Мова: Українська
Вступ
Отже, ви вирішили налаштувати інформаційну систему вашого проєкту на ActivityInfo. Вітаємо! Ви зробили перший крок до отримання якіснішої інформації для вашого проєкту. Тепер вам просто потрібно налаштувати систему. Але з усіма можливостями ActivityInfo ви можете думати — з чого почати? Не хвилюйтеся, ми вас підтримаємо!
Протягом багатьох років ми допомагали десяткам організацій різних форм і розмірів налаштовувати свої інформаційні системи на ActivityInfo. Хоча кожне впровадження є унікальним, ми зрозуміли, що є кілька ключових інгредієнтів, які ведуть до успіху. Ми зібрали наш досвід у цьому посібнику.
Цей посібник призначений для адміністраторів, які відповідають за налаштування ActivityInfo для свого проєкту, програми або навіть цілої організації. У наступних розділах ми описали всі кроки, які вам потрібно виконати з першого дня (коли ваша підписка на ActivityInfo буде активована) до дня запуску та надалі. Для кожного кроку ми надаємо корисні ресурси, які допоможуть вам виконати завдання. Ми сподіваємося, що ви зможете самостійно виконати ці кроки, щоб якомога швидше почати отримувати користь від ActivityInfo. Звісно, якщо у вас виникнуть труднощі, не соромтеся зв'язатися з нами.
При запуску нової інформаційної системи ми рекомендуємо пройти три етапи:
- Дизайн — на цьому етапі ви налаштовуєте систему відповідно до ваших вимог.
- Запуск — на цьому етапі ви розгортаєте систему для тих, хто буде нею користуватися.
- Впровадження — на цьому етапі система стає невід'ємною частиною вашої організації.
Щоб допомогти вам відстежувати свій прогрес, додайте цю сторінку в закладки та завантажте наш безкоштовний шаблон плану проєкту з впровадження.
Перш ніж почати: Контрольний список готовності
Перш ніж розпочати свою подорож з ActivityInfo, переконайтеся, що ви виконали дії, перелічені в цьому розділі. Виконання цих дій на початку вашого шляху підвищує ймовірність успішного запуску та впровадження ActivityInfo для вашого проєкту чи програми.
- Зрозумійте, як працює ActivityInfo.
Перегляньте наш вебінар «Початок роботи з ActivityInfo», щоб ознайомитися з нашими основними функціями. - Визначте ваші сценарії використання та цілі впровадження:
- Чи будете ви використовувати ActivityInfo для відстеження інформації про конкретний проєкт або програму? Які саме?
- Яку інформацію ви будете збирати в ActivityInfo? Інформацію про бенефіціарів? Результати індикаторів? Реалізацію активностей?
- Як буде використовуватися інформація? В основному для звітування перед донорами для підзвітності? Чи буде інформація використовуватися для прийняття програмних рішень?
- Перегляньте наші практичні приклади, щоб побачити, як інші використовують ActivityInfo.
Ми рекомендуємо почати з пілотного проєкту, де ви зможете перевірити, чи може ActivityInfo працювати у вашій організації. Ви можете обрати відносно невеликий проєкт, який ось-ось розпочнеться, щоб мати гнучкість у налаштуванні системи без переривання поточних активностей.
- Проконсультуйтеся з зацікавленими сторонами:
- Узгодьте з вашим менеджером проєкту або програми, яку інформацію вони хотіли б отримувати з системи.
- Переконайтеся, що ви розумієте, як польові працівники збирають дані.
- Переконайтеся, що ви розумієте очікування спеціаліста з моніторингу та оцінки щодо того, як будуть аналізуватися дані (наприклад, для розрахунку індикаторів).
- Проконсультуйтеся з вашим IT-менеджером щодо того, з якими іншими інструментами ваша система повинна інтегруватися та яким політикам управління даними система повинна відповідати.
- Проаналізуйте наступні компоненти інформаційної системи для обраних вами сценаріїв використання:
- План збору даних: як будуть збиратися дані? чи є історичні дані, які потрібно перенести до вашої нової системи?
- Ролі та обов'язки: хто за що відповідає? хто повинен мати доступ до яких даних?
- План аналізу даних: як будуть аналізуватися дані?
- Сформуйте команду впровадження:
- Менеджер проєкту — особа, відповідальна за запуск системи
- Виконавчий спонсор — старший керівник в організації, який може просувати систему
- Адміністратор бази даних — особа, відповідальна за технічне налаштування та обслуговування вашої системи
- Експерти з предметної області — ті, хто може надати контекст щодо інформації, яка буде збиратися в системі
Після того, як ви виконали вищезазначені дії, ви можете розпочати налаштування вашої системи в ActivityInfo.
Етап 1: Проєктування вашої системи
Розробіть модель даних
Розробка інформаційної системи в ActivityInfo починається з розробки моделі даних. Як креслення вашої системи, модель даних служить для опису того, як ваша система буде зібрана воєдино.
