Introduction
Vous avez donc décidé de configurer le système d'information de votre projet sur ActivityInfo. Félicitations ! Vous avez fait le premier pas vers une information de meilleure qualité pour votre projet. Il ne vous reste plus qu'à configurer le système. Mais avec tout ce que vous pouvez faire sur ActivityInfo, vous vous demandez peut-être - par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider !
Au fil des ans, nous avons aidé des dizaines d'organisations de toutes formes et de toutes tailles à mettre en place leurs systèmes d'information sur ActivityInfo. Bien que chaque mise en œuvre soit différente, nous avons appris que quelques ingrédients clés mènent à la réussite. Nous avons distillé notre expérience dans ce guide.
Ce guide s'adresse aux administrateurs qui sont responsables de la configuration d'ActivityInfo pour leur projet, programme ou même l'ensemble de l'organisation. Dans les sections suivantes, nous avons décrit toutes les étapes à suivre depuis le premier jour (lorsque votre abonnement ActivityInfo est activé) jusqu'au jour de la mise en service et au-delà. Pour chaque étape, nous partageons des ressources utiles pour vous aider à accomplir la tâche. Nous espérons que vous pourrez suivre ces étapes par vous-même afin de commencer à tirer le meilleur parti d'ActivityInfo le plus rapidement possible. Bien sûr, si à un moment donné vous êtes bloqué, n'hésitez pas à nous contacter.
Lors du lancement d'un nouveau système d'information, nous vous recommandons de passer par trois phases :
- Conception - dans cette phase, vous configurez le système en fonction de vos besoins.
- Lancement - dans cette phase, vous déployez le système auprès de ceux qui l'utiliseront.
- Adoption - dans cette phase, le système s'intègre à votre organisation.
Pour vous aider à suivre vos progrès, n'hésitez pas à mettre cette page en signet et à télécharger notre modèle gratuit de plan de projet d'intégration.
Avant de commencer : Liste de contrôle de préparation
Avant de vous lancer dans votre aventure ActivityInfo, assurez-vous d'avoir effectué les activités énumérées dans cette section. La réalisation de ces activités au début de votre parcours augmente la probabilité d'un lancement et d'une mise en œuvre réussis d'ActivityInfo pour votre projet ou programme.
Comprendre comment fonctionne ActivityInfo.
Consultez notre webinaire Premiers pas avec ActivityInfo pour vous familiariser avec nos fonctions principales.Identifier vos cas d'utilisation et vos objectifs de mise en œuvre :
- Utiliserez-vous ActivityInfo pour suivre les informations relatives à un projet ou un programme spécifique ? Lesquels ?
- Quels types d'informations allez-vous saisir dans ActivityInfo ? Informations sur les bénéficiaires ? Résultats des indicateurs ? Mise en œuvre des activités ?
- Comment les informations seront-elles utilisées ? Sont-elles principalement destinées à rendre compte aux donateurs à des fins de responsabilisation ? Les informations seront-elles utilisées pour prendre des décisions programmatiques ?
- Consultez nos études de cas pour voir comment d'autres utilisent ActivityInfo.
Nous vous recommandons de commencer par un projet pilote où vous pourrez valider qu'ActivityInfo peut fonctionner dans votre organisation. Vous pouvez choisir un projet relativement petit qui est sur le point de démarrer afin d'avoir la flexibilité de configurer votre système sans perturber les activités en cours.
Consulter vos parties prenantes :
- Alignez-vous avec votre chef de projet ou de programme sur les informations qu'il souhaite obtenir du système.
- Assurez-vous de comprendre comment les agents de terrain collectent les données.
- Assurez-vous de comprendre les attentes du responsable du S&E quant à la manière dont les données seront analysées (par exemple, pour calculer les indicateurs).
- Consultez votre responsable informatique pour savoir avec quels autres outils votre système doit s'intégrer et quelles politiques de gouvernance des données le système doit respecter.
Réfléchissez aux composantes suivantes du système d'information pour vos cas d'utilisation sélectionnés :
- Plan de collecte de données : comment les données seront-elles collectées ? Y a-t-il des données historiques qui doivent être migrées vers votre nouveau système ?
- Rôles et responsabilités : qui est responsable de quoi ? Qui devrait avoir accès à quelles données ?
- Plan d'analyse des données : comment les données seront-elles analysées ?
Constituer votre équipe de mise en œuvre :
- Chef de projet - la personne responsable du lancement du système
- Commanditaire exécutif - un cadre supérieur au sein de l'organisation qui peut défendre le système
- Administrateur de la Base de données - la personne responsable de la configuration technique et de la maintenance de votre système
- Experts en la matière - ceux qui peuvent fournir le contexte sur les informations à saisir dans le système
Une fois que vous avez terminé les activités ci-dessus, vous pouvez commencer à configurer votre système sur ActivityInfo.
Phase 1 : Conception de votre système
Élaborer un modèle de données
L'élaboration d'un système d'information dans ActivityInfo commence par l'élaboration d'un modèle de données. En tant que plan de votre système, le modèle de données sert à décrire comment votre système sera mis en place.
Regardez notre série de webinaires sur la modélisation des données pour apprendre à en développer un pour votre système.
Ou commencez avec l'un de nos modèles prêts à l'emploi
Commencer avec un modèle dans ActivityInfo offre un moyen simplifié de configurer votre système. Choisissez parmi des dizaines de modèles préconfigurés adaptés aux cas d'utilisation courants et commencez à collecter des données immédiatement. Vous pouvez toujours personnaliser les modèles pour qu'ils correspondent à vos besoins spécifiques.
Configurer votre système
Une fois que vous avez développé votre modèle de données ou que vous avez sélectionné un modèle pour commencer, vous pouvez procéder à la configuration de votre système. Il y a quelques composantes essentielles que vous devrez configurer : les formulaires, les permissions et les rapports.
- Formulaires
Tout d'abord, configurez vos formulaires. Consultez notre manuel de conception de formulaires pour tout savoir sur la façon dont vous pouvez concevoir des formulaires pour stocker et collecter des données dans ActivityInfo. Nous vous recommandons de commencer par les formulaires contenant vos données de référence, car ils doivent être en place pour que tous les Champs de référence fonctionnent. - Permissions
Ensuite, configurez vos permissions. Dans ActivityInfo, vous pouvez configurer des rôles pour contrôler quels utilisateurs peuvent effectuer quelles actions. Vous pouvez également configurer des Verrous pour empêcher les utilisateurs d'ajouter de nouveaux Enregistrements ou d'apporter des modifications aux Enregistrements ajoutés dans un formulaire. Notre manuel de conception des permissions couvre toutes les étapes nécessaires à la configuration des Rôles et des Verrous. - Rapports
Enfin, configurez tous les rapports dont vous avez besoin pour analyser vos données. Vous pouvez en apprendre davantage sur les rapports que vous pouvez configurer dans notre manuel de conception de rapports. Notre manuel des formules contient une documentation de référence pour vous aider dans tous les calculs que vous devez effectuer dans ActivityInfo.
Tester vos flux de travail
Une fois votre système configuré, testez vos flux de travail pour vous assurer que le système fonctionne comme prévu avant le lancement. Voici quelques aspects clés à vérifier :
Les données sont collectées dans vos Formulaires de la manière dont vous l'attendez
- Toutes les données requises sont saisies
- Toutes les données saisies sont valides
- Les champs calculés produisent les résultats corrects
Les permissions sont respectées
- Les utilisateurs ne peuvent travailler qu'avec les ressources qui leur ont été accordées
- Les verrous empêchent correctement l'ajout de nouveaux Enregistrements ou la modification d'Enregistrements existants
Les rapports renvoient les résultats corrects
- Les mesures sont correctement calculées
- Les dimensions sont correctement appliquées
- Les filtres sont correctement appliqués
Nous vous recommandons, ainsi qu'à un groupe de testeurs, d'ajouter quelques Enregistrements échantillons dans tous vos flux de travail et dans tous les rôles que vous avez configurés pour vous assurer que le système fonctionne pour tous vos utilisateurs. Utilisez des données échantillons pour éviter toute perturbation avec des données réelles. Conservez une trace de tous les problèmes et de leurs solutions pendant les tests. Prenez note de tous les messages d'erreur affichés par le système. Dans certains cas, les problèmes peuvent ne pas provenir d'une erreur technique, mais d'une mauvaise conception qui rend le système difficile à utiliser. Par conséquent, nous vous recommandons de recueillir également des commentaires qualitatifs des utilisateurs sur leur expérience d'utilisation du système.
Une fois que vous avez testé tous vos flux de travail, effectuez les ajustements nécessaires en fonction des problèmes que vous avez enregistrés et des commentaires des utilisateurs que vous avez reçus. Effectuez un test final pour confirmer que tout fonctionne correctement avant le lancement.
Migrer les données
Si vous avez des données historiques ou de référence qui doivent être migrées vers votre système, c'est le moment de le faire.
Consultez notre webinaire sur la Migration des données vers ActivityInfo pour en savoir plus sur nos pratiques exemplaires recommandées.
Ceci marque la fin de la phase 1. Maintenant que vous avez configuré votre système, testé vos flux de travail et migré toutes les données requises, vous pouvez passer à la phase 2.
Phase 2 : Lancement de votre système
Pour lancer efficacement votre système pour votre projet ou programme, nous vous recommandons de réaliser les activités énumérées dans cette section.
Informer vos parties prenantes
Communiquez à vos parties prenantes que votre système est maintenant prêt à être mis en service. Informez-les des échéanciers et des prochaines étapes.
Former vos utilisateurs
- Élaborer de la documentation et du matériel de formation
Assurez-vous d'abord d'élaborer du matériel où vous avez documenté la façon dont vous vous attendez à ce que vos utilisateurs utilisent le système. Voici quelques pratiques exemplaires pour l'élaboration de matériel de formation interne pour vous aider. - Former vos administrateurs
En ce qui concerne la formation de vos utilisateurs, nous recommandons une approche en deux étapes qui commence par la formation de vos administrateurs, suivie de la formation de vos utilisateurs finaux. Vos administrateurs doivent être familiarisés avec la façon dont le système a été configuré et être formés sur la façon de maintenir le système. Il est essentiel qu'ils soient formés sur la façon de soutenir les utilisateurs finaux et de résoudre les problèmes qui surviennent. Vous pouvez adopter une approche de formation des formateurs afin que vos administrateurs soient habilités à former les utilisateurs finaux au besoin. - Former vos utilisateurs finaux
Vos utilisateurs finaux doivent comprendre comment ils doivent effectuer leurs flux de travail à l'aide de votre système. Cela comprend la compréhension de la façon dont les données sont saisies, de la façon de naviguer dans le système et de la façon de créer des rapports.
Mettre en place un système de soutien
Assurez-vous d'avoir mis en place quelques canaux où vos utilisateurs peuvent obtenir de l'aide s'ils sont bloqués. Cela peut prendre la forme d'une boîte aux lettres électronique, d'une salle de clavardage ou d'une ligne d'assistance téléphonique.
Mise en service
Vous êtes maintenant prêt à mettre en service votre nouveau système ! Faites une dernière vérification pour vous assurer que tous les composants sont correctement configurés. Ajoutez vos utilisateurs à la Base de données. Enfin, informez toutes les parties prenantes que le système est maintenant en service et assurez-vous qu'elles connaissent vos canaux de soutien.
Pour plus d'informations et de pratiques exemplaires, consultez notre webinaire sur Présentation d'ActivityInfo à votre équipe.
Phase 3 : Adoption de votre système
Surveiller l'utilisation initiale
- Utilisez le Journal d'audit pour examiner les actions que vos utilisateurs entreprennent. Vérifiez s'il y a des Problèmes enregistrés. Analysez les données d'utilisation et les mesures de performance.
- Recueillez les commentaires initiaux des utilisateurs pour voir si le système répond à leurs attentes.
- Identifier et documenter tous les problèmes rencontrés.
- Effectuer les ajustements nécessaires en fonction de vos premières constatations. Tenez les utilisateurs informés de toute mise à jour ou modification.
Évaluer votre mise en œuvre
- Comparer les résultats aux objectifs initiaux.
- Compiler un rapport détaillant les succès, les défis et les points à améliorer.
Amélioration continue
- Élaborer un plan pour résoudre tout problème et améliorer le système.
- Définir des objectifs à court et à long terme pour une utilisation continue.
- Planifier des séances de formation supplémentaires et des séances de recyclage au besoin.
- Planifier l'introduction de nouvelles caractéristiques ou fonctionnalités.
- Établir un calendrier pour les évaluations régulières du système.
Obtenir de l'aide
Lire notre documentation
Notre documentation complète contient toutes les informations que vous devez savoir sur le fonctionnement d'ActivityInfo. Elle contient du matériel de référence, des explications approfondies, des tutoriels et des guides étape par étape pour vous aider à accomplir toutes les tâches que vous devez effectuer.
Nous contacter
Notre service d'assistance est à la disposition des Contacts techniques désignés. Une équipe de spécialistes du soutien est prête à fournir des conseils techniques et à corriger les bogues.
Restez à l'écoute pour les prochains webinaires
Restez à l'écoute pour nos prochains webinaires, où nous aborderons une série de sujets pour vous aider à tirer le meilleur parti d'ActivityInfo. Ces séances fourniront des tutoriels approfondis, des pratiques exemplaires et des exemples concrets pour améliorer vos compétences en matière de gestion et de surveillance des données. Joignez-vous à nous pour apprendre des experts, poser des questions et communiquer avec d'autres utilisateurs. Gardez un œil sur votre E-mail et nos canaux de médias sociaux pour les annonces et les détails d'inscription.
Joignez-vous à notre communauté
Si vous avez des questions sur ActivityInfo, vous pouvez nous suivre sur les médias sociaux pour obtenir des mises à jour, des conseils et du soutien. Communiquez avec nous sur notre page LinkedIn) et joignez-vous à notre groupe LinkedIn (https://www.linkedin.com/groups/5098257/) pour des discussions communautaires.
Faites passer votre système au niveau supérieur
Maintenant que votre système est opérationnel, vous pouvez commencer à explorer des façons de l'améliorer encore davantage. Voici quelques idées.
Traduire votre Base de données
Rendez votre Base de données disponible dans d'autres langues dans lesquelles votre équipe communique. Lisez notre Introduction à la traduction de Base de données pour comprendre comment vous pouvez travailler dans plusieurs langues.
Configurer des intégrations
Connectez ActivityInfo avec les autres outils que vous utilisez. Consultez notre manuel sur les intégrations externes pour en savoir plus :
Automatisation
Configurez des automatisations pour optimiser vos flux de travail et effectuer plus rapidement les tâches manuelles. Regardez notre webinaire d'introduction aux automatisations pour apprendre à en configurer une pour votre système.