Notification par e-mail pour les nouveaux enregistrements de patients

Dans ce tutoriel, nous allons configurer une automatisation qui envoie un e-mail au coordinateur de programme chaque fois qu'un nouveau patient est enregistré, entièrement dans ActivityInfo — aucun outil de flux de travail externe n'est requis.

Nous endossons le rôle d'un administrateur de base de données pour un programme de santé. Les équipes de terrain enregistrent les patients dans un formulaire Enregistrement des patients tout au long de la journée, et le coordinateur de programme souhaite être informé de chaque nouvel enregistrement au fur et à mesure.

Ce dont vous avez besoin

• Une base de données avec un formulaire Enregistrement des patients (n'importe quel formulaire fera l'affaire — ajustez les références de champ aux vôtres). Le nôtre a un champ Texte Nom Complet avec le code NAME, un champ Quantité Âge avec le code AGE, et un champ de sélection unique Statut avec le code STATUS.
• L'autorisation de concevoir la base de données.
• Le coordinateur doit être un utilisateur de la base de données, car les étapes d'e-mail s'adressent aux utilisateurs et aux rôles de la base de données.

Nous faisons référence aux champs par leur code tout au long du document (NAME plutôt que [Nom Complet]). Si vos champs n'ont pas encore de codes, prenez une minute pour les ajouter dans le concepteur de formulaires — les codes permettent de garder les formules et les modèles lisibles et survivent au changement d'étiquette.

Étape 1 : Ajouter l'automatisation

1. Ouvrez la base de données et sélectionnez le formulaire Enregistrement des patients.
2. Sélectionnez Automatisations dans le volet de détails du formulaire.
3. Sélectionnez Ajouter une automatisation.
4. Nommez l'automatisation « Nouvel enregistrement de patient ».

Étape 2 : Choisir le déclencheur

1. Sélectionnez Cliquez ici pour commencer.
2. Dans la liste des types de déclencheurs, choisissez Lors de l'ajout d'un enregistrement.
3. Donnez une étiquette au déclencheur, par exemple « Patient enregistré ».
4. Sélectionnez Sélectionner un formulaire, choisissez le formulaire Enregistrement des patients, et confirmez avec Sélectionner un formulaire.
5. Sélectionnez Terminé.

Étape 3 : Ajouter l'étape d'e-mail

1. Sélectionnez Ajouter une étape, puis Action, puis Envoyer e-mail.
2. Donnez une étiquette à l'étape, par exemple « Notifier le coordinateur ».

Étape 4 : Choisir les destinataires

1. Sélectionnez Gérer les destinataires.
2. Ajoutez le coordinateur de programme. Vous pouvez ajouter des utilisateurs individuels, ou un rôle — un rôle atteint toutes les personnes qui le détiennent, y compris les personnes ajoutées au rôle plus tard.
3. Confirmez votre sélection.

Étape 5 : Rédiger l'e-mail

1. Sélectionnez Modifier le contenu.

2. Saisissez l'objet :

   Nouvel enregistrement de patient : ${NAME}
   

3. Saisissez le corps. Le corps est en markdown, et les références ${...} sont remplies à partir de l'enregistrement qui a déclenché l'automatisation — la liste des champs sur la droite les insère pour vous :

   ## Nouvel enregistrement de patient
   
      **${NAME}**, âgé(e) de ${AGE} ans, a été enregistré(e) par ${_user.name}.
   
      Statut : ${STATUS}
   

4. Sélectionnez Terminé pour fermer l'éditeur de contenu, et à nouveau Terminé pour fermer l'étape.

Étape 6 : Enregistrer et tester

1. Sélectionnez Enregistrer. L'automatisation est maintenant active.
2. Ajoutez un enregistrement de test au formulaire Enregistrement des patients.
3. Quelques instants plus tard, le coordinateur reçoit un e-mail avec les détails du patient et un bouton Voir l'enregistrement qui ouvre directement le nouvel enregistrement.

Pour aller plus loin

• Notifier uniquement pour certains enregistrements : ajoutez une étape de filtre entre le déclencheur et l'e-mail — par exemple AGE < 5 pour notifier uniquement les enregistrements d'enfants de moins de cinq ans.
• Notifier plutôt les changements de statut : utilisez le déclencheur En cas de modification d'un enregistrement avec le filtre STATUS != _previous.STATUS, et incluez les deux valeurs dans l'e-mail : Statut changé de ${_previous.STATUS} à ${STATUS}.
• Envoyer l'enregistrement à un autre système au lieu de (ou en plus de) l'e-mail : ajoutez une étape de webhook.