Імпорт записів до підформи

У цій статті описано кроки для імпорту записів до підформи. Цю функцію можна використовувати, якщо у вас є кілька записів, пов'язаних з підформою, які вже доступні в електронній таблиці поза ActivityInfo, і ви не хочете додавати ці записи вручну.

ActivityInfo підтримує такі формати електронних таблиць:

• Excel
• Open office
• Libre office
• Numbers

Готуючи дані для імпорту, не забудьте додати заголовки та ключ(і) до батьківської форми!

Зверніть увагу, що під час підготовки даних в електронній таблиці необхідно переконатися, що немає дублікатів записів для полів, які були визначені як ключі.

Коли ви імпортуєте дані, що відповідають ключам записів, які вже були додані до підформи, записи з відповідними ключами будуть оновлені. Це означає, що ви можете легко оновити кілька записів, імпортувавши оновлені дані та використовуючи ключові поля, що відповідають цим записам.

Якщо ви використовуєте серійні номери замість ключових полів або взагалі не використовуєте ключові поля у вашій підформі, ви не зможете оновити кілька записів за допомогою імпорту.

Серійний номер — це поле, яке автоматично присвоюється запису, тому ви можете ігнорувати його під час імпорту.

Як імпортувати записи до підформи

Підготуйте записи

Записи імпортуються для кожної підформи окремо. Тому спочатку вам потрібно розробити форму з підформою в ActivityInfo або перейти до підформи, до якої вас запросили додавати записи.

Підготуйте записи для імпорту відповідно до наступних вказівок:

• В електронній таблиці, де знаходяться ваші записи, переконайтеся, що ви включили всі відповідні поля так, як вони відображаються в підформі ActivityInfo.
• Кожне з обов'язкових полів у вашій підформі ActivityInfo повинно мати відповідний стовпець у вашій електронній таблиці. Якщо у вашій електронній таблиці немає таких полів, їх потрібно створити.
• Для полів одиночного вибору переконайтеся, що ви додаєте відповіді точно так, як вони відображаються в підформі в ActivityInfo.
• Для полів множинного вибору додайте доступні відповіді для кожного запису в одну клітинку, розділивши їх комами.
• Для полів дати використовуйте міжнародний формат "РРРР-ММ-ДД", "РРРР-ММ" для щомісячних підформ та "YYYYWX", де X дорівнює номеру тижня для щотижневої підформи, щоб запобігти неправильному перетворенню формату.
• Вам потрібно зв'язати записи підформи із записом батьківської форми, до якої вони додаються. Для цього потрібно додати в електронну таблицю стовпець, що містить ключ батьківської форми. Таким чином ви визначаєте, для якого запису батьківської форми ви додаєте записи. Якщо в батьківській формі є більше одного ключа, потрібно додати стільки стовпців, скільки є ключів. Якщо батьківська форма використовує серійний номер, він є ключем форми.
• Якщо замість ключового поля (полів) ви використовуєте серійний номер, зауважте, що серійний номер — це поле, яке система автоматично присвоює запису, тому ви можете ігнорувати його під час імпорту.

Ключем може бути серійний номер батьківського запису, до якого ви додаєте записи, або інше поле, якому це значення було присвоєно розробником/адміністратором форми.

Імпортуйте дані

Щоб імпортувати дані в ActivityInfo, виконайте наступні кроки:

Переконайтеся, що ActivityInfo перебуває в онлайн-режимі

1. Перейдіть на сторінку перегляду таблиці вашої підформи.
2. Натисніть кнопку «Імпорт».

3. Вас буде перенаправлено на сторінку імпорту записів.

4. Виберіть усі записи, які ви хочете імпортувати з електронної таблиці, включаючи заголовки стовпців.
5. Скопіюйте (CTRL+C або Command+C) записи та заголовки стовпців.
6. Вставте (CTRL+V або Command+V) записи та заголовки стовпців на сторінку імпорту записів.
7. Натисніть «Продовжити», щоб завершити імпорт даних.

Зіставте стовпці з полями форми

• Обов'язкові поля повинні мати відповідний заголовок стовпця у вашій таблиці. В іншому випадку з'явиться повідомлення з проханням додати ці поля.

• У наступній таблиці імпорту деякі заголовки ваших стовпців будуть зіставлені із заголовками стовпців ActivityInfo. Вони будуть виділені зеленим кольором.
• Перегляньте зіставлені заголовки стовпців і переконайтеся, що вони правильно зіставлені з полями ActivityInfo.
• Якщо стовпець не було зіставлено правильно, натисніть на заголовок стовпця, щоб переглянути можливі відповідності полів, і за потреби виберіть правильну відповідність на бічній панелі «Зіставлення стовпців».

• Ви можете проігнорувати стовпець, вибравши опцію «Ігнорувати цей стовпець».
• Після того, як ви зіставили всі стовпці, натисніть кнопку «Продовжити».

• Якщо поле не відповідає правилу перевірки або релевантності, ви отримаєте сповіщення, і вам потрібно буде виправити поле перед імпортом або проігнорувати стовпець. Натисніть на піктограму «i», щоб отримати більше інформації.
• Використовуючи правила релевантності або перевірки для поля, переконайтеся, що поля, на яких базуються ці правила, також імпортуються.

• У разі наявності недійсних записів система повідомить вас. Якщо ви продовжите імпорт, ці рядки будуть проігноровані та не імпортовані. Ви можете натиснути «Завантажити недійсні записи як CSV», щоб виправити записи та повторити спробу їх імпорту.

• На наступному кроці ви можете переглянути записи для імпорту. Якщо ви використали ту саму відповідь для ключового поля підформи, ви оновите існуючий запис, а не додасте новий. Якщо ви використали нові відповіді в ключовому полі, буде додано новий запис.

• Індикатор виконання покаже хід процесу імпорту.

Не закривайте вікно, поки триває процес імпорту.

• Після завершення процесу ви можете переглянути імпортовані та оновлені записи.

Повідомлення в нижньому лівому куті таблиці поінформує вас про те, скільки записів було імпортовано до підформи.