Перегляньте нашу серію вебінарів з моделювання даних, щоб дізнатися, як розробити модель для вашої системи.
Або почніть з одного з наших готових шаблонів
Початок роботи з шаблоном в ActivityInfo пропонує спрощений спосіб налаштування вашої системи. Обирайте з десятків попередньо налаштованих шаблонів, адаптованих до поширених сценаріїв використання, і починайте збирати дані одразу. Ви завжди можете налаштувати шаблони відповідно до ваших конкретних потреб.
Налаштуйте вашу систему
Після того, як ви розробили модель даних або обрали шаблон для початку, ви можете перейти до налаштування вашої системи. Є кілька основних компонентів, які вам потрібно буде налаштувати: форми, дозволи та звіти.
- Форми
Спочатку налаштуйте ваші форми. Перегляньте наш посібник зі створення форм, щоб дізнатися все про те, як ви можете створювати форми для зберігання та збору даних в ActivityInfo. Ми рекомендуємо починати з форм, що містять ваші довідкові дані, оскільки вони повинні бути на місці, щоб будь-які поля посилань працювали. - Дозволи
Далі налаштуйте ваші дозволи. В ActivityInfo ви можете налаштувати ролі для контролю того, які користувачі можуть виконувати які дії. Ви також можете налаштувати блокування, щоб запобігти додаванню нових записів або внесенню змін до записів, доданих у форму. Наш посібник з налаштування дозволів охоплює всі кроки, необхідні для налаштування ролей та блокувань. - Звіти
Нарешті, налаштуйте будь-які звіти, які вам потрібні для аналізу даних. Ви можете дізнатися більше про звіти, які можна налаштувати, у нашому посібнику зі створення звітів. Наш посібник з формул містить довідкову документацію, яка допоможе вам з усіма розрахунками, які вам потрібно виконати в ActivityInfo.
Протестуйте ваші робочі процеси
Після налаштування системи протестуйте ваші робочі процеси, щоб переконатися, що система працює належним чином перед запуском. Ось кілька ключових аспектів для перевірки:
- Дані збираються у ваших формах так, як ви очікуєте
- Всі обов'язкові дані збираються
- Всі введені дані є дійсними
- Обчислювані поля дають правильні результати
- Дозволи дотримуються
- Користувачі можуть працювати лише з тими ресурсами, до яких їм надано доступ
- Блокування правильно запобігають додаванню нових записів або редагуванню існуючих записів
- Звіти повертають правильні результати
- Розміри правильно розраховані
- Виміри правильно застосовані
- Фільтри правильно застосовані
Ми рекомендуємо вам разом з групою тестувальників додати кілька зразкових записів у всіх ваших робочих процесах та для всіх налаштованих ролей, щоб переконатися, що система працює для всіх ваших користувачів. Використовуйте зразкові дані, щоб уникнути будь-яких збоїв з реальними даними. Ведіть облік будь-яких проблем та їх рішень під час тестування. Занотовуйте будь-які повідомлення про помилки, що відображаються системою. У деяких випадках проблеми можуть виникати не через технічну помилку, а через поганий дизайн, що робить систему складною у використанні. Тому ми рекомендуємо вам також збирати якісні відгуки користувачів про їхній досвід використання системи.
Після того, як ви протестували всі ваші робочі процеси, внесіть необхідні корективи на основі зафіксованих проблем та отриманих відгуків користувачів. Виконайте фінальне тестування, щоб підтвердити, що все працює безперебійно перед запуском.
Перенесіть дані
Якщо у вас є історичні або довідкові дані, які потрібно перенести до вашої системи, то зараз саме час це зробити.
Перегляньте наш вебінар про перенесення даних до ActivityInfo, щоб дізнатися про наші рекомендовані найкращі практики.
Це знаменує кінець Етапу 1. Тепер, коли ви налаштували свою систему, протестували робочі процеси та перенесли всі необхідні дані, ви можете переходити до Етапу 2.
Етап 2: Запуск вашої системи
Щоб ефективно запустити вашу систему для вашого проєкту чи програми, ми рекомендуємо виконати дії, перелічені в цьому розділі.
Поінформуйте зацікавлені сторони
Повідомте зацікавленим сторонам, що ваша система готова до запуску. Поінформуйте їх про терміни та наступні кроки.
