Entendiendo los borradores en ActivityInfo

Introducción

En ActivityInfo, un borrador es un registro con cambios que aún no ha enviado al servidor. Un borrador puede ser un registro nuevo o un registro guardado con valores de campo cambiados. Los borradores le permiten ingresar, comprobar y corregir datos antes de que otros usuarios los vean.

Los borradores se guardan en su dispositivo y otros usuarios con acceso al formulario no pueden verlos. Debe enviar un borrador para guardarlo en el servidor. Antes de poder enviar un borrador, este debe pasar las comprobaciones de validación del formulario.

Cómo funcionan los borradores

Los borradores tienen tres características:

• Contienen cambios en los valores de los campos que no ha enviado.
• Se guardan solo en su dispositivo, hasta que los envíe al servidor.
• Deben ser válidos para poder enviarlos. Después de enviar un borrador, el registro forma parte del conjunto de datos: otros usuarios pueden verlo y usted puede utilizarlo en análisis e informes.

En la tabla interactiva, el icono de la columna de estado muestra el estado de cada registro. Pase el ratón por encima del icono para ver una descripción emergente que explica el estado.

Los valores cambiados que son válidos se etiquetan como “Valor borrador” y tienen un fondo azul. Los valores no válidos se etiquetan como “Inválido” y tienen un fondo rosa.

Por ejemplo:

1. Keen John es un registro guardado válido. Todos los usuarios con acceso al formulario pueden verlo.
2. Jaka Dada es una edición borrador válida. El valor de “Fecha de nacimiento” ha cambiado y el nuevo valor es válido. Otros usuarios ven el valor antiguo hasta que usted envíe el borrador.
3. Kev Gib es un borrador de edición inválido. El valor de “Fecha de nacimiento” ha cambiado, pero el nuevo valor no es una fecha válida. No puede enviar el cambio hasta que lo corrija, y otros usuarios ven el valor antiguo.
4. Lucio Gibson es un borrador válido. Es un registro nuevo y todos sus valores son válidos. Solo existe en su dispositivo.
5. Amina Diallo es un borrador no válido. Es un registro nuevo, pero su “Fecha de registro” no es una fecha válida. Solo existe en su dispositivo.

Qué ocurre cuando edita un registro

En la tabla interactiva, un registro se convierte en un borrador tan pronto como cambia uno de los valores de sus campos, por ejemplo, cuando usted:

• Cambia un valor existente
• Borra el valor de un campo

A partir de ese momento:

• El registro contiene tanto los valores originales como sus cambios.
• ActivityInfo etiqueta los campos que ha cambiado.
• El registro permanece como borrador hasta que lo envíe o lo descarte.

En la tabla interactiva, puede enviar varios borradores válidos al servidor a la vez.

En el formulario de entrada de datos, haga clic en “Guardar como borrador” para mantener sus cambios como un borrador, o en “Guardar registro” para comprobar el registro y enviarlo al servidor.

Validación antes de guardar

Antes de poder enviar los borradores, ActivityInfo los comprueba con las reglas del formulario, tales como:

• Campos obligatorios
• Tipos de campo, como Cantidad o Fecha
• Reglas de validación y condiciones de relevancia

ActivityInfo comprueba los valores mientras los edita y de nuevo cuando los envía. Si un registro no es válido:

• Permanece como un borrador.
• No puede enviarlo hasta que lo corrija.

De este modo, solo se guardan datos válidos en el servidor.

Revisar y enviar borradores

Revise sus borradores

El botón “Mis borradores” en la barra de herramientas de la tabla interactiva muestra cuántos borradores tiene. Haga clic en “Mis borradores” para filtrar la tabla de modo que solo muestre sus borradores. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en “Borrar todos los filtros”.

Envíe sus borradores

Haga clic en “Enviar borradores” en la barra de herramientas para enviar todos sus borradores válidos al servidor. Un cuadro de diálogo muestra cuántos borradores válidos contiene cada formulario. Haga clic en “Enviar” para confirmar.

Solo se envían los borradores válidos. Si algunos de sus borradores no son válidos, el cuadro de diálogo le advierte que permanecerán en su dispositivo como borradores. Puede corregirlos y enviarlos más tarde. Si todos sus borradores no son válidos, el botón “Enviar borradores” aparecerá atenuado.

Cuando envía borradores:

• Los borradores válidos y las ediciones borradores válidas se guardan en la base de datos.
• Los nuevos valores reemplazan a los previos.
• El estado de los registros cambia a “Registro guardado válido”.
• Otros usuarios pueden ver los registros guardados.

Borradores de ActivityInfo y campos de flujo de trabajo

Algunos formularios tienen un campo que sigue el rastro de un registro a través de un flujo de trabajo, con valores como “Borrador”, “Aprobado”, “Cancelado” o “Enviado”.

Esto significa que “borrador” puede referirse a dos cosas diferentes:

• Un borrador de ActivityInfo: cambios que no ha enviado al servidor.
• Un valor de flujo de trabajo: un paso en el proceso de su organización, guardado en un campo.

Por ejemplo:

• Un registro puede ser un borrador de ActivityInfo y también tener el valor de flujo de trabajo “Borrador”.
• Un registro puede enviarse al servidor y seguir teniendo el valor de flujo de trabajo “Borrador”.

Si sus formularios utilizan un campo de flujo de trabajo como este, explique la diferencia a sus usuarios.

Resumen

Los borradores le permiten trabajar en nuevos registros y cambios en los valores de los campos antes de guardarlos. Cada cambio comienza como un borrador en su dispositivo, en la tabla interactiva y en el formulario de entrada de datos. Los borradores se guardan en el servidor y se hacen visibles para otros usuarios, solo cuando son válidos y usted los envía.