Del día 1 a la puesta en marcha: la guía definitiva para configurar su sistema de información en ActivityInfo

Este artículo se ha traducido del inglés mediante IA y puede contener errores. Sus comentarios nos ayudarán a mejorar.

Introducción

Así que ha decidido configurar el sistema de información de su proyecto en ActivityInfo. ¡Enhorabuena! Ha dado el primer paso hacia una información de mejor calidad para su proyecto. Ahora solo necesita configurar el sistema. Pero con todas las cosas que puede hacer en ActivityInfo, puede que se pregunte: ¿por dónde empiezo? No se preocupe, ¡estamos aquí para ayudarle!

A lo largo de los años, hemos ayudado a docenas de organizaciones de todas las formas y tamaños a configurar sus sistemas de información en ActivityInfo. Aunque cada implementación es diferente, hemos aprendido que hay algunos ingredientes clave que conducen al éxito. Hemos resumido nuestra experiencia en esta guía.

Esta guía está dirigida a los administradores responsables de configurar ActivityInfo para su proyecto, programa o incluso para toda la organización. En las siguientes secciones, hemos descrito todos los pasos que debe seguir desde el día 1 (cuando se activa su suscripción a ActivityInfo) hasta el día de la puesta en marcha y más allá. Para cada paso, compartimos algunos recursos útiles que le ayudarán a realizar la tarea. Esperamos que pueda seguir estos pasos por su cuenta para que pueda empezar a sacar provecho de ActivityInfo lo más rápido posible. Por supuesto, si en algún momento se atasca, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Al lanzar un nuevo sistema de información, recomendamos que pase por tres fases:

Diseño: en esta fase, configura el sistema de acuerdo con sus requisitos.
Lanzamiento: en esta fase, despliega el sistema a quienes lo utilizarán.
Adopción: en esta fase, el sistema se integra en su organización.

Tres fases para garantizar que su sistema genere los resultados que necesita

Para ayudarle a seguir su progreso, no dude en marcar esta página y descargar nuestra plantilla gratuita de plan de proyecto de incorporación.

Antes de empezar: Lista de preparación

Antes de embarcarse en su viaje con ActivityInfo, asegúrese de haber realizado primero las actividades que se enumeran en esta sección. Realizar estas actividades al principio de su viaje aumenta la probabilidad de un lanzamiento e implementación exitosos de ActivityInfo para su proyecto o programa.

Comprenda cómo funciona ActivityInfo.
Consulte nuestro seminario web Primeros pasos con ActivityInfo para familiarizarse con nuestras funciones principales.
Identifique sus casos de uso y objetivos de implementación:

¿Utilizará ActivityInfo para hacer seguimiento de la información sobre un proyecto o programa específico? ¿Cuáles?
¿Qué tipo de información capturará en ActivityInfo? ¿Información de beneficiarios? ¿Resultados de indicadores? ¿Implementación de actividades?
¿Cómo se utilizará la información? ¿Será principalmente para informar a los donantes con fines de rendición de cuentas? ¿Se utilizará la información para tomar decisiones programáticas?
Consulte nuestros casos de estudio para ver cómo otros están utilizando ActivityInfo.

Recomendamos que comience con un piloto en el que pueda validar que ActivityInfo puede funcionar en su organización. Puede elegir un proyecto relativamente pequeño que esté a punto de comenzar para tener la flexibilidad de configurar su sistema sin interrumpir las actividades en curso.

Consulte a las partes interesadas:

Póngase de acuerdo con su director de proyecto o programa sobre la información que les gustaría obtener del sistema.
Asegúrese de entender cómo los trabajadores de campo recopilan los datos.
Asegúrese de entender las expectativas del responsable de M&E sobre cómo se analizarán los datos (por ejemplo, para calcular indicadores).
Consulte con su gerente de TI sobre qué otras herramientas necesita integrar su sistema y qué políticas de gobernanza de datos debe cumplir el sistema.

Reflexione sobre los siguientes componentes del sistema de información para sus casos de uso seleccionados:

Plan de recopilación de datos: ¿cómo se recopilarán los datos? ¿Hay datos históricos que deban migrarse a su nuevo sistema?
Roles y responsabilidades: ¿quién es responsable de qué? ¿quién debe tener acceso a qué datos?
Plan de análisis de datos: ¿cómo se analizarán los datos?