Навчіть ваших користувачів
- Розробіть документацію та навчальні матеріали
Переконайтеся, що ви спочатку розробили матеріали, де задокументовано, як ви очікуєте, що ваші користувачі будуть використовувати систему. Ось деякі найкращі практики для розробки внутрішніх навчальних матеріалів, які вам допоможуть. - Навчіть ваших адміністраторів
Коли справа доходить до навчання ваших користувачів, ми рекомендуємо двокроковий підхід, який починається з навчання ваших адміністраторів, а потім — навчання кінцевих користувачів. Ваші адміністратори повинні бути ознайомлені з тим, як налаштована система, і навчені, як її підтримувати. Важливо, щоб вони були навчені, як підтримувати кінцевих користувачів та вирішувати будь-які проблеми, що виникають. Ви можете застосувати підхід «навчи тренера», щоб ваші адміністратори були уповноважені навчати кінцевих користувачів за потреби. - Навчіть ваших кінцевих користувачів
Ваші кінцеві користувачі повинні розуміти, як їм потрібно виконувати свої робочі процеси за допомогою вашої системи. Це включає розуміння того, як вводяться дані, як орієнтуватися в системі та як створювати звіти.
Створіть систему підтримки
Переконайтеся, що ви налаштували кілька каналів, де ваші користувачі можуть отримати допомогу, якщо у них виникнуть труднощі. Це може бути у формі поштової скриньки, чату або гарячої лінії.
Запуск
Тепер ви готові до запуску вашої нової системи! Зробіть фінальну перевірку, щоб переконатися, що всі компоненти правильно налаштовані. Додайте ваших користувачів до бази даних. Нарешті, повідомте всім зацікавленим сторонам, що система тепер працює, і переконайтеся, що вони знають про ваші канали підтримки.
Для отримання додаткових порад та найкращих практик перегляньте наш вебінар про представлення ActivityInfo вашій команді.
Етап 3: Впровадження вашої системи
Моніторинг початкового використання
- Використовуйте Журнал відстеження, щоб переглянути, які дії виконують ваші користувачі. Перевірте, чи є зафіксовані Проблеми. Аналізуйте дані про використання та показники продуктивності.
- Зберіть початкові відгуки від користувачів, щоб побачити, чи відповідає система їхнім очікуванням.
- Визначте та задокументуйте будь-які виявлені проблеми.
- Внесіть необхідні корективи на основі ваших початкових висновків. Інформуйте користувачів про будь-які оновлення або зміни.
Оцініть ваше впровадження
- Порівняйте результати з початковими цілями та завданнями.
- Складіть звіт, що деталізує успіхи, виклики та сфери для вдосконалення.
Постійне вдосконалення
- Розробіть план для вирішення будь-яких проблем та покращення системи.
- Визначте короткострокові та довгострокові цілі для подальшого використання.
- Заплануйте додаткові тренінги та оновлення знань за потреби.
- Сплануйте впровадження нових функцій або можливостей.
- Встановіть графік для регулярних оцінок системи.
Отримайте підтримку
Читайте нашу документацію
Наша вичерпна документація містить всю інформацію, яку вам потрібно знати про те, як працює ActivityInfo. Вона містить довідкові матеріали, поглиблені пояснення, навчальні посібники та покрокові інструкції, які допоможуть вам виконати будь-яке завдання.
Зв'яжіться з нами
Наша служба підтримки доступна для визначених технічних контактів. Команда спеціалістів з підтримки готова надати технічні рекомендації та вирішити будь-які помилки.
Слідкуйте за майбутніми вебінарами
Слідкуйте за нашими майбутніми вебінарами, де ми будемо розглядати різноманітні теми, щоб допомогти вам максимально ефективно використовувати ActivityInfo. Ці сесії нададуть поглиблені навчальні матеріали, найкращі практики та реальні приклади для покращення ваших навичок управління даними та моніторингу. Приєднуйтесь до нас, щоб вчитися у експертів, ставити запитання та спілкуватися з іншими користувачами. Слідкуйте за вашою електронною поштою та нашими соціальними мережами, щоб отримувати анонси та деталі реєстрації.
Приєднуйтесь до нашої спільноти
Якщо у вас є запитання щодо ActivityInfo, ви можете слідкувати за нами в соціальних мережах, щоб отримувати оновлення, поради та підтримку. Підписуйтесь на нашу сторінку в LinkedIn та приєднуйтесь до нашої групи в LinkedIn (https://www.linkedin.com/groups/5098257/) для обговорень у спільноті.
Виведіть вашу систему на новий рівень
Тепер, коли ваша система запущена і працює, ви можете почати досліджувати способи її подальшого вдосконалення. Нижче наведено кілька ідей.
Перекладіть вашу базу даних
Зробіть вашу базу даних доступною іншими мовами, якими спілкується ваша команда. Прочитайте наш Вступ до перекладу бази даних, щоб зрозуміти, як ви можете працювати з кількома мовами.
Налаштуйте інтеграції
Підключіть ActivityInfo до інших інструментів, які ви використовуєте. Перегляньте наш посібник із зовнішніх інтеграцій, щоб дізнатися більше:
Автоматизація
Налаштуйте автоматизацію, щоб оптимізувати ваші робочі процеси та швидше виконувати ручні завдання. Перегляньте наш вебінар Вступ до автоматизації, щоб дізнатися, як налаштувати її для вашої системи.