Надіслати повідомлення в Google Chat при додаванні запису

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка публікує повідомлення в просторі Google Chat щоразу, коли до форми додається новий запис — безпосередньо з ActivityInfo, без проміжних інструментів робочого процесу.

Ми виступаємо в ролі координатора, команда якого працює в просторі Google Chat. Команда відстежує проєкти у формі Проєкти і хоче, щоб кожен новостворений проєкт оголошувався в просторі одразу після його надходження.

Що вам знадобиться

• Форма для відстеження. У нас це форма Проєкти з текстовим полем Назва проєкту з кодом NAME та полем посилання Партнер з кодом PARTNER, але підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої.
• Дозвіл на дизайн бази даних в ActivityInfo.
• Простір у Google Chat, до якого ви можете додавати вебхуки. Вхідні вебхуки — це функція Google Workspace; адміністратор простору може потребувати їх увімкнення.

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Назва проєкту]). Якщо ваші поля ще не мають кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у конструкторі форм — коди роблять шаблони читабельними та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Створіть вхідний вебхук у Google Chat

1. У Google Chat відкрийте простір, який має отримувати повідомлення.
2. Натисніть на назву простору, а потім Додатки та інтеграції.
3. У розділі «Вебхуки» виберіть Додати вебхуки.
4. Назвіть вебхук, наприклад, «ActivityInfo», і збережіть.
5. Скопіюйте URL вебхука — він починається з https://chat.googleapis.com/v1/spaces/....

Крок 2: Додайте автоматизацію

1. В ActivityInfo відкрийте базу даних, виберіть форму Проєкти та виберіть Автоматизація в панелі деталей форми.
2. Виберіть Додати автоматизацію і назвіть її «Оголошувати нові проєкти в Chat».
3. Виберіть Натисніть тут, щоб почати та виберіть тригер При додаванні запису.
4. Назвіть тригер, виберіть Вибрати форму, виберіть форму Проєкти, підтвердьте та виберіть Готово.

Крок 3: Додайте крок вебхука

1. Виберіть Додати крок, потім Дія, а потім Викликати вебхук.
2. Дайте кроку назву, наприклад, «Опублікувати в просторі Chat».
3. Вставте URL вебхука Google Chat у поле URL вебхука.
4. Встановіть Формат корисного навантаження на Налаштування: Google Chat очікує повідомлення у власному форматі JSON, а користувацький формат дозволяє нам написати його точно.

Крок 4: Напишіть повідомлення

1. Виберіть Редагувати корисне навантаження.

2. Введіть текст повідомлення, який очікує Google Chat — об'єкт JSON з єдиною властивістю text. Посилання ${...} заповнюються з запису, який запустив автоматизацію; список полів праворуч вставляє їх для вас:

   {"text": "📋 Надіслано новий проєкт: *${NAME}* від ${PARTNER.NAME}, додано користувачем ${_user.name}"}
   

   Google Chat відображає *зірочки* жирним шрифтом. Значення автоматично екрануються для JSON, тому назви проєктів, що містять лапки або розриви рядків, не можуть пошкодити повідомлення.

3. Виберіть Готово, щоб закрити редактор корисного навантаження, і знову Готово, щоб закрити крок.

4. Виберіть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

Крок 5: Тестування

1. Додайте тестовий запис до форми Проєкти.
2. За кілька миттєвостей повідомлення з'явиться в просторі Google Chat із заповненими деталями проєкту.

Подальші кроки

• Сповіщати лише про деякі проєкти: додайте крок фільтрації між тригером та вебхуком — наприклад, CONTAINS(SECTORS, "Health"), щоб сповіщати лише про проєкти у секторі охорони здоров'я.
• Сповіщати про зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та включіть обидва значення в повідомлення: ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.
• Будь-яка формула працює всередині ${...}: ${IF(BUDGET >= 100000, '🔴 великий', 'стандартний')}.

Пов'язані статті

• Крок вебхука — усі формати корисного навантаження детально
• Надіслати повідомлення в Microsoft Teams при додаванні запису
• Вхідні вебхуки в Google Chat (зовнішнє посилання)