Tableau interactif

ActivityInfo permet la modification directement depuis la vue tableau. Vous pouvez nettoyer, mettre à jour et préparer les données sans avoir à passer constamment du formulaire de saisie de données au tableau.

Le tableau interactif fonctionne avec les règles de validation, les autorisations et les brouillons, de sorte que les données restent cohérentes pendant que vous modifiez ou ajoutez des enregistrements.

Le tableau interactif est utile pour :

• Modifier les valeurs des champs directement dans les cellules du tableau
• Ajouter de nouveaux enregistrements directement dans le tableau, un par un ou plusieurs à la fois
• Copier et coller des données depuis Excel ou Google Sheets
• Recopier des valeurs répétées vers le bas
• Examiner le statut des enregistrements et corriger les valeurs des champs
• Préparer des ensembles de données pour le reporting ou l'exportation
• Soumettre ou annuler des brouillons en masse

Toutes les modifications que vous effectuez dans le tableau sont enregistrées en tant que brouillons. Vous pouvez les examiner avant de les soumettre au serveur.

Activer ou désactiver le tableau interactif

1. Cliquez sur « Vues ».

2. Dans le panneau des vues, cochez la case « Utiliser le tableau interactif » pour activer le tableau interactif. Décochez la case pour le désactiver.

La première fois qu'un tableau s'ouvre en mode interactif, une astuce à côté du bouton « Vues » explique que vous pouvez modifier le tableau directement. Cliquez sur « Fermer » pour fermer l'astuce.

Le paramètre du tableau interactif fait partie de la vue. Pour choisir le paramètre pour tous ceux qui utilisent un formulaire, enregistrez-le dans une vue partagée par défaut. Voir Modifier la vue par défaut du formulaire.

Ouvrir les tableaux en mode interactif par défaut

Vous pouvez choisir si les formulaires d'une base de données s'ouvrent par défaut en mode interactif. Pour modifier ce paramètre, vous devez être le propriétaire de la base de données, ou avoir un rôle qui contient l'autorisation « Modifier les paramètres de la base de données, les formulaires, les dossiers et les rapports » pour la base de données entière.

1. Ouvrez la base de données et cliquez sur « Paramètres de la base de données ».
2. Cliquez sur « Sécurité ».
3. Sous « Tables interactives », cochez la case « Activer la table interactive par défaut ». Décochez la case pour désactiver le paramètre.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Lorsque ce paramètre est activé, les formulaires sans vue partagée par défaut s'ouvrent en mode interactif. Un formulaire avec une vue partagée par défaut conserve le paramètre de tableau interactif de cette vue. Les utilisateurs peuvent toujours activer ou désactiver le tableau interactif pour eux-mêmes dans le panneau des vues.

Les nouvelles bases de données, y compris les copies créées avec « Dupliquer la base de données », ont ce paramètre activé.

Modifier les valeurs dans les cellules du tableau

Pour modifier une cellule, sélectionnez-la puis effectuez l'une des actions suivantes :

• Commencez à taper. La valeur que vous saisissez remplace la valeur actuelle.
• Appuyez sur Entrée, ou cliquez à nouveau sur la cellule sélectionnée. L'éditeur s'ouvre avec la valeur actuelle, vous pouvez donc en modifier une partie.

ActivityInfo affiche le type de saisie qui correspond au type de champ. Par exemple, un champ Texte ouvre une zone de texte, et un champ de sélection unique ouvre une liste de ses options.

Lorsque vous ouvrez l'éditeur d'une cellule, par exemple en double-cliquant sur la cellule, le panneau d'enregistrement affiche les détails de ce champ :

• La Description du champ, si le champ en a une
• Un message d'erreur, si la valeur dans la cellule est non valide. Le message explique quelle règle la valeur enfreint.
• Un bouton « Rétablir la valeur précédente », si vous avez modifié la valeur

Vous ne pouvez pas modifier ces cellules :

• Les champs calculés, qui obtiennent leur valeur d'autres champs
• Les champs en lecture seule
• Les cellules vides des champs qui ne sont pas pertinents pour l'enregistrement, en raison d'une condition de pertinence. Ces cellules sont grisées.
• Les enregistrements couverts par un verrou

L'exemple suivant modifie le nom complet de « Maria Diouf » à « Maria Diouf Omar ».

