Мова: Українська
У цій статті описано, як налаштувати просту автоматизацію для поширеного робочого процесу: надсилання деталей кожного нового Запису до зовнішнього застосунку, коли його додають до Форми.
У цьому посібнику ми візьмемо на себе роль Менеджера країни, відповідального за координацію проєктів у рамках гуманітарного реагування. Як Менеджер країни, ми повинні отримувати сповіщення, щойно надходять нові проєкти, щоб своєчасно проводити їхній перегляд.
Щоб слідувати цьому посібнику, вам потрібен доступ до застосунку, який може отримувати вебхуки, наприклад Pipedream, Power Automate, Webhook.site тощо. Потрібне лише сповіщення на емейл? Для цього вам більше не потрібен зовнішній застосунок — ActivityInfo може надсилати емейли напряму. Дивіться Сповіщення на емейл про реєстрацію нового пацієнта.
Етап 1: Створення робочого процесу в зовнішньому застосунку
Спочатку налаштуймо робочий процес у вибраному вами зовнішньому застосунку, виконавши такі кроки:
- Увійдіть до свого зовнішнього застосунку, у цьому прикладі — Pipedream.
Приклад з використанням Power Automate дивіться у статті Налаштування сповіщення на емейл про нову реєстрацію за допомогою Power Automate. - Створіть новий робочий процес для надсилання сповіщень на емейл.
- Для тригера виберіть опцію, що стосується запитів Вебхука.
- Для дії виберіть опцію, що стосується сповіщень на емейл, і введіть адресу емейла, до якої у вас є доступ для тестування.
- Скопіюйте URL вебхука, згенерований вибраним застосунком. Рекомендуємо скопіювати та вставити URL-адресу в примітку або файл.
Етап 2: Додавання Автоматизації в ActivityInfo
Виконайте ці кроки, щоб додати автоматизацію в ActivityInfo:
- Перейдіть до Бази даних, яка містить Форму, для якої ви хочете налаштувати автоматизацію.
У цьому прикладі ми використовуємо шаблон бази даних «Хто, що, де» (3W). Якщо у вас ще немає Форми, створіть копію цього шаблону. - Перейдіть до налаштувань вашої Бази даних в ActivityInfo.
- Натисніть «Проектування баз даних», щоб відкрити список Форм.
- Виберіть Форму «Проєкти».
- На панелі праворуч перейдіть на вкладку «Автоматизація», а потім натисніть кнопку «Додати автоматизацію».
- Дайте вашій автоматизації назву, яка чітко описує її дію, наприклад: «Сповістити менеджера країни про додавання нового запису».
- Натисніть «Натисніть тут, щоб почати» і виберіть тригер При додаванні запису.
- Дайте тригеру назву, натисніть Вибрати форму, виберіть Форму «Проєкти» та підтвердьте. Натисніть Готово.
- Натисніть Додати крок, виберіть Дія, а потім Викликати вебхук.
- Дайте кроку назву та вставте URL-адресу, згенеровану вашим зовнішнім застосунком, у поле «URL вебхука».
- Залиште Формат корисного навантаження встановленим на «Стандартний»: запит передаватиме кожне поле нового Запису у форматі JSON. Інші формати дивіться у довідці по кроку вебхука.
- Натисніть Готово.
- Натисніть кнопку «Зберегти». Тепер автоматизація активна.
Етап 3: Тестування Автоматизації
Час протестувати автоматизацію. Виконайте ці кроки, щоб побачити робочий процес сповіщень у дії:
- Додайте новий Запис у вашу Форму «Проєкти».
- Перевірте адресу емейла, використану для сповіщення, щоб побачити, чи надійшов лист.
- Ви також можете перевірити застосунок, який ви використовували для налаштування сповіщення, щоб побачити, чи була зареєстрована подія.
- Перевірте деталі події, щоб переконатися, що вся очікувана інформація із Запису включена.
Якщо дія була виконана правильно, жодних подальших дій не потрібно. Нові Записи, додані до вашої Форми «Проєкти», повинні автоматично надсилати емейл на вказану адресу.
Успішно, ви створили свою першу автоматизацію!