Reúna a su equipo de implementación:

Director de proyecto: la persona responsable de lanzar el sistema.
Patrocinador ejecutivo: un líder sénior dentro de la organización que pueda defender el sistema.
Administrador de la base de datos: la persona responsable de la configuración técnica y el mantenimiento de su sistema.
Expertos en la materia: aquellos que pueden proporcionar el contexto sobre la información que se capturará en el sistema.

Una vez que haya completado las actividades anteriores, puede comenzar a configurar su sistema en ActivityInfo.

Fase 1: Diseño de su sistema

Desarrolle un modelo de datos

El desarrollo de un sistema de información en ActivityInfo comienza con el desarrollo de un modelo de datos. Como el plano de su sistema, el modelo de datos sirve para describir cómo se unirá su sistema.

Vea nuestra serie de seminarios web sobre modelado de datos para aprender a desarrollar uno para su sistema.

O empiece con una de nuestras plantillas listas para usar

Empezar con una plantilla en ActivityInfo ofrece una forma simplificada de configurar su sistema. Elija entre docenas de plantillas preconfiguradas adaptadas a casos de uso comunes y comience a recopilar datos de inmediato. Siempre puede personalizar las plantillas para que se ajusten a sus necesidades específicas.

Configure su sistema

Una vez que haya desarrollado su modelo de datos o haya seleccionado una plantilla para empezar, puede proceder a configurar su sistema. Hay algunos componentes esenciales que necesitará configurar: formularios, permisos e informes.

Formularios
Primero, configure sus formularios. Consulte nuestro Manual de diseño de formularios para aprender todo sobre cómo puede diseñar formularios para almacenar y recopilar datos en ActivityInfo. Recomendamos empezar con los Formularios que contienen sus datos de Referencia, ya que estos deben estar listos para que cualquier Campo de referencia funcione.
Permisos
A continuación, configure sus permisos. En ActivityInfo, puede configurar roles para controlar qué usuarios pueden realizar qué acciones. También puede configurar Bloqueos para evitar que los usuarios añadan nuevos Registros o realicen cambios en los Registros añadidos en un formulario. Nuestro Manual de diseño de permisos cubre todos los pasos necesarios para configurar Roles y Bloqueos.
Informes
Finalmente, configure los informes que necesite para analizar sus datos. Puede obtener más información sobre los informes que puede configurar en nuestro Manual de diseño de informes. Nuestro Manual de fórmulas contiene documentación de referencia para ayudarle con todos los cálculos que necesite hacer en ActivityInfo.

Pruebe sus flujos de trabajo

Una vez configurado su sistema, pruebe sus flujos de trabajo para asegurarse de que el sistema funciona como se espera antes del lanzamiento. Aquí hay algunos aspectos clave que debe comprobar:

Los datos se recopilan en sus Formularios de la manera que espera

Se capturan todos los datos requeridos
Todos los datos introducidos son válidos
Los campos calculados producen los resultados correctos

Se respetan los permisos

Los usuarios solo pueden trabajar con los recursos que se les han concedido
Los bloqueos impiden correctamente que se añadan nuevos Registros o que se editen Registros existentes

Los informes devuelven los resultados correctos

Las medidas se calculan correctamente
Las dimensiones se aplican correctamente
Los filtros se aplican correctamente

Recomendamos que usted, junto con un grupo de probadores, añada algunos Registros de muestra en todos sus flujos de trabajo y en todos los roles que haya configurado para asegurarse de que el sistema funciona para todos sus usuarios. Utilice datos de muestra para evitar cualquier interrupción con datos reales. Mantenga un registro de cualquier problema y sus soluciones durante las pruebas. Tome nota de cualquier mensaje de error que muestre el sistema. En algunos casos, los problemas pueden no surgir de un error técnico, sino de un mal diseño que dificulta el uso del sistema. Por lo tanto, recomendamos que también recopile comentarios cualitativos de los usuarios sobre su experiencia con el sistema.

Una vez que haya probado todos sus flujos de trabajo, realice los ajustes necesarios basándose en los problemas que registró y en los comentarios de los usuarios recibidos. Realice una prueba final para confirmar que todo funciona sin problemas antes del lanzamiento.

Migrar datos

Si tiene algunos datos históricos o de referencia que necesitan ser migrados a su sistema, ahora es el momento de hacerlo.

Consulte nuestro seminario web sobre Migración de datos a ActivityInfo para conocer nuestras mejores prácticas recomendadas.

Esto marca el final de la Fase 1. Ahora que ha configurado su sistema, probado sus flujos de trabajo y migrado los datos necesarios, puede proceder con la Fase 2.

