceso de importación.

| No cierre la ventana mientras el proceso de importación está en curso. || --- |

• Una vez que el proceso se haya completado, podrá ver los Registros importados y actualizados.

Un mensaje en la esquina inferior izquierda de la tabla le informará sobre cuántos Registros fueron importados al Subformulario.