Visión general
Los valores predeterminados son valores preestablecidos que aparecen automáticamente en un Campo al crear un nuevo Registro. Esto puede agilizar la entrada de datos y aumentar la calidad de los datos al automatizar el proceso de entrada de datos, lo que aumenta la coherencia y ahorra tiempo a los usuarios.
Comportamiento
Añadir un valor predeterminado para un Campo significa que el valor predeterminado definido se rellena automáticamente en ese Campo al añadir un nuevo Registro.
Los valores predeterminados sólo se generan al añadir nuevos Registros. Los valores predeterminados no se generan al editar un Registro existente.
Si está utilizando el importador o la API para añadir un nuevo Registro y no ha incluido la columna para un Campo que tiene un valor predeterminado establecido, entonces el importador rellena automáticamente el valor predeterminado. Pero si incluye la columna para un Campo con un valor predeterminado establecido y ha proporcionado un valor, entonces el valor que ha proporcionado anula el valor predeterminado. Para obtener más información, consulte Importación de registros a un formulario.
Las fórmulas utilizadas en los valores predeterminados se evalúan una vez, sólo cuando se añade un Registro al Formulario. No se vuelven a evaluar cuando se edita un registro existente. Si necesita que la Fórmula se vuelva a evaluar cuando se realicen actualizaciones en un Registro, utilice un Campo calculado.
Tipos de campo admitidos
Se admiten los siguientes tipos de Campo:
- Texto
- Texto multilínea
- Cantidad
- Selección única
- Selección múltiple
- Referencia
- Punto geográfico
- Fecha
- Semana
- Quincena
- Mes
- Usuario
Ejemplos de casos de uso
Establecer Campos con valores predeterminados como de sólo lectura
Establecer Campos que tienen valores predeterminados definidos como de sólo lectura significa que el valor proporcionado como predeterminado para un Campo no puede ser editado manualmente por los usuarios al añadir un nuevo Registro y al editar un Registro existente. El Campo permanece estático con su valor predeterminado, y los usuarios no pueden anularlo o introducir un valor diferente.
Puede optar por establecer un Campo con valores predeterminados como de sólo lectura en situaciones en las que el valor debe permanecer constante a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puede establecer como de sólo lectura los campos que recogen la fecha en que se añadió un Registro o el usuario que añadió el Registro a un Formulario para preservar la integridad de esta información clave.
Para que el campo de fecha sea dinámico, es decir, que permita a los usuarios añadir Registros en diferentes fechas, puede utilizar una Fórmula con la función TODAY. El uso de "sólo lectura" garantiza que el valor siga siendo el mismo y no pueda actualizarse.
Establecer valores predeterminados como de sólo lectura proporciona una forma de aplicar la coherencia, la precisión y el control de los datos en su Base de datos, garantizando que ciertos valores de campo permanezcan inalterados durante todo el ciclo de vida de un Registro.
Cuando se utiliza el importador para añadir o Editar Registros, los Campos establecidos como de sólo lectura no se actualizan con los valores correspondientes del archivo importado. Para obtener más información, consulte Importación de registros a un formulario.
Captura de la fecha en que se añadió un Registro
Si necesita informar sobre la fecha en que se añadió un Registro a un Formulario, por razones de responsabilidad, es posible que desee establecer un valor predeterminado para un campo de Fecha titulado "Fecha de adición del registro". Si espera que los Registros se añadan en diferentes fechas, puede generar el valor predeterminado utilizando una Fórmula con la función TODAY para rellenar dinámicamente la fecha actual cuando se añada el Registro. A continuación, establecería el Campo como de sólo lectura para asegurarse de que los usuarios no puedan modificar la fecha en el futuro.
Definición de la primera etapa de un flujo de trabajo como valor predeterminado
Puede configurar un flujo de trabajo de revisión (donde los Registros pasan por etapas de revisión) utilizando valores predeterminados.
- Añada un Campo de Selección Múltiple "Estado de la revisión" a su Formulario.
- Establezca el valor predeterminado de este Campo en "Revisión pendiente" para que la primera etapa de su flujo de trabajo de revisión se establezca automáticamente cuando el Registro se añada por primera vez al Formulario.
No establezca este Campo como de sólo lectura. A medida que el registro avanza por el flujo de trabajo, los usuarios deben poder editar el Registro y actualizar el valor para reflejar la etapa actual. 3. Disfrute del proceso de entrada de datos agilizado en el que todos los Registros nuevos se asignan sistemáticamente a la etapa correcta (siguiente).