1. Ouvrez un formulaire dans la vue tableau.

2. Cliquez sur la cellule que vous souhaitez modifier, puis cliquez à nouveau dessus pour ouvrir l'éditeur.

3. Saisissez la nouvelle valeur et appuyez sur Entrée. La cellule affiche « Valeur brouillon », et le bouton « Mes brouillons » indique combien de brouillons vous avez. La première fois que vous créez un brouillon, une astuce explique que les brouillons sont enregistrés sur votre appareil jusqu'à ce que vous les soumettiez. Cliquez sur « Fermer » pour fermer l'astuce.

4. L'enregistrement devient un brouillon. Vous pouvez annuler le brouillon pour revenir à la valeur précédente, ou le soumettre au serveur pour enregistrer la modification. Le panneau d'enregistrement affiche également les valeurs précédentes, que vous pouvez restaurer. Cliquez sur « Soumettre 1 brouillon au serveur » pour enregistrer la modification.

Ajouter un enregistrement directement dans le tableau

Vous pouvez ajouter un nouvel enregistrement sous forme de ligne dans le tableau, sans ouvrir le formulaire de saisie de données.

• Pour ajouter une ligne en bas du tableau, cliquez sur le bouton « + » dans la dernière ligne de la colonne de statut.
• Pour ajouter une ligne au-dessus ou en dessous d'un enregistrement, survolez l'icône de statut de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton « + » qui apparaît au-dessus ou en dessous de l'icône.

La nouvelle ligne est un brouillon. Remplissez les valeurs des champs, puis soumettez l'enregistrement au serveur.

Si le tableau interactif est activé et qu'un formulaire n'a pas encore d'enregistrements, le tableau affiche deux options. Cliquez sur « Ajouter un enregistrement dans la table » pour ajouter une ligne vide au tableau, ou sur « Ajouter un enregistrement dans un formulaire » pour ouvrir le formulaire de saisie de données.

Ajouter plusieurs nouveaux enregistrements à la fois

Vous pouvez ajouter plusieurs nouveaux enregistrements directement depuis la vue tableau. C'est utile lorsque vous saisissez de nouveaux enregistrements en masse.

1. Ouvrez un formulaire dans la vue tableau.
2. Cliquez sur la flèche à côté du bouton « Ajouter ». Saisissez le nombre d'enregistrements que vous souhaitez ajouter, et choisissez où les nouvelles lignes doivent apparaître dans le tableau.

Des lignes vides apparaissent dans le tableau.

3. Préparez les enregistrements que vous souhaitez ajouter dans Excel ou Google Sheets. Utilisez les mêmes colonnes, dans le même ordre, que la vue tableau, et assurez-vous que les valeurs respectent toutes les règles de validation de votre formulaire. Copiez les enregistrements.

4. Cliquez sur la première cellule de la première nouvelle ligne.

5. Appuyez sur Ctrl + V (Cmd + V sur un Mac) pour coller les enregistrements. Les nouveaux enregistrements apparaissent dans le tableau en tant que brouillons. Vous pouvez modifier les valeurs avant de soumettre les enregistrements au serveur. Si vous collez dans un champ de référence, ActivityInfo recherche les valeurs collées dans le formulaire référencé et lie chaque valeur à l'enregistrement correspondant.

6. Soumettez les enregistrements au serveur, un par un ou plusieurs à la fois :

• Un par un : cliquez sur n'importe quelle cellule du brouillon. Le panneau d'enregistrement affiche une option pour soumettre l'enregistrement sélectionné.

• Plusieurs à la fois : cliquez sur une cellule, puis faites glisser vers le bas pour sélectionner tous les brouillons que vous souhaitez soumettre.

