Notificación por correo electrónico para nuevos registros de pacientes

En este tutorial, configuraremos una automatización que envía un correo electrónico al coordinador del programa cada vez que se registra un nuevo paciente, todo dentro de ActivityInfo, sin necesidad de una herramienta de flujo de trabajo externa.

Asumimos el rol de un administrador de la base de datos para un programa de salud. Los equipos de campo registran a los pacientes en un formulario de Registro de Pacientes a lo largo del día, y el coordinador del programa quiere ser notificado de cada nuevo registro en el momento en que ocurre.

Lo que necesita

• Una base de datos con un formulario de Registro de Pacientes (cualquier formulario servirá; ajuste las referencias de los campos a los suyos). El nuestro tiene un campo de texto Nombre completo con el código NAME, un campo de cantidad Edad con el código AGE y un campo de selección única Estado con el código STATUS.
• Permiso para diseñar la base de datos.
• El coordinador debe ser un usuario de la base de datos, ya que los pasos de correo electrónico se dirigen a los usuarios y roles de la base de datos.

Hacemos referencia a los campos por su código en todo momento (NAME en lugar de [Nombre completo]). Si sus campos aún no tienen códigos, tómese un minuto para añadirlos en el diseñador de formularios; los códigos mantienen las fórmulas y plantillas legibles y sobreviven a los cambios de etiqueta.

Paso 1: Añadir la automatización

1. Abra la base de datos y seleccione el formulario Registro de Pacientes.
2. Seleccione Automatizaciones en el panel de detalles del formulario.
3. Seleccione Añadir automatización.
4. Nombre la automatización "Nuevo paciente registrado".

Paso 2: Elegir el desencadenador

1. Seleccione Haga clic aquí para empezar.
2. De la lista de tipos de desencadenadores, elija Cuando se añade un registro.
3. Dé al desencadenador una etiqueta, por ejemplo "Paciente registrado".
4. Seleccione Seleccionar formulario, elija el formulario Registro de Pacientes y confirme con Seleccionar formulario.
5. Seleccione Está hecho.

Paso 3: Añadir el paso de correo electrónico

1. Seleccione Añadir paso, luego Acción y después Enviar correo electrónico.
2. Dé al paso una etiqueta, por ejemplo "Notificar al coordinador".

Paso 4: Elegir los destinatarios

1. Seleccione Gestionar destinatarios.
2. Añada al coordinador del programa. Puede añadir usuarios individuales o un rol; un rol llega a todos los que lo tienen, incluidas las personas que se añadan al rol más tarde.
3. Confirme su selección.

Paso 5: Escribir el correo electrónico

1. Seleccione Editar contenido.

2. Ingrese el asunto:

   Nuevo paciente registrado: ${NAME}
   

3. Ingrese el cuerpo. El cuerpo es markdown, y las referencias ${...} se rellenan desde el registro que activó la automatización; la lista de campos a la derecha las inserta por usted:

   ## Nuevo registro de paciente
   
      **${NAME}**, edad ${AGE}, fue registrado por ${_user.name}.
   
      Estado: ${STATUS}
   

4. Seleccione Está hecho para cerrar el editor de contenido y de nuevo Está hecho para cerrar el paso.

Paso 6: Guardar y probar

1. Seleccione Guardar. La automatización está ahora activa.
2. Añada un registro de prueba al formulario Registro de Pacientes.
3. En unos instantes, el coordinador recibe un correo electrónico con los detalles del paciente y un botón Ver registro que abre el nuevo registro directamente.

Para ir más allá

• Notificar solo para algunos registros: añada un paso de filtro entre el desencadenador y el correo electrónico; por ejemplo, AGE < 5 para notificar solo los registros de menores de cinco años.
• Notificar sobre cambios de estado en su lugar: utilice el desencadenador Cuando se edita el registro con el filtro STATUS != _previous.STATUS, e incluya ambos valores en el correo electrónico: Estado cambiado de ${_previous.STATUS} a ${STATUS}.
• Enviar el registro a otro sistema en lugar de (o además de) un correo electrónico: añada un paso de webhook.