Fase 2: Lanzamiento de su sistema

Para lanzar eficazmente su sistema para su proyecto o programa, recomendamos realizar las actividades que se enumeran en esta sección.

Informe a las partes interesadas

Comunique a las partes interesadas que su sistema está listo para ponerse en marcha. Infórmeles de los plazos y los próximos pasos.

Forme a sus usuarios

Desarrolle documentación y materiales de formación
Asegúrese de desarrollar primero algunos materiales donde haya documentado cómo espera que sus usuarios utilicen el sistema. Aquí tiene algunas mejores prácticas para desarrollar materiales de formación internos para ayudarle.
Forme a sus administradores
A la hora de formar a sus usuarios, recomendamos un enfoque de dos pasos que comienza con la formación de sus administradores, seguida de la formación de sus usuarios finales. Sus administradores deben familiarizarse con cómo se ha configurado el sistema y recibir formación sobre cómo mantenerlo. Es crucial que se les forme sobre cómo dar soporte a los usuarios finales y solucionar cualquier problema que surja. Puede adoptar un enfoque de formación de formadores para que sus administradores estén capacitados para formar a los usuarios finales según sea necesario.
Forme a sus usuarios finales
Sus usuarios finales necesitan entender cómo deben llevar a cabo sus flujos de trabajo utilizando su sistema. Esto incluye entender cómo se introducen los datos, cómo navegar por el sistema y cómo crear informes.

Tenga un sistema de soporte

Asegúrese de haber configurado algunos canales donde sus usuarios puedan obtener ayuda si se atascan. Esto puede ser en forma de un buzón de correo electrónico, una sala de chat o una línea directa.

Puesta en marcha

¡Ya está listo para la puesta en marcha de su nuevo sistema! Haga una comprobación final para asegurarse de que todos los componentes están correctamente configurados. Añada a sus usuarios a la base de datos. Finalmente, informe a todas las partes interesadas de que el sistema ya está en funcionamiento y asegúrese de que conocen sus canales de soporte.

Para más información y mejores prácticas, consulte nuestro seminario web sobre Presentación de ActivityInfo a su equipo.

Fase 3: Adopción de su sistema

Supervise el uso inicial

Utilice el Registro de auditoría para revisar qué acciones están realizando sus usuarios. Compruebe si hay algún Problema registrado. Analice los datos de uso y las métricas de rendimiento.
Recopile los comentarios iniciales de los usuarios para ver si el sistema cumple con sus expectativas.
Identifique y documente cualquier problema encontrado.
Realice los ajustes necesarios basándose en sus hallazgos iniciales. Mantenga a los usuarios informados sobre cualquier actualización o cambio.

Evalúe su implementación

Compare los resultados con los objetivos y metas iniciales.
Elabore un informe que detalle los éxitos, los desafíos y las áreas de mejora.

Mejora continua

Desarrolle un plan para abordar cualquier problema y mejorar el sistema.
Defina objetivos a corto y largo plazo para el uso continuo.
Programe sesiones de formación adicionales y de actualización según sea necesario.
Planifique la introducción de nuevas características o funcionalidades.
Establezca un cronograma para las evaluaciones periódicas del sistema.

Obtenga soporte

Lea nuestra documentación

Nuestra completa documentación contiene toda la información que necesita saber sobre cómo funciona ActivityInfo. Contiene materiales de referencia, explicaciones detalladas, tutoriales y guías paso a paso para ayudarle a completar cualquier tarea que necesite realizar.

Póngase en contacto con nosotros

Nuestro servicio de asistencia está disponible para los Contactos técnicos designados. Un equipo de especialistas de soporte está listo para proporcionar orientación técnica y solucionar cualquier error.

Esté atento a los próximos seminarios web

Esté atento a nuestros próximos seminarios web, donde cubriremos una variedad de temas para ayudarle a aprovechar al máximo ActivityInfo. Estas sesiones proporcionarán tutoriales detallados, mejores prácticas y ejemplos del mundo real para mejorar sus habilidades de gestión y monitoreo de datos. Únase a nosotros para aprender de expertos, hacer preguntas y conectar con otros usuarios. Esté atento a su correo electrónico y a nuestros canales de redes sociales para anuncios y detalles de registro.

Únase a nuestra comunidad

Si tiene alguna pregunta sobre ActivityInfo, puede seguirnos en las redes sociales para obtener actualizaciones, consejos y soporte. Conecte con nosotros en nuestra página de LinkedIn) y únase a nuestro grupo de LinkedIn (https://www.linkedin.com/groups/5098257/) para discusiones comunitarias.

Cómo hacerlo