Resumen
Los valores predeterminados son valores preestablecidos que aparecen automáticamente en un Campo al crear un Nuevo registro. Esto puede agilizar la entrada de datos y mejorar la calidad de los mismos al automatizar el proceso de entrada de datos, aumentando así la coherencia y ahorrando tiempo a los usuarios.
Comportamiento
Añadir un valor predeterminado para un Campo significa que el valor predeterminado definido se rellena automáticamente en ese Campo al añadir un Nuevo registro.
Los valores predeterminados solo se generan al añadir nuevos Registros. Los valores predeterminados no se generan al editar un Registro existente.
Si está utilizando el importador o la API para añadir un Nuevo registro y no ha incluido la columna para un Campo que tiene un valor predeterminado establecido, entonces el importador rellena automáticamente el valor predeterminado. Pero si incluye la columna para un Campo con un valor predeterminado establecido y ha proporcionado un valor, entonces el valor que proporcionó anula el valor predeterminado. Para más información, consulte Importar Registros a un Formulario.
Las Fórmulas utilizadas en los valores predeterminados se evalúan una sola vez, únicamente cuando se añade un Registro al Formulario. No se vuelven a evaluar cuando se edita un registro existente. Si necesita que la Fórmula se vuelva a evaluar cuando se realizan actualizaciones en un Registro, utilice un Campo calculado.
Tipos de Campo admitidos
Se admiten los siguientes tipos de Campo:
- Texto
- Texto multi-línea
- Cantidad
- Selección única
- Selección multiple
- Referencia
- Punto geográfico
- Fecha
- Semana
- Quincena
- Mes
- Usuario
Ejemplos de casos de uso
Establecer Campos con valores predeterminados como Solo lectura
Establecer Campos que tienen valores predeterminados definidos como de solo lectura significa que el valor proporcionado como predeterminado para un Campo no puede ser editado manualmente por los usuarios al añadir un Nuevo registro y al editar un Registro existente. El Campo permanece estático con su valor predeterminado, y los usuarios no pueden anularlo ni introducir un valor diferente.
Puede optar por establecer un Campo con valores predeterminados como de solo lectura en situaciones en las que el valor deba permanecer constante a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puede establecer como de solo lectura los campos que recogen la fecha en que se añadió un Registro o el usuario que añadió el Registro a un Formulario para preservar la integridad de esta información clave.
Para que el campo de fecha sea dinámico, es decir, que permita a los usuarios añadir Registros en fechas diferentes, puede utilizar una Fórmula con la función TODAY. El uso de “solo lectura” garantiza que el valor permanezca igual y no pueda ser actualizado.
Establecer valores predeterminados como de solo lectura proporciona una forma de reforzar la coherencia, la precisión y el control de los datos en su Base de datos, garantizando que los valores de ciertos campos permanezcan inalterados durante todo el ciclo de vida de un Registro.
Al utilizar el importador para añadir o editar Registros, los Campos establecidos como de solo lectura no se actualizan con los valores correspondientes del archivo importado. Para más información, consulte Importar Registros a un Formulario.
Capturar la fecha en que se añadió un Registro
Si necesita informar sobre la fecha en que se añadió un Registro a un Formulario, por razones de rendición de cuentas, puede que desee establecer un valor predeterminado para un campo de Fecha titulado “Fecha de registro añadido”. Si espera que se añadan Registros en fechas diferentes, puede generar el valor predeterminado utilizando una Fórmula con la función TODAY para rellenar dinámicamente la fecha actual cuando se añade el Registro. A continuación, establecería el Campo como de solo lectura para garantizar que los usuarios no puedan modificar la fecha en el futuro.
Definir la primera etapa de un flujo de trabajo como valor predeterminado
Puede configurar un flujo de trabajo de revisión (en el que los Registros pasan por etapas de revisión) utilizando valores predeterminados.
- Añada un Campo de Selección multiple de “Estado de revisión” a su Formulario.
- Establezca el valor predeterminado de este Campo en “Pendiente de revisión” para que la primera etapa de su flujo de trabajo de revisión se establezca automáticamente cuando el Registro se añada por primera vez al Formulario.
No establezca este Campo como de solo lectura. A medida que el registro avanza en el flujo de trabajo, los usuarios deben poder editar el Registro y actualizar el valor para reflejar la etapa actual. 3. Disfrute del proceso simplificado de entrada de datos en el que todos los nuevos Registros se asignan sistemáticamente a la etapa correcta (siguiente).