Introducción
En ActivityInfo, los borradores se refieren a registros que contienen cambios no enviados en los valores de uno o más campos o a registros recién añadidos. Se crea un borrador cada vez que se introducen, editan o actualizan datos. Los borradores proporcionan una forma coherente de editar, validar y finalizar la introducción de datos.
Los borradores se almacenan localmente en su dispositivo, no son visibles inmediatamente para otros usuarios con acceso al formulario y deben enviarse explícitamente para ser guardados. Antes de enviarlos, los borradores deben pasar controles de validación antes de ser confirmados para garantizar su integridad y corrección.
Cómo funcionan los borradores
A primera vista, los registros borradores tienen tres características definitorias:
- Contienen cambios no enviados en los valores de los campos.
- Se guardan solo en su dispositivo y no se envían al servidor hasta que usted los envía.
- Los registros deben pasar los controles de validación antes de ser enviados. Una vez enviados, pasan a formar parte del conjunto de datos, haciéndose visibles para otros usuarios y disponibles para su análisis y la elaboración de informes.
El icono que precede al registro en la tabla interactiva informará al usuario sobre el estado del registro. Puede pasar el puntero por encima del icono para ver una descripción emergente que explica más sobre el estado del registro.
| Icono | Estado | Significado |
|---|---|---|
| Registro borrador no válido, registro enviado no válido o Borrador de edición inválido | Este es un borrador o un registro enviado que ha infringido una o más reglas de validación. | |
| Borrador válido | Este es un registro borrador que ha cumplido todas las reglas de validación pero que aún no se ha enviado al servidor. | |
| Registro de edición borrador válido | Este es un registro que ha sido alterado y que aún no se ha enviado al servidor y que solo está almacenado en el dispositivo local. | |
| Registro enviado válido | Este es un registro que se ha enviado con éxito al servidor y es visible para otros usuarios |
Los valores de los campos que no son válidos se resaltan en rosa claro y se etiquetan como "inválido", mientras que los que son válidos se etiquetan como "valor borrador" y se resaltan en azul claro.
Ejemplo:
- El primer registro es un registro borrador válido, ya que todos sus campos han cumplido las reglas de validación establecidas. Este registro solo existe en el dispositivo local y no es visible para otros usuarios.
- El segundo registro es un registro borrador no válido, ya que dos de sus campos (es decir, nombre completo y fecha de registro) no han cumplido las reglas de validación establecidas. Este registro también existe solo en el dispositivo local y no es visible para otros usuarios.
- El tercer registro es una edición borrador válida, lo que significa que los valores de los campos "fecha de nacimiento" y "estado civil" han sido modificados y los nuevos valores cumplen las reglas de validación. Otros usuarios con acceso a este formulario solo pueden ver los valores antiguos de los campos hasta que se envíe el registro con la edición borrador.
- El cuarto registro es un borrador de edición inválido, lo que significa que el valor del campo "fecha de nacimiento" ha sido modificado pero con un valor que no cumple las reglas de validación. Esto solo ocurre con los registros que se habían enviado previamente con éxito pero en los que las nuevas modificaciones de los valores de los campos no han superado la prueba de validación. Los cambios de este registro no se pueden enviar hasta que se cumplan las reglas de validación y otros usuarios no verán los nuevos cambios.
- El quinto registro es un registro enviado válido que es visible para todos los usuarios con acceso al formulario.
Qué sucede cuando edita un registro
Cualquier interacción que cambie los valores de los campos en un registro coloca automáticamente el registro en un estado de borrador en la tabla interactiva. A partir de ese momento, el registro contiene cambios pendientes y no enviados que no estarán disponibles para otros usuarios hasta que se validen y envíen.
Esto sucede cuando:
- Se modifica un valor existente
- Se borra el valor de un campo
A partir de ese momento:
- El registro contiene tanto los valores originales como los cambios pendientes.
- ActivityInfo rastrea qué campos han sido modificados y los etiqueta en consecuencia.
- El registro permanece como un borrador hasta que se envía.
En la tabla interactiva, los registros se convierten en borradores tan pronto como se cambia cualquier valor de un campo y se pueden enviar múltiples borradores validados al servidor todos a la vez.
En la introducción de datos del formulario, el usuario tiene que hacer clic en el botón "Guardar como borrador" para asegurarse de que los valores borrador del campo permanezcan en el registro, o en "Guardar registro" para validar y enviar el registro al servidor.
Validación antes de guardar
Antes de que los borradores puedan ser enviados, ActivityInfo aplica las reglas de validación definidas en el formulario.
Estas reglas de validación incluyen:
- Campos obligatorios
- Tipos de campo (como cantidades o fechas)
- Condiciones lógicas y de relevancia
La validación ocurre durante la edición y de nuevo al momento del envío. Si un registro no supera la validación:
- Permanece en estado de borrador
- No puede ser confirmado hasta que se corrija
Esto asegura que solo se almacenen datos limpios y consistentes.
Envío y confirmación
El envío es el paso que transforma un borrador en un registro permanente.
Cuando se envían los borradores:
- Los registros con edición válida y los registros borradores válidos se confirman en la base de datos.
- Los valores actualizados reemplazan a los anteriores.
- El estado de borrador cambia a "registro guardado válido".
- Los registros guardados válidos son visibles para otros usuarios.
Borradores de ActivityInfo y campos de flujo de trabajo del formulario
En algunos flujos de trabajo de la base de datos, los formularios pueden incluir un campo con valores como "borrador", "aprobado", "cancelado" o "enviado".
Esto crea dos conceptos paralelos para los usuarios:
- Borrador (estado de introducción de datos de ActivityInfo) - Cambios no enviados.
- Borrador (valor del campo del formulario) - Parte del flujo de trabajo del negocio.
Por ejemplo:
- Un registro puede estar en estado de borrador y también tener un estado de "Borrador"
- Un registro puede ser enviado pero seguir teniendo un estado de "Borrador"
En tal situación, es imperativo que el propietario de la base de datos explique esto a los usuarios para asegurar una comunicación fluida dentro del equipo.
Conclusión
Los borradores en ActivityInfo proporcionan una forma estructurada de gestionar nuevos registros y cambios en los valores de los campos antes de que se guarden. Al tratar cada edición como un estado temporal, ActivityInfo separa la introducción de datos del envío final, asegurando que todos los cambios sean revisados y validados antes de formar parte del conjunto de datos.
Este enfoque apoya una introducción de datos eficiente tanto en los formularios interactivos como en los de introducción de datos, mientras mantiene un fuerte control sobre la calidad de los datos. Solo una vez que los borradores son validados y enviados se convierten en registros permanentes, asegurando la consistencia, precisión y fiabilidad en toda la base de datos.