Надіслати повідомлення в Google Chat при додаванні запису

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка публікує повідомлення в просторі Google Chat щоразу, коли до форми додається новий запис — безпосередньо з ActivityInfo, без проміжних інструментів робочого процесу. Для публікації повідомлення використовується вбудований в ActivityInfo крок вебхука.

Ми виступаємо в ролі координатора, команда якого працює в просторі Google Chat. Команда відстежує проєкти у формі Проєкти і хоче, щоб кожен новий поданий проєкт оголошувався в просторі одразу після надходження.

Що вам знадобиться

• Форма для відстеження. У нас це форма Проєкти з текстовим полем Назва проєкту з кодом NAME та полем посилання Партнер з кодом PARTNER, але підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої форми.
• Дозвіл на дизайн бази даних в ActivityInfo.
• Простір Google Chat, у якому ви можете додавати вебхуки. Вхідні вебхуки — це функція Google Workspace; адміністратор простору може потребувати дозволити їх.

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Назва проєкту]). Якщо ваші поля ще не мають кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять шаблони читабельними та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Створіть вхідний вебхук у Google Chat

1. У Google Chat відкрийте простір, який має отримувати повідомлення, або створіть новий.

   

2. Натисніть на назву простору, а потім Програми та інтеграції.

   

3. Під Вебхуки, виберіть Додати вебхуки.

   

4. Назвіть вебхук, наприклад "ActivityInfo", і збережіть.

   

5. Скопіюйте URL вебхука — він починається з https://chat.googleapis.com/v1/spaces/....

   

Крок 2: Додайте автоматизацію

1. В ActivityInfo відкрийте базу даних, виберіть Налаштування бази даних.

   

2. Виберіть форму Проєкти, а потім виберіть Автоматизація на панелі деталей форми.

   

3. Виберіть Додати автоматизацію і назвіть її "Оголошувати нові проєкти в чаті".

   

4. Виберіть Натисніть тут, щоб почати і виберіть тригер При додаванні запису.

   

5. Дайте назву тригеру та виберіть Вибрати форму.

   

6. Виберіть форму Проєкти та натисніть Вибрати форму.

   

7. Виберіть Готово.

   

Крок 3: Додайте крок вебхука

1. Виберіть Додати крок.

   

2. Виберіть Дія.

   

3. Виберіть Викликати вебхук.

   

4. Дайте кроку назву, наприклад "Опублікувати в просторі чату".

5. Вставте URL вебхука Google Chat у поле URL вебхука.

6. Встановіть Формат корисного навантаження на Налаштування.

   

Google Chat очікує повідомлення у власному форматі JSON, і формат налаштування дозволяє нам написати його точно.

Крок 4: Напишіть повідомлення

1. Виберіть Редагувати корисне навантаження.

   

2. Введіть текст листа, який очікує Google Chat — об'єкт JSON з єдиною властивістю text. Посилання ${...} заповнюються з запису, який запустив автоматизацію; список полів праворуч вставляє їх для вас:

   {"text": "📋 Подано новий проєкт: *${NAME}* від ${PARTNER.NAME}, додано користувачем ${_user.name}"}
   

   

Google Chat відображає *зірочки* як жирний шрифт. Значення автоматично екрануються для JSON, тому назви проєктів, що містять лапки або розриви рядків, не можуть зламати повідомлення. 3. Виберіть Готово, щоб закрити редактор корисного навантаження, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

4. Виберіть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

   

Крок 5: Тестування

1. Додайте тестовий запис до форми Проєкти.

   

2. За кілька миттєвостей повідомлення з'явиться в просторі Google Chat із заповненими деталями проєкту.

   

Подальші кроки

• Оголошуйте лише деякі проєкти: додайте крок фільтра між тригером і вебхуком — наприклад, CONTAINS(SECTORS, "Health"), щоб оголошувати лише проєкти у секторі охорони здоров'я.
• Оголошуйте зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та включіть обидва значення в повідомлення: ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.
• Будь-яка формула працює всередині ${...}: ${IF(BUDGET >= 100000, '🔴 великий', 'стандартний')}.

Пов'язані статті

• Крок вебхука — усі формати корисного навантаження в деталях
• Надіслати повідомлення в Microsoft Teams при додаванні запису
• Вхідні вебхуки в Google Chat (зовнішнє посилання)