Notificación por correo electrónico para nuevos registros de pacientes

En este tutorial configuramos una automatización que envía un correo electrónico al coordinador del programa cada vez que se registra un nuevo paciente, todo dentro de ActivityInfo — no se requiere ninguna herramienta de flujo de trabajo externa. Utiliza el paso de correo electrónico integrado de ActivityInfo para enviar la notificación.

Asumimos el rol de un administrador de la base de datos para un programa de salud. Los equipos de campo registran a los pacientes en un formulario de Registro de Pacientes a lo largo del día, y el coordinador del programa quiere ser notificado de cada nuevo registro a medida que ocurre.

Lo que necesita

• Una base de datos con un formulario de Registro de Pacientes (cualquier formulario servirá — ajuste las referencias de los campos a los suyos). El nuestro tiene un campo de texto Nombre Completo con el código NAME, un campo de cantidad Edad con el código AGE, y un campo de selección única Estado con el código STATUS.
• Permiso para diseñar la base de datos.
• El coordinador debe ser un usuario de la base de datos, ya que los pasos de correo electrónico se dirigen a los usuarios y roles de la base de datos.

Hacemos referencia a los campos por su código en todo momento (NAME en lugar de [Nombre Completo]). Si sus campos aún no tienen | códigos, tómese un minuto para añadirlos en el diseñador de formularios — los códigos mantienen las fórmulas y plantillas legibles | y sobreviven a los cambios de etiqueta.

Paso 1: Añadir la automatización

1. Abra la base de datos y seleccione "Configuración de la base de datos".

   

2. Seleccione el formulario "Registro de Pacientes".

   

3. Seleccione Automatizaciones en el panel de detalles del formulario y seleccione Añadir automatización.

   

4. Nombre la automatización "Nuevo paciente registrado".

   

Paso 2: Elegir el desencadenador

1. Seleccione Haga clic aquí para empezar.

   

2. De la lista de tipos de desencadenadores, elija Cuando se añade un registro.

   

3. Dé al desencadenador una etiqueta, por ejemplo "Paciente registrado" y luego seleccione "Seleccionar formulario".

   

4. Elija el formulario Registro de Pacientes y confirme con Seleccionar formulario.

   

5. Seleccione Está hecho.

   

Paso 3: Añadir el paso de correo electrónico

1. Seleccione Añadir paso.

   

2. Seleccione Acción.

   

3. Seleccione Enviar correo electrónico.

   

4. Dé al paso una etiqueta, por ejemplo "Notificar al coordinador".

   

Paso 4: Elegir los destinatarios

1. Seleccione Gestionar destinatarios.

   

2. Añada al coordinador del programa. Puede añadir usuarios individuales, o un rol — un rol llega a todos los que lo tienen, incluyendo a las personas que se añadan al rol más tarde. Confirme su selección y haga clic en "Guardar".

   

Paso 5: Escribir el correo electrónico

1. Seleccione Editar contenido.

   

2. Ingrese el asunto:

   Nuevo paciente registrado: ${NAME}
   

   Las referencias ${...}, como ${NAME} arriba, se reemplazan con los valores de los campos del registro cuando se envía el correo electrónico. En lugar de escribir una referencia, coloque el cursor donde la desee y haga clic en el nombre del campo correspondiente en la lista de la derecha para insertarla allí.

   

3. Ingrese el cuerpo. Hacer clic en un campo a la derecha inserta una referencia en su cursor. El cuerpo acepta markdown:

   ## Nuevo registro de paciente
   
      **${NAME}**, edad ${AGE}, fue registrado por ${_user.name}.
   
      Estado: ${STATUS}
   

   

4. Seleccione Está hecho para cerrar el editor de contenido y Está hecho de nuevo para cerrar el paso.

   

Paso 6: Guardar y probar

1. Seleccione Guardar. La automatización está ahora activa.

   

2. Añada un registro de prueba al formulario de Registro de Pacientes.

   

3. En unos instantes, el coordinador recibe un correo electrónico con los detalles del paciente, junto con un botón Ver registro que se añade automáticamente a la alerta de correo electrónico. Al hacer clic, el botón abre el registro directamente en ActivityInfo.

   

Para ir más allá

• Notificar solo para algunos registros: añada un paso de filtro entre el desencadenador y el correo electrónico — por ejemplo AGE < 5 para notificar solo los registros de menores de cinco años.
• Notificar sobre cambios de estado en su lugar: utilice el desencadenador Cuando se edita el registro con el filtro STATUS != _previous.STATUS, e incluya ambos valores en el correo electrónico: El estado cambió de ${_previous.STATUS} a ${STATUS}.
• Enviar el registro a otro sistema en lugar de (o además de) un correo electrónico: añada un paso de webhook.