Мова: Українська
У цій статті описано, як налаштувати просту автоматизацію для поширеного робочого процесу: надсилання сповіщень, коли до Форми додається новий Запис.
У цьому посібнику ми візьмемо на себе роль регіонального менеджера, який відповідає за координацію проєктів у рамках гуманітарного реагування. Як регіональний менеджер, ми повинні отримувати сповіщення, щойно надходять нові проєкти, щоб ми могли своєчасно проводити процес їх перевірки.
Щоб слідувати цьому посібнику, вам потрібен доступ до програми, яка підтримує вебхуки та робочі процеси сповіщень, наприклад, Power Automate, Pipedream, Webhook.site тощо.
Етап 1: Створення робочого процесу сповіщень у зовнішньому додатку
Спочатку налаштуймо робочий процес у зовнішньому додатку на ваш вибір, виконавши наступні кроки:
- Увійдіть у свій зовнішній додаток, у цьому прикладі — Pipedream.
Приклад використання Power Automate дивіться у статті Налаштування сповіщень електронною поштою про нову реєстрацію за допомогою Power Automate. - Створіть новий робочий процес для надсилання сповіщень на емейл.
- Для тригера виберіть опцію, що стосується запитів вебхука.
- Для дії виберіть опцію, що стосується сповіщень на емейл, і введіть адресу електронної пошти, до якої у вас є доступ для тестування.
- Скопіюйте URL вебхука, згенерований обраним додатком. Рекомендуємо скопіювати та вставити токен API у нотатку або файл.
Етап 2: Додавання автоматизації в ActivityInfo
Виконайте ці кроки, щоб додати автоматизацію в ActivityInfo:
- Перейдіть до Бази даних, яка містить Форму, в якій ви хочете налаштувати автоматизацію.
У цьому прикладі ми використовуємо шаблон бази даних «Хто, що, де робить» (3W). Якщо у вас ще немає Форми, створіть копію цього шаблону. - Перейдіть до налаштувань вашої Бази даних в ActivityInfo.
- Натисніть «Проектування баз даних», щоб відкрити список Форм.
- Виберіть Форму «Проєкти».
- На бічній панелі праворуч перейдіть на вкладку «Автоматизація», а потім натисніть кнопку «Додати автоматизацію».
- Заповніть інформацію про автоматизацію наступними даними:
- Дайте вашій автоматизації назву. Використовуйте назву, яка чітко описує, що робить автоматизація, наприклад: «Сповістити регіонального менеджера про додавання нового запису».
- Виберіть тригер «При додаванні запису».
- Вставте URL-адресу, згенеровану вашим зовнішнім додатком, у поле «URL вебхука».
- Виберіть «Активний», щоб увімкнути автоматизацію.
- Натисніть кнопку «Зберегти».
Етап 3: Тестування автоматизації
Час протестувати автоматизацію. Виконайте ці кроки, щоб побачити робочий процес сповіщень у дії:
- Додайте новий Запис у вашу Форму «Проєкти».
- Перевірте адресу електронної пошти, яка використовується для сповіщень, щоб побачити, чи надійшов лист.
- Ви також можете перевірити додаток, який ви використовували для налаштування сповіщення, щоб побачити, чи була зареєстрована подія.
- Перевірте деталі події, щоб переконатися, що вся очікувана інформація із Запису включена.
Якщо дія була виконана правильно, подальші дії не потрібні. Нові Записи, додані до вашої Форми «Проєкти», повинні автоматично надсилати емейл на вказану адресу електронної пошти.
Успішно, ви створили свою першу автоматизацію!