Introduction
Dans ActivityInfo, les brouillons désignent des enregistrements qui contiennent des modifications non soumises à une ou plusieurs valeurs de champ ou à des enregistrements nouvellement ajoutés. Un brouillon est créé chaque fois que des données sont saisies, modifiées ou mises à jour. Les brouillons offrent un moyen cohérent de modifier, valider et finaliser la saisie de données.
Les brouillons sont stockés localement sur votre appareil, ne sont pas immédiatement visibles par les autres utilisateurs ayant accès au formulaire, et doivent être explicitement soumis pour être enregistrés. Avant la soumission, les brouillons doivent passer des contrôles de validation avant d'être validés pour garantir leur exhaustivité et leur exactitude.
Comment fonctionnent les brouillons
En bref, les brouillons ont trois caractéristiques déterminantes :
- Ils contiennent des modifications non soumises aux valeurs des champs.
- Ils sont enregistrés uniquement sur votre appareil et ne sont pas envoyés au serveur tant que vous ne les avez pas soumis.
- Les enregistrements doivent passer les contrôles de validation avant d'être soumis. Une fois soumis, ils font partie de l'ensemble de données, ce qui les rend visibles par les autres utilisateurs et disponibles pour l'analyse et le reporting.
L'icône précédant l'enregistrement dans le tableau interactif informera l'utilisateur sur le statut de l'enregistrement. Vous pouvez passer votre curseur sur l'icône pour voir une infobulle expliquant plus en détail l'état de l'enregistrement.
| Icône | Statut | Signification |
|---|---|---|
| Enregistrement brouillon non valide, enregistrement soumis non valide, ou Brouillon de modification invalide | Il s'agit d'un brouillon ou d'un enregistrement soumis qui a enfreint une ou plusieurs règles de validation. | |
| Brouillon valide | Il s'agit d'un enregistrement brouillon qui a respecté toutes les règles de validation mais qui n'a pas encore été soumis au serveur. | |
| Enregistrement brouillon d'édition valide | Il s'agit d'un enregistrement qui a été modifié et qui n'a pas encore été soumis au serveur et qui est uniquement stocké sur l'appareil local. | |
| Enregistrement soumis valide | Il s'agit d'un enregistrement qui a été soumis avec succès au serveur et qui est visible par les autres utilisateurs. |
Les valeurs de champ qui sont non valides sont surlignées en rose clair et étiquetées « non valide », tandis que celles qui sont valides sont étiquetées « valeur brouillon » et surlignées en bleu clair.
Exemple :
- Le premier enregistrement est un enregistrement brouillon valide, car tous ses champs ont satisfait aux règles de validation définies. Cet enregistrement n'existe que sur l'appareil local et n'est pas visible par les autres utilisateurs.
- Le deuxième enregistrement est un enregistrement brouillon non valide, car deux de ses champs (c'est-à-dire nom complet et date d'inscription) n'ont pas satisfait aux règles de validation définies. Cet enregistrement n'existe également que sur l'appareil local et n'est pas visible par les autres utilisateurs.
- Le troisième enregistrement est un brouillon d'édition valide, ce qui signifie que les valeurs des champs « date de naissance » et « état civil » ont été modifiées et que les nouvelles valeurs satisfont aux règles de validation. Les autres utilisateurs ayant accès à ce formulaire ne peuvent voir que les anciennes valeurs de champ jusqu'à ce que l'enregistrement brouillon d'édition soit soumis.
- Le quatrième enregistrement est un brouillon de modification invalide, ce qui signifie que la valeur du champ « date de naissance » a été modifiée mais avec une valeur de champ qui ne satisfait pas aux règles de validation. Cela ne se produit que pour les enregistrements qui avaient été soumis avec succès auparavant, mais où les nouvelles modifications des valeurs de champ n'ont pas passé le test de validation. Les modifications apportées à cet enregistrement ne peuvent pas être soumises tant que les règles de validation ne sont pas respectées et les autres utilisateurs ne verront pas les nouvelles modifications.
