Envoyer un message à Google Chat lorsqu'un enregistrement est ajouté

Langue: Français

Cet article a été traduit de l'anglais par IA et peut contenir des erreurs. Vos commentaires nous aideront à l'améliorer.

Dans ce tutoriel, nous allons configurer une automatisation qui publie un message dans un espace Google Chat chaque fois qu'un nouvel enregistrement est ajouté à un formulaire — directement depuis ActivityInfo, sans outil de flux de travail intermédiaire.

Nous jouons le rôle d'un coordinateur dont l'équipe travaille dans un espace Google Chat. L'équipe suit les projets dans un formulaire Projets et souhaite que chaque nouveau projet soumis soit annoncé dans l'espace dès son arrivée.

Ce dont vous avez besoin

Un formulaire à surveiller. Le nôtre est un formulaire Projets avec un champ de texte Nom du projet avec le code NAME et un champ de référence Partenaire avec le code PARTNER, mais n'importe quel formulaire fera l'affaire — ajustez les références de champ aux vôtres.
La permission de concevoir la base de données dans ActivityInfo.
Un espace Google Chat dans lequel vous pouvez ajouter des webhooks. Les webhooks entrants sont une fonctionnalité de Google Workspace ; un administrateur d'espace devra peut-être les autoriser.

Nous référençons les champs par leur code (NAME plutôt que [Nom du projet]). Si vos champs n'ont pas encore de codes, prenez une minute pour les ajouter dans le concepteur de formulaires — les codes rendent les modèles lisibles et survivent aux changements d'étiquettes.

Étape 1 : Créer un webhook entrant dans Google Chat

Dans Google Chat, ouvrez l'espace qui doit recevoir les messages.
Cliquez sur le nom de l'espace, puis sur Applications et intégrations.
Sous Webhooks, sélectionnez Ajouter des webhooks.
Nommez le webhook, par exemple "ActivityInfo", et enregistrez.
Copiez l'URL du webhook — elle commence par https://chat.googleapis.com/v1/spaces/....

Screenshot of webhook settings in Google Chat Space

Étape 2 : Ajouter l'automatisation

Dans ActivityInfo, ouvrez la base de données, sélectionnez le formulaire Projets, et sélectionnez Automatisations dans le volet de détails du formulaire.
Sélectionnez Ajouter une automatisation et nommez-la "Annoncer les nouveaux projets dans Chat".
Sélectionnez Cliquez ici pour commencer et choisissez le déclencheur Lors de l'ajout d'un enregistrement.
Donnez une étiquette au déclencheur, sélectionnez Sélectionner un formulaire, choisissez le formulaire Projets, confirmez, et sélectionnez Terminé.

Étape 3 : Ajouter l'étape du webhook

Sélectionnez Ajouter une étape, puis Action, puis Déclencher un webhook.
Donnez une étiquette à l'étape, par exemple "Publier dans l'espace Chat".
Collez l'URL du webhook de Google Chat dans le champ URL du webhook.
Réglez le Format de la charge utile sur Personnalisé(e) : Google Chat attend un message dans sa propre forme JSON, et le format personnalisé nous permet de l'écrire exactement.

Étape 4 : Rédiger le message

Sélectionnez Modifier la charge utile.
Saisissez le corps du message attendu par Google Chat — un objet JSON avec une seule propriété text. Les références ${...} sont remplies à partir de l'enregistrement qui a déclenché l'automatisation ; la liste des champs à droite les insère pour vous :
```
{"text": "📋 Nouveau projet soumis : *${NAME}* par ${PARTNER.NAME}, ajouté par ${_user.name}"}
```
Google Chat affiche les *astérisques* en gras. Les valeurs sont automatiquement échappées pour le JSON, donc les noms de projet contenant des guillemets ou des sauts de ligne ne peuvent pas casser le message.
Sélectionnez Terminé pour fermer l'éditeur de charge utile, et à nouveau Terminé pour fermer l'étape.
Sélectionnez Enregistrer. L'automatisation est maintenant active.

Étape 5 : Tester

Ajoutez un enregistrement de test au formulaire Projets.
En quelques instants, le message apparaît dans l'espace Google Chat avec les détails du projet remplis.

Pour aller plus loin

N'annoncer que certains projets : ajoutez une étape de filtre entre le déclencheur et le webhook — par exemple CONTAINS(SECTORS, "Santé") pour n'annoncer que les projets du secteur de la santé.
Annoncer plutôt les changements de statut : utilisez le déclencheur En cas de modification d'un enregistrement avec le filtre STATUS != _previous.STATUS, et incluez les deux valeurs dans le message : ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.
N'importe quelle formule fonctionne à l'intérieur de ${...} : ${IF(BUDGET >= 100000, '🔴 grand', 'standard')}.