Recopier des valeurs

Utilisez la poignée de recopie dans le coin inférieur droit d'une cellule ou d'une sélection pour copier des valeurs vers le haut ou le bas d'une colonne, ou à travers une ligne, comme dans une feuille de calcul. Les valeurs recopiées suivent les règles de validation du formulaire. Une valeur qui ne correspond pas au type de champ est marquée comme non valide.

• Si vous sélectionnez une seule cellule, sa valeur est répétée.
• Si vous sélectionnez plusieurs cellules, le motif est répété.

Par exemple, pour définir le champ « Lieu de naissance » sur « Tombouctou » pour les enregistrements ci-dessous, sélectionnez la cellule avec la valeur que vous souhaitez copier. La poignée de recopie apparaît dans le coin inférieur droit de la cellule.

Cliquez sur la poignée de recopie et faites glisser vers le bas. Les enregistrements deviennent des brouillons. Soumettez-les au serveur pour enregistrer les modifications.

Examiner le statut des enregistrements

La première colonne est la colonne de statut. Elle affiche le statut de chaque enregistrement et reste visible lorsque vous faites défiler horizontalement.

Pour trouver des enregistrements avec un certain statut, cliquez sur le bouton de menu en haut de la colonne de statut. Vous pouvez filtrer le tableau pour afficher les enregistrements valides soumis, les enregistrements soumis invalides, les enregistrements verrouillés, les brouillons valides ou les brouillons invalides. Vous pouvez également trier le tableau par statut.

Survolez une cellule pour voir une info-bulle avec des messages de validation, des avertissements ou des notes d'autorisation.

Validation, autorisations et verrous

Le tableau interactif applique toutes les règles d'ActivityInfo, y compris :

• Champs obligatoires
• Conditions de pertinence
• Types et formats de champs
• Verrouillages d'enregistrements
• Autorisations des utilisateurs
• Règles pour les champs de référence

Les valeurs non valides sont mises en surbrillance, et une info-bulle explique le problème.

Vous ne pouvez soumettre que des modifications valides au serveur.

Brouillons

Chaque modification que vous effectuez dans le tableau interactif est stockée en tant que brouillon sur votre appareil jusqu'à ce que vous :

• Soumettiez le brouillon au serveur, ou
• Annuliez le brouillon.

Cela vous permet de revoir vos modifications avant de mettre à jour des données que d'autres utilisent.

Les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos brouillons tant que vous ne les avez pas soumis au serveur.

Mise en évidence des brouillons

Le tableau met en évidence les brouillons pour que vous puissiez les retrouver :

• Les lignes des brouillons ont un fond bleu.
• Les valeurs modifiées qui sont valides sont étiquetées « Valeur brouillon ».
• Les valeurs non valides ont un fond rose et sont étiquetées « Non valide ».

Examiner vos brouillons

Le bouton « Mes brouillons » dans la barre d'outils indique combien de brouillons vous avez. Cliquez sur « Mes brouillons » pour filtrer le tableau afin qu'il n'affiche que vos brouillons. Pour afficher à nouveau tous les enregistrements, cliquez sur « Effacer tous les filtres ».

Soumettre vos brouillons

Cliquez sur « Soumettre les brouillons » dans la barre d'outils pour soumettre tous vos brouillons valides au serveur. Survolez le bouton pour voir une astuce qui explique comment fonctionnent les brouillons. Une boîte de dialogue montre combien de brouillons valides chaque formulaire contient. Cliquez sur « Soumettre » pour confirmer.

Seuls les brouillons valides sont soumis. Si certains de vos brouillons sont invalides, la boîte de dialogue vous avertit qu'ils restent sur votre appareil en tant que brouillons. Vous pouvez les corriger et les soumettre plus tard. Si tous vos brouillons sont invalides, le bouton « Soumettre les brouillons » est grisé. Si vous n'avez aucun brouillon, le bouton est masqué.