- Le cinquième enregistrement est un enregistrement soumis valide qui est visible par tous les utilisateurs ayant accès au formulaire.
Que se passe-t-il lorsque vous modifiez un enregistrement
Toute interaction qui modifie les valeurs des champs dans un enregistrement place automatiquement l'enregistrement à l'état de brouillon dans le tableau interactif. À partir de ce moment, l'enregistrement contient des modifications en attente, non soumises, qui ne seront pas disponibles pour les autres utilisateurs tant qu'elles ne seront pas validées et soumises.
Cela se produit lorsque :
- Une valeur existante est modifiée
- Une valeur de champ est effacée
À partir de ce moment :
- L'enregistrement contient à la fois les valeurs originales et les modifications en attente.
- ActivityInfo suit les champs qui ont été modifiés et les étiquette en conséquence.
- L'enregistrement reste un brouillon jusqu'à sa soumission.
Dans le tableau interactif, les enregistrements deviennent des brouillons dès qu'une valeur de champ est modifiée et plusieurs brouillons validés peuvent être soumis au serveur en une seule fois.
Lors de la saisie de données dans un formulaire, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton « Enregistrer comme brouillon » pour s'assurer que les valeurs de champ du brouillon restent dans l'enregistrement, ou sur « Enregistrer l'enregistrement » pour valider et soumettre l'enregistrement au serveur.
Validation avant l'enregistrement
Avant que les brouillons puissent être soumis, ActivityInfo applique les règles de validation définies dans le formulaire.
Ces règles de validation incluent :
- Champs obligatoires
- Types de champs (tels que quantités ou dates)
- Conditions logiques et de pertinence
La validation a lieu pendant la modification et à nouveau lors de la soumission. Si un enregistrement échoue à la validation :
- Il reste à l'état de brouillon
- Il ne peut pas être validé tant qu'il n'est pas corrigé
Cela garantit que seules des données propres et cohérentes sont stockées.
Soumission et validation
La soumission est l'étape qui transforme un brouillon en un enregistrement permanent.
Lorsque les brouillons sont soumis :
- Les enregistrements brouillons et les brouillons d'édition valides sont validés dans la base de données.
- Les valeurs mises à jour remplacent les précédentes.
- L'état du brouillon devient « enregistrement sauvegardé valide ».
- Les enregistrements sauvegardés valides sont visibles par les autres utilisateurs.
Brouillons ActivityInfo et champs de flux de travail de formulaire
Dans certains flux de travail de base de données, les formulaires peuvent inclure un champ avec des valeurs telles que « brouillon », « approuvé », « annulé » ou « soumis ».
Cela crée deux concepts parallèles pour les utilisateurs :
- Brouillon (état de saisie de données d'ActivityInfo) - Modifications non soumises.
- Brouillon (valeur de champ du formulaire) - Fait partie du flux de travail métier.
Par exemple :
- Un enregistrement peut être à l'état de brouillon et avoir également un statut de « Brouillon »
- Un enregistrement peut être soumis mais avoir toujours un statut de « Brouillon »
Dans une telle situation, il est impératif que le propriétaire de la base de données l'explique aux utilisateurs pour assurer une communication fluide au sein de l'équipe.
Conclusion
Les brouillons dans ActivityInfo offrent un moyen structuré de gérer les nouveaux enregistrements et les modifications des valeurs de champ avant qu'ils ne soient enregistrés. En traitant chaque modification comme un état temporaire, ActivityInfo sépare la saisie de données de la soumission finale, garantissant que toutes les modifications sont examinées et validées avant de faire partie de l'ensemble de données.
Cette approche favorise une saisie de données efficace à la fois dans les formulaires interactifs et de saisie de données, tout en maintenant un contrôle strict sur la qualité des données. Ce n'est qu'une fois que les brouillons sont validés et soumis qu'ils deviennent des enregistrements permanents, garantissant la cohérence, la précision et la fiabilité dans toute la base de données.