Розуміння чернеток в ActivityInfo

Вступ

В ActivityInfo чернетка — це запис зі змінами, які ви ще не надіслали на сервер. Чернетка може бути новим записом або збереженим записом зі зміненими значеннями полів. Чернетки дозволяють вводити, перевіряти та виправляти дані, перш ніж їх побачать інші користувачі.

Чернетки зберігаються на вашому пристрої, і інші користувачі з доступом до форми не можуть їх бачити. Ви повинні надіслати чернетку, щоб зберегти її на сервері. Перш ніж ви зможете надіслати чернетку, вона повинна пройти перевірку валідації форми.

Як працюють чернетки

Чернетки мають три характеристики:

• Вони містять зміни значень полів, які ви не надіслали.
• Вони зберігаються лише на вашому пристрої, доки ви не надішлете їх на сервер.
• Вони мають бути дійсними, перш ніж ви зможете їх надіслати. Після того, як ви надішлете чернетку, запис стає частиною набору даних: інші користувачі можуть його бачити, і ви можете використовувати його в аналізі та звітах.

В інтерактивній таблиці піктограма у стовпці статусу показує статус кожного запису. Наведіть курсор на піктограму, щоб побачити підказку, яка пояснює статус.

Рядки чернеток мають синій фон, тому ви можете відрізнити їх від надісланих записів. Змінені значення, які є дійсними, позначаються як "Чорнове значення". Недійсні значення позначаються як "Недійсний" і мають рожевий фон.

Наприклад:

1. Keen John — це дійсний збережений запис. Усі користувачі з доступом до форми можуть його бачити.
2. Jaka Dada — це дійсна чернетка редагування. Значення "Дата народження" змінилося, і нове значення є дійсним. Інші користувачі бачать старе значення, доки ви не надішлете чернетку.
3. Kev Gib — це некоректна чернетка редагування. Значення "Дата народження" змінилося, але нове значення не є дійсною датою. Ви не можете надіслати зміну, доки не виправите її, а інші користувачі бачать старе значення.
4. Lucio Gibson — це коректна чернетка. Це новий запис, і всі його значення є дійсними. Він існує лише на вашому пристрої.
5. Amina Diallo — це недійсна чернетка. Це новий запис, але його "Дата реєстрації" не є дійсною датою. Він існує лише на вашому пристрої.

Що відбувається, коли ви редагуєте запис

В інтерактивній таблиці запис стає чернеткою, щойно ви змінюєте одне зі значень його полів, наприклад, коли ви:

• Змінюєте наявне значення
• Очищуєте значення поля

З цього моменту:

• Запис містить як оригінальні значення, так і ваші зміни.
• ActivityInfo позначає поля, які ви змінили.
• Запис залишається чернеткою, доки ви не надішлете або не скасуєте його.

В інтерактивній таблиці ви можете одночасно надіслати на сервер кілька коректних чернеток.

У формі введення даних натисніть "Зберегти як чернетку", щоб зберегти зміни як чернетку, або "Зберегти запис", щоб перевірити запис і надіслати його на сервер.

Валідація перед збереженням

Перш ніж ви зможете надіслати чернетки, ActivityInfo перевіряє їх на відповідність правилам форми, таким як:

• Обов'язкові поля
• Типи полів, такі як "Кількість" або "Дата"
• Правила перевірки та умови релевантності

ActivityInfo перевіряє значення під час їх редагування, а також під час надсилання. Якщо запис недійсний:

• Він залишається чернеткою.
• Ви не можете надіслати його, доки не виправите.

Таким чином, на сервер зберігаються лише дійсні дані.

Перегляд та надсилання чернеток

Перегляньте свої чернетки

Кнопка "Мої чернетки" на панелі інструментів інтерактивної таблиці показує, скільки у вас є чернеток. Натисніть "Мої чернетки", щоб відфільтрувати таблицю так, щоб вона показувала лише ваші чернетки. Щоб знову показати всі записи, натисніть "Очистити всі фільтри".

Знайдіть форми з чернетками

На сторінці бази даних перелічено папки та форми в базі даних. Якщо у вас є чернетки у формі, праворуч від рядка форми з'являється бульбашка з синьою крапкою. Бульбашка показує, скільки у вас є чернеток у цій формі. У рядку папки бульбашка показує, скільки у вас є чернеток у папці та в скількох формах.

Чернетки в підформах

Коли запис має підзаписи, які є чернетками, батьківський запис показує це:

• У режимі таблиці стовпець підформи запису має синій колір і показує, скільки підзаписів є чернетками, наприклад, "2 чернетки".

• На панелі записів кнопка підформи має синій колір і показує кількість підзаписів та кількість чернеток, наприклад, "Члени домогосподарства - 2 / 2 чернетки".

Надішліть свої чернетки

Натисніть "Надіслати чернетки" на панелі інструментів, щоб надіслати всі ваші коректні чернетки на сервер. Наведіть курсор на кнопку, щоб побачити підказку, яка пояснює, як працюють чернетки. У діалоговому вікні буде показано, скільки коректних чернеток містить кожна форма. Натисніть "Надіслати", щоб підтвердити.

Надсилаються лише коректні чернетки. Якщо деякі з ваших чернеток недійсні, у діалоговому вікні з'явиться попередження, що вони залишаються на вашому пристрої як чернетки. Ви можете виправити їх і надіслати пізніше. Якщо всі ваші чернетки недійсні, кнопка "Надіслати чернетки" буде неактивною. Якщо у вас немає чернеток, кнопка буде прихована.

Коли ви надсилаєте чернетки:

• Коректні чернетки та дійсні чернетки редагування зберігаються в базі даних.
• Нові значення замінюють попередні.
• Статус записів змінюється на "Дійсний збережений запис".
• Інші користувачі можуть бачити збережені записи.

Чернетки ActivityInfo та поля робочого процесу

Деякі форми мають поле, яке відстежує запис у робочому процесі, зі значеннями, такими як "Чернетка", "Затверджено", "Скасовано" або "Надіслано".

Це означає, що "чернетка" може стосуватися двох різних речей:

• Чернетка ActivityInfo: зміни, які ви не надіслали на сервер.
• Значення робочого процесу: крок у процесі вашої організації, що зберігається в полі.

Наприклад:

• Запис може бути чернеткою ActivityInfo, а також мати значення робочого процесу "Чернетка".
• Запис може бути надісланий на сервер і все ще мати значення робочого процесу "Чернетка".

Якщо ваші форми використовують таке поле робочого процесу, поясніть різницю своїм користувачам.

Зведення

Чернетки дозволяють працювати над новими записами та змінами значень полів перед їх збереженням. Кожна зміна починається як чернетка на вашому пристрої, в інтерактивній таблиці та у формі введення даних. Чернетки зберігаються на сервері та стають видимими для інших користувачів лише тоді, коли вони є дійсними і ви їх надсилаєте.