Introduction
Vous avez donc décidé de configurer le système d'information de votre projet sur ActivityInfo. Félicitations ! Vous avez fait le premier pas vers une information de meilleure qualité pour votre projet. Il ne vous reste plus qu'à configurer le système. Mais avec tout ce que vous pouvez faire sur ActivityInfo, vous vous demandez peut-être : par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider !
Au fil des ans, nous avons aidé des dizaines d'organisations de toutes formes et tailles à mettre en place leurs systèmes d'information sur ActivityInfo. Bien que chaque mise en œuvre soit différente, nous avons appris qu'il existe quelques ingrédients clés qui mènent au succès. Nous avons condensé notre expérience dans ce guide.
Ce guide s'adresse aux administrateurs chargés de configurer ActivityInfo pour leur projet, leur programme ou même l'ensemble de leur organisation. Dans les sections suivantes, nous avons décrit toutes les étapes à suivre depuis le premier jour (lorsque votre abonnement ActivityInfo est activé) jusqu'au jour du lancement et au-delà. Pour chaque étape, nous partageons des ressources utiles pour vous aider à accomplir la tâche. Nous espérons que vous pourrez suivre ces étapes par vous-même afin de commencer à tirer profit d'ActivityInfo le plus rapidement possible. Bien sûr, si à un moment donné vous êtes bloqué, n'hésitez pas à nous contacter.
Lors du lancement d'un nouveau système d'information, nous vous recommandons de passer par trois phases :
- Conception - dans cette phase, vous configurez le système en fonction de vos besoins.
- Lancement - dans cette phase, vous déployez le système auprès de ceux qui l'utiliseront.
- Adoption - dans cette phase, le système s'intègre dans votre organisation.
Pour vous aider à suivre vos progrès, n'hésitez pas à ajouter cette page à vos favoris et à télécharger notre modèle de plan de projet d'intégration gratuit.
Avant de commencer : Liste de contrôle de préparation
Avant de vous lancer dans votre aventure ActivityInfo, assurez-vous d'avoir d'abord effectué les activités listées dans cette section. Réaliser ces activités au début de votre parcours augmente les chances d'un lancement et d'une mise en œuvre réussis d'ActivityInfo pour votre projet ou programme.
- Comprendre le fonctionnement d'ActivityInfo.
Consultez notre webinaire Démarrer avec ActivityInfo pour vous familiariser avec nos fonctions principales. - Identifiez vos cas d'utilisation et vos objectifs de mise en œuvre :
- Utiliserez-vous ActivityInfo pour suivre les informations d'un projet ou d'un programme spécifique ? Lesquels ?
- Quels types d'informations allez-vous saisir dans ActivityInfo ? Informations sur les bénéficiaires ? Résultats des indicateurs ? Mise en œuvre des activités ?
- Comment les informations seront-elles utilisées ? Est-ce principalement pour rendre compte aux donateurs à des fins de redevabilité ? Les informations seront-elles utilisées pour prendre des décisions programmatiques ?
- Consultez nos études de cas pour voir comment d'autres utilisent ActivityInfo.
Nous vous recommandons de commencer par un projet pilote où vous pourrez valider qu'ActivityInfo peut fonctionner dans votre organisation. Vous pouvez choisir un projet relativement petit qui est sur le point de démarrer afin d'avoir la flexibilité de configurer votre système sans perturber les activités en cours.
- Consultez vos parties prenantes :
- Mettez-vous d'accord avec votre chef de projet ou de programme sur les informations qu'il souhaite obtenir du système.
- Assurez-vous de comprendre comment les agents de terrain collectent les données.
- Assurez-vous de comprendre les attentes du responsable S&E (Suivi et Évaluation) sur la manière dont les données seront analysées (par exemple, pour calculer des indicateurs).
- Consultez votre responsable informatique sur les autres outils avec lesquels votre système doit s'intégrer et sur les politiques de gouvernance des données que le système doit respecter.
- Réfléchissez aux composants suivants du système d'information pour vos cas d'utilisation sélectionnés :
- Plan de collecte de données : comment les données seront-elles collectées ? y a-t-il des données historiques à migrer vers votre nouveau système ?
- Rôles et responsabilités : qui est responsable de quoi ? qui devrait avoir accès à quelles données ?
- Plan d'analyse des données : comment les données seront-elles analysées ?
- Constituez votre équipe de mise en œuvre :
- Chef de projet - la personne responsable du lancement du système
- Sponsor exécutif - un dirigeant de l'organisation qui peut promouvoir le système
- Administrateur de base de données - la personne responsable de la configuration technique et de la maintenance de votre système
- Experts en la matière - ceux qui peuvent fournir le contexte sur les informations à saisir dans le système
Une fois que vous avez terminé les activités ci-dessus, vous pouvez commencer à configurer votre système sur ActivityInfo.
Phase 1 : Conception de votre système
Développer un modèle de données
Le développement d'un système d'information dans ActivityInfo commence par le développement d'un modèle de données. En tant que plan directeur de votre système, le modèle de données sert à décrire comment votre système sera assemblé.
Regardez notre série de webinaires sur la modélisation des données pour apprendre à en développer un pour votre système.
Ou commencez avec l'un de nos modèles prêts à l'emploi
Commencer avec un modèle dans ActivityInfo offre un moyen simplifié de configurer votre système. Choisissez parmi des dizaines de modèles préconfigurés adaptés aux cas d'utilisation courants et commencez à collecter des données immédiatement. Vous pouvez toujours personnaliser les modèles pour qu'ils correspondent à vos besoins spécifiques.
Configurer votre système
Une fois que vous avez développé votre modèle de données ou que vous avez sélectionné un modèle pour commencer, vous pouvez procéder à la configuration de votre système. Il y a quelques composants essentiels que vous devrez configurer : les formulaires, les autorisations et les rapports.
- Formulaires
Tout d'abord, configurez vos formulaires. Consultez notre Manuel de conception de formulaire pour tout savoir sur la manière de concevoir des formulaires pour stocker et collecter des données dans ActivityInfo. Nous vous recommandons de commencer par les formulaires contenant vos données de référence, car ceux-ci doivent être en place pour que les champs de référence fonctionnent. - Autorisations
Ensuite, configurez vos autorisations. Dans ActivityInfo, vous pouvez configurer des rôles pour contrôler quels utilisateurs peuvent effectuer quelles actions. Vous pouvez également configurer des verrous pour empêcher les utilisateurs d'ajouter de nouveaux enregistrements ou d'apporter des modifications aux enregistrements ajoutés dans un formulaire. Notre Manuel de conception des autorisations couvre toutes les étapes nécessaires pour configurer les rôles et les verrous. - Rapports
Enfin, configurez les rapports dont vous avez besoin pour analyser vos données. Vous pouvez en apprendre davantage sur les rapports que vous pouvez configurer dans notre Manuel de conception de rapport. Notre Manuel des formules contient de la documentation de référence pour vous aider avec tous les calculs que vous devez effectuer dans ActivityInfo.
Testez vos flux de travail
Une fois votre système configuré, testez vos flux de travail pour vous assurer que le système fonctionne comme prévu avant le lancement. Voici quelques aspects clés à vérifier :
- Les données sont collectées dans vos formulaires de la manière attendue
- Toutes les données obligatoires sont saisies
- Toutes les données saisies sont valides
- Les champs calculés produisent les bons résultats
- Les autorisations sont respectées
- Les utilisateurs ne peuvent travailler qu'avec les ressources qui leur ont été accordées
- Les verrous empêchent correctement l'ajout de nouveaux enregistrements ou la modification des enregistrements existants
- Les rapports renvoient les bons résultats
- Les mesures sont correctement calculées
- Les dimensions sont correctement appliquées
- Les filtres sont correctement appliqués
Nous vous recommandons, ainsi qu'à un groupe de testeurs, d'ajouter quelques enregistrements d'exemple dans tous vos flux de travail et pour tous les rôles que vous avez configurés afin de vous assurer que le système fonctionne pour tous vos utilisateurs. Utilisez des données d'exemple pour éviter toute perturbation avec les données réelles. Conservez une trace de tous les problèmes et de leurs solutions pendant les tests. Prenez note de tout message d'erreur affiché par le système. Dans certains cas, les problèmes peuvent ne pas provenir d'une erreur technique, mais d'une mauvaise conception qui rend le système difficile à utiliser. Par conséquent, nous vous recommandons de recueillir également les commentaires qualitatifs des utilisateurs sur leur expérience d'utilisation du système.
Une fois que vous avez testé tous vos flux de travail, effectuez les ajustements nécessaires en fonction des problèmes que vous avez consignés et des commentaires des utilisateurs reçus. Effectuez un dernier test pour confirmer que tout fonctionne correctement avant le lancement.
Migrer les données
Si vous avez des données historiques ou de référence qui doivent être migrées dans votre système, c'est le moment de le faire.
Consultez notre webinaire sur la Migration des données vers ActivityInfo pour découvrir nos meilleures pratiques recommandées.
Ceci marque la fin de la Phase 1. Maintenant que vous avez configuré votre système, testé vos flux de travail et migré toutes les données nécessaires, vous pouvez passer à la Phase 2.
Phase 2 : Lancement de votre système
Pour lancer efficacement votre système pour votre projet ou programme, nous vous recommandons d'effectuer les activités listées dans cette section.
Informer vos parties prenantes
Communiquez à vos parties prenantes que votre système est maintenant prêt à être lancé. Informez-les des délais et des prochaines étapes.
Former vos utilisateurs
- Développer de la documentation et des supports de formation
Assurez-vous de développer d'abord des supports où vous avez documenté comment vous attendez que vos utilisateurs utilisent le système. Voici quelques meilleures pratiques pour développer des supports de formation internes pour vous aider. - Former vos administrateurs
Pour la formation de vos utilisateurs, nous recommandons une approche en deux étapes qui commence par la formation de vos administrateurs, suivie de la formation de vos utilisateurs finaux. Vos administrateurs doivent se familiariser avec la configuration du système et être formés à sa maintenance. Il est crucial qu'ils soient formés pour soutenir les utilisateurs finaux et résoudre les problèmes qui surviennent. Vous pouvez adopter une approche de formation des formateurs afin que vos administrateurs soient habilités à former les utilisateurs finaux selon les besoins. - Former vos utilisateurs finaux
Vos utilisateurs finaux doivent comprendre comment exécuter leurs flux de travail à l'aide de votre système. Cela inclut la compréhension de la saisie des données, de la navigation dans le système et de la création de rapports.
Mettre en place un système de support
Assurez-vous d'avoir mis en place quelques canaux où vos utilisateurs peuvent obtenir de l'aide s'ils sont bloqués. Cela peut prendre la forme d'une boîte e-mail, d'un salon de discussion ou d'une ligne d'assistance téléphonique.
Lancement
Vous êtes maintenant prêt à lancer votre nouveau système ! Faites une dernière vérification pour vous assurer que tous les composants sont correctement configurés. Ajoutez vos utilisateurs à la base de données. Enfin, informez toutes les parties prenantes que le système est maintenant en ligne et assurez-vous qu'elles connaissent vos canaux de support.
Pour plus d'informations et de meilleures pratiques, consultez notre webinaire sur la présentation d'ActivityInfo à votre équipe.
Phase 3 : Adoption de votre système
Surveiller l'utilisation initiale
- Utilisez le Journal d'audit pour examiner les actions que vos utilisateurs effectuent. Vérifiez s'il y a des Problèmes enregistrés. Analysez les données d'utilisation et les métriques de performance.
- Recueillez les premiers commentaires des utilisateurs pour voir si le système répond à leurs attentes.
- Identifiez et documentez tous les problèmes rencontrés.
- Apportez les ajustements nécessaires en fonction de vos premières constatations. Tenez les utilisateurs informés de toute mise à jour ou modification.
Évaluer votre mise en œuvre
- Comparez les résultats aux objectifs et buts initiaux.
- Compilez un rapport détaillant les succès, les défis et les domaines à améliorer.
Amélioration continue
- Élaborez un plan pour résoudre les problèmes et améliorer le système.
- Définissez des objectifs à court et à long terme pour une utilisation continue.
- Planifiez des sessions de formation supplémentaires et des recyclages si nécessaire.
- Planifiez l'introduction de nouvelles fonctionnalités.
- Établissez un calendrier pour des évaluations régulières du système.
Obtenir de l'aide
Lisez notre documentation
Notre documentation complète contient toutes les informations que vous devez connaître sur le fonctionnement d'ActivityInfo. Elle contient des documents de référence, des explications approfondies, des tutoriels et des guides étape par étape pour vous aider à accomplir n'importe quelle tâche.
Contactez-nous
Notre service d'assistance est disponible pour les contacts techniques désignés. Une équipe de spécialistes du support est prête à fournir des conseils techniques et à résoudre les bogues.
Restez à l'écoute pour nos prochains webinaires
Restez à l'écoute pour nos prochains webinaires, où nous aborderons une gamme de sujets pour vous aider à tirer le meilleur parti d'ActivityInfo. Ces sessions fourniront des tutoriels approfondis, des meilleures pratiques et des exemples concrets pour améliorer vos compétences en gestion et suivi des données. Rejoignez-nous pour apprendre des experts, poser des questions et vous connecter avec d'autres utilisateurs. Gardez un œil sur vos e-mails et nos réseaux sociaux pour les annonces et les détails d'inscription.
Rejoignez notre communauté
Si vous avez des questions sur ActivityInfo, vous pouvez nous suivre sur les réseaux sociaux pour des mises à jour, des conseils et du support. Connectez-vous avec nous sur notre page LinkedIn) et rejoignez notre groupe LinkedIn (https://www.linkedin.com/groups/5098257/) pour des discussions communautaires.
Faites passer votre système au niveau supérieur
Maintenant que votre système est opérationnel, vous pouvez commencer à explorer des moyens de l'améliorer encore davantage. Voici quelques idées.
Traduisez votre base de données
Rendez votre base de données disponible dans d'autres langues que votre équipe utilise pour communiquer. Lisez notre Introduction à la traduction de base de données pour comprendre comment vous pouvez travailler dans plusieurs langues.
Mettre en place des intégrations
Connectez ActivityInfo aux autres outils que vous utilisez. Consultez notre manuel sur les intégrations externes pour en savoir plus :
Automatisations
Configurez des automatisations pour optimiser vos flux de travail et accomplir les tâches manuelles plus rapidement. Regardez notre webinaire d'introduction aux automatisations pour apprendre à en configurer une